事業(yè)單位在檔案管理方面存在的現(xiàn)狀及相關(guān)應(yīng)對機制

孫巖慧

摘 要：事業(yè)單位檔案是在人事、會計、日常工作中根據(jù)業(yè)務(wù)工作查詢需要逐步形成的，檔案具有查詢歷史問題、提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析和歷史文獻(xiàn)等重大問題的的原始記錄，是工作的憑證，是單位寶貴的的財富。任何單位都離不開檔案的查詢，檔案工作也是事業(yè)單位的查詢工作的中心命脈。因此，加強事業(yè)單位檔案管理工作是發(fā)展趨勢的必然結(jié)果，我們應(yīng)該提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識 ，離開檔案就像魚兒離開水一樣，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。在日常管理工作中要加強對檔案工作的管理，在各項能給予支持的方面給予大力支持，更好的解決檔案管理工作中存在的各種問題。

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問題

1 提高檔案管理人員思想素質(zhì)

學(xué)習(xí)和熟悉國家相關(guān)的法律法規(guī)，增強開拓意識，多學(xué)習(xí)跟檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識，充實自己的業(yè)務(wù)水平，更要靈活運用和掌握管理理論與各項業(yè)務(wù)工作。以滿足不同層次信息的需求，同時維護(hù)檔案的原始性和真實性。

2 提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會日益進(jìn)步和一些法律法規(guī)的出臺對檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財務(wù)、政工的人員兼職工作，各個科室管理各個科室的檔案工作，沒有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對過硬的業(yè)務(wù)技能，平時檔案管理部門可以加強檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢下的業(yè)務(wù)工作需要。

3 加強檔案的日常管理 。

1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評審、榮譽等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個人檔案內(nèi)，確保個人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長電子檔案備查。最后日常收發(fā)文件的管理，按規(guī)定進(jìn)行文件的裝訂整理保管，特別對保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。

2、加強存儲設(shè)備管理。管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對今后查閱工作帶來更加便捷的服務(wù)。今年來對城市建設(shè)檔案具有重要的科技價值、文化價值、經(jīng)濟價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟效益，還能促進(jìn)城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密 程度低等。通過建立專業(yè)隊伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會力量，可以在一定程度上促進(jìn)城建檔案的運用與發(fā)展。一個單位的檔案工作，是建立現(xiàn)代化的信息管理的新時代，對其今后的檔案工作發(fā)展起到更廣更先進(jìn)的道路。

4 檔案管理工作中存在的問題

1、對檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對外來需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理任務(wù)檔案工作沒有“含金量”，就是個保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2、對檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理人員沒有相關(guān)業(yè)務(wù)知識，也沒有進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長期保存、哪種是限期保存，怎樣進(jìn)行專業(yè)裝訂保管，平時也是根據(jù)自己的經(jīng)驗摸索工作，也沒有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡單性和清晰性。

3、對檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善。事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個科室中負(fù)責(zé)管理，沒有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

5 檔案管理工作的應(yīng)對機制

1、加強檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時間的推移，很容易因為紙的老化或者蟲蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計算機等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計算機，現(xiàn)在在國內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時代發(fā)展的必然趨勢。

3、提高檔案管理工作的服務(wù)水平。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，隨著社會日趨月異的發(fā)展，事業(yè)單位必須不斷深化對檔案管理的認(rèn)識，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，要做到以制度建設(shè)為前提，從觀念上重視、從技術(shù)上支持，以人才保障為后盾。對于檔案管理中存在的問題要及時分析，不斷總結(jié)，積極探索新的有效對策，努力實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。