新形勢下海洋監測檔案信息化管理的研究與探討

摘 要：本研究綜合分析了檔案信息化管理研究的意義、發展趨勢以及目前國內外在海洋監測檔案信息化管理方面的研究現狀，深入探討了目前我國海洋監測檔案管理存在的問題，其中，管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數據庫建設滯后、檔案信息安全建設不足等是我們海洋監測檔案管理上亟待解決的問題。針對上述問題，本研究為我國海洋監測檔案信息化建設提供了意見和建議，希望能為我們的海洋監測檔案更上新的臺階提供理論支持。

關鍵詞：海洋監測檔案；信息化；研究

1 引言

我們在應用現代化的信息技術，比如利用網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置后，最終實現了資源共享的過程稱為檔案管理的信息化。它能將原本的紙質檔案轉化成電子數據予以保存，不但能夠更好地保存資料，而且也能夠實現信息資料的自動化查取。

海洋監測檔案是指在海洋調查、觀測、監測活動中直接形成的，具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。目前在本中心站保存了海洋調查、監測、觀測、預報過程中取得的各類記錄報表及數據資料。

傳統海洋監測檔案的管理主要還是針對紙質檔案保管，模式老化、查找不便且易損壞。目前我國的海洋監測檔案管理存在很多問題，尤其在基層海洋環境監測單位，管理模式落后、軟硬件配套措施不足、信息數據庫建設滯后、檔案信息安全建設不完善等都是亟待解決的問題。而檔案實行了信息化管理后，完全可以解決上述問題，實現便捷、高效、規范的管理模式，給我們的工作帶來便利。所以，海洋監測檔案的信息化管理是今后檔案管理的大趨。本研究闡明了檔案信息化管理的重要性以及國內外研究現狀，結合本單位的實際情況對海洋環境監測檔案信息化管理情況進行了深入分析，指出目前海洋監測檔案管理信息化過程中存在的問題，并對我們今后海洋監測檔案信息化管理提出建設性意見和建議，推動我們基層單位的海洋監測檔案管理工作更上一個新的臺階。

2 檔案信息化管理的方式及發展

關于信息化的表述我國學術界和政府內部做過較長時間的研討，就是以計算機技術為核心來生產、獲取、處理、存儲和利用信息。信息化就是計算機化、通信化、知識化。信息化就是要在人類社會的經濟、文化和社會生活的各個領域中廣泛而普遍地采用信息技術。

檔案信息化就是人類充分利用現代信息技術和現代管理理念，充分開發和利用現有的社會信息資源，實現檔案信息交流和資源共享，以提高社會經濟增長的質量，推動人類社會發展和社會轉型的歷史進程。檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現代信息技術融合起來，以提高檔案管理的效率和質量。

傳統的檔案信息都是通過紙質的方式進行存儲，我們通常都會對紙質檔案進行整理、分類、裝訂、組卷，這種工作方式無論在人力還是物力上都很麻煩，并且工作效率低下。隨著信息技術的發展，人們環保和節約意識的增強，無紙化辦公已經盛行，檔案的信息化管理也逐漸受到青睞。其具有以下幾大優勢，1）有利于提高檔案信息的利用率；2）有利于提高檔案存檔的工作效率；3）有利于將檔案材料進行遠程傳輸。所以發展迅速，并且推廣到各行各業，在我國人事檔案的管理、糧油運輸業檔案的管理、圖書館檔案的管理等都開始逐步走上了信息化道路。最近幾年，隨著海洋監測檔案管理要求的提高，信息化管理也逐漸應用到了海洋環境監測檔案管理領域。從管理需求上看，檔案的信息化管理在海洋監測領域勢在必行，我們必須從根本上重視起來，努力實現我們基層監測單位的海洋監測檔案信息化管理。

3 海洋監測檔案管理存在的問題

海洋監測檔案的信息化管理成效已經初步顯現，但由于其在國內起步較晚，目前還存在以下問題：

3.1 管理模式老化

目前在基層單位中海洋監測檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是海洋環境監測檔案現行管理要求較為繁瑣，借閱、查閱等比較麻煩；三是對海洋環境監測檔案更新起來比較慢。

3.2 軟硬件配置不到位

在基層單位的海洋監測檔案管理中，一方面大都還是使用一些比較落后的硬件設備，跟不上現代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，軟硬件配置急需升級改進。比如：目前檔案管理使用的計算機與普通工作使用計算機無異，在儲存空間和工作穩定性上并不能完全符合檔案信息化管理的要求，在配套軟件方面也沒有一套完善、適合基層單位使用的檔案信息化管理軟件使用，只是單純使用OFFICE辦公軟件。

3.3 信息數據庫建設滯后

在海洋監測檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對監測檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致檔案的一系列問題。目前在基層海洋單位中信息數據庫建設工作尚未正式開展，尚未形成統一、方便且實用的信息數據庫管理模式。

3.4 檔案信息安全建設不足

信息安全建設不足主要體現在數據備份不及時，系統安全漏洞等方面。檔案系統一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。目前基層單位海洋監測檔案的備份工作均相對滯后，受條件和人員限制，不能及時完成。另外，在日常工作中取得的部分初始數據資料相對分散，為方便使用留存分散在個人手中，對此類數據沒有形成相對統一、有效的保管，容易產生數據資料安全隱患。

4 國外檔案信息化對我國檔案管理的啟示

在國外檔案信息化管理的發展迅速，以美國為例，美國的檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對應的部門統一保管。美國為檔案管理專門設置了“檔案總署”來統領各個機構。就聯邦政府的工作人員檔案管理為例，其檔案管理已經實現了自動化，檔案中包括聯邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調動信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當人員信息發生變動后，工作人員只需輸入相應的編號就能實現對檔案信息的錄入和刪除，并在后臺實現時時的更新。此外，美國檔案的開放性上也值得我國學習，只要是檔案本人或檔案相關人員向檔案部門提出合理的申請，檔案部門就有義務為其提供檔案的復印件，如果檔案本人對其檔案的準確性提出質疑，也可以向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門會把相關的修改信息同步到官網，并且把處理結果通知給申請人。

5 海洋監測檔案信息化的建議與對策

針對海洋監測檔案信息化管理中存在的問題，本研究提出以下意見和建議：

5.1 建立信息化管理體系，完善管理制度，建立管理標準

海洋監測檔案部門首先要建立檔案信息化管理體系，制定相應的規章制度，用制度規范管理，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如：在檔案的信息化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的實時維護操作等。在制度與標準的制定時建議從兩方面進行調研論證，一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面通過調查問卷、實地調查等方式收集基層檔案管理人員的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的信息化檔案運行機制。

5.2 加大海洋監測檔案信息化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統海洋監測檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于海洋監測檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入并注意定期更新；在軟件方面，由于海洋監測檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現海洋監測檔案信息的管理是檔案部門需要重點解決的問題。此外，應確保每年有專項資金用于檔案管理硬件和軟件的更新與維護，確保信息化管理系統的平穩安全運行。

5.3 建設海洋監測檔案信息數據庫

由于海洋監測檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足以下幾個方面的要求：一是實現的信息的準確錄入和刪除操作；二是實現數據庫的動態更新；三是實現海洋監測檔案更新的及時性；四是實現海洋監測檔案數據的長期保存；五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。海洋監測檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方便，使用更加便捷。

5.4 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在政府檔案管理部門與企業檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：政府檔案管理部門內部的共享、企業檔案部門內部的共享、政府檔案管理部門和企業管理部門的共享。在具體的實現方式上，政府檔案管理部門和企業檔案管理部門內部資源共享主要是通過局域網來實現的，而政府與企業之間的合作的主要是通過軟件的對接來實現的。此外還可以建立海洋監測檔案信息查詢系統網站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。

5.5 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對海洋環境監測決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發企業，在外包過程中要對第三方軟件開發企業進行相關資質認定，簽訂相關保密協議，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網站。

5.6 提升檔案管理人員的專業素質

傳統的海洋監測檔案管理方法不能適應新形勢下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養專門的高校人才，畢業以后政府為其提供實習機會或就業崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質提出了更高的要求，應該注意對相關工作人員加強這方面的培養，避免檔案資料泄密等事件的發生。

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作者簡介

李玲（1980-），女，主要從事基層海洋環境監測檔案管理、檔案利用等。