大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

張運(yùn)梅

摘 要：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)在不斷發(fā)展，在這個(gè)過(guò)程中，人們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的時(shí)代（下文將簡(jiǎn)稱為TEOBD，即英文The era of big data的縮寫(xiě)）。在TEOBD的背景之下，各個(gè)領(lǐng)域都在進(jìn)行一定程度的變革，主要就是提高信息化的水平，那么對(duì)于管理檔案這個(gè)工作來(lái)說(shuō)，利用TEOBD中的技術(shù)進(jìn)行改革，有重要的現(xiàn)實(shí)意義，但是當(dāng)前這個(gè)改革的工作還有一些問(wèn)題，本文將對(duì)這些問(wèn)題和如何解決進(jìn)行合理思考，為提高我國(guó)管理檔案工作的效果和效率做貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；探討

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)在不斷發(fā)展，在這個(gè)過(guò)程中，人們進(jìn)入了TEOBD，從而無(wú)論是生活還是生產(chǎn)，都發(fā)生了非常大的變化，而且各個(gè)領(lǐng)域也都在進(jìn)行著變革，通過(guò)提高信息化的水平對(duì)工作的效率和效果予以保證。對(duì)于管理檔案這個(gè)工作環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，也進(jìn)行了相應(yīng)的變革，通過(guò)努力，現(xiàn)在管理檔案的各個(gè)工作環(huán)節(jié)都已經(jīng)依靠網(wǎng)絡(luò)方面的技術(shù)，取得了很大的成績(jī)，但是通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，還是存在一些問(wèn)題，國(guó)家和相應(yīng)人員需要重點(diǎn)研究，找到解決的方法。

1 應(yīng)用TEOBD相應(yīng)技術(shù)進(jìn)行管理檔案工作具有必然性

第一，網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)在不斷發(fā)展，人們對(duì)于各個(gè)工作的要求正在逐漸提高，對(duì)于管理檔案這個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，人們要求提高其效率和效果；第二，在現(xiàn)代化的社會(huì)里，檔案已經(jīng)不能只是記錄在紙張上了，需要電子版本的內(nèi)容，而這就必須要求管理檔案的工作利用技術(shù)，這樣可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)的數(shù)量多、時(shí)間長(zhǎng)久、內(nèi)容不發(fā)生變化的效果；第三，在TEOBD的背景之下，人們希望可以減輕不必要的體力勞動(dòng)，所以要利用技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理，提高管理檔案信息化的水平具有必然性。

2 在TEOBD的背景下應(yīng)用相應(yīng)技術(shù)管理檔案存在一些問(wèn)題

在TEOBD的背景之下，提高管理檔案整體的信息化水平，具有必然性，所以國(guó)家和相關(guān)人員已經(jīng)注意到了這個(gè)問(wèn)題，并且開(kāi)始進(jìn)行技術(shù)提升的工作，現(xiàn)階段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了基本的功能，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的操作，總體上工作的效率和效果都在提高，但是仔細(xì)分析發(fā)現(xiàn)，這個(gè)技術(shù)提升的過(guò)程中還是存在一些問(wèn)題。一方面，我國(guó)總體上對(duì)于這個(gè)工作沒(méi)有法律層面的條文，所以提高管理檔案的信息化程度，出現(xiàn)了嚴(yán)重的不同步現(xiàn)象，也就是每一個(gè)地區(qū)、每一方負(fù)責(zé)人開(kāi)展的工作，取得的成績(jī)不同，而還有一些并沒(méi)有開(kāi)展，而且也沒(méi)有一個(gè)一致的標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)的水平也不高；另一方面，因?yàn)槲覈?guó)整體上的技術(shù)還有一些缺失，導(dǎo)致現(xiàn)在管理檔案的系統(tǒng)有缺失，檔案中的信息容易發(fā)生被盜取、破壞等情況，被居心不良的人員使用，會(huì)對(duì)信息的所有人造成非常大的傷害[1]。如2016年高考之后，河北省一個(gè)考生父母，利用自己的權(quán)利，將自己考生同學(xué)的檔案盜取，修改了考試的志愿，讓自己的孩子上大學(xué)，而那個(gè)學(xué)生則一直認(rèn)為自己沒(méi)有被學(xué)習(xí)錄取。

3 關(guān)于如何在TEOBD的背景下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1 國(guó)家完善相關(guān)內(nèi)容的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)人員提高重視的程度

通過(guò)上文中提到的問(wèn)題我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在管理檔案的信息化過(guò)程中，主要的問(wèn)題就是沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，所以解決的第一步就是明確這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。一方面，國(guó)家要調(diào)查不同類型檔案管理存在的問(wèn)題，然后分析原因，有針對(duì)性地完善相關(guān)內(nèi)容的文件或者是規(guī)定，逐漸將其上升到法律的層面，為管理檔案的信息化技術(shù)提高工作提供正確的方向，也便于負(fù)責(zé)人員進(jìn)行管理；另一方面，在這個(gè)基礎(chǔ)上，各類別檔案管理的負(fù)責(zé)人，要提高自己重視的程度，解決其他工作提高信息化水平的經(jīng)驗(yàn)，做好自身的改進(jìn)工作，選用先進(jìn)的設(shè)備，而且要根據(jù)人們的實(shí)際需求，制定網(wǎng)絡(luò)化管理的方案，屬于專門負(fù)責(zé)管理檔案的國(guó)家級(jí)別、省級(jí)、市級(jí)的檔案管理中心，如省級(jí)人才市場(chǎng)、國(guó)家檔案局，就要設(shè)計(jì)將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)共享，如果是單位、私人企業(yè)等級(jí)別的話，就要設(shè)計(jì)在自己的內(nèi)部，將需要查閱檔案人員的網(wǎng)絡(luò)與檔案部門連接起來(lái)[2]。

3.2 利用TEOBD的技術(shù)做好管理檔案工作的系統(tǒng)

那么有了總體上的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃之后，就要對(duì)具體的系統(tǒng)進(jìn)行要求。第一，在TEOBD的背景下，要求數(shù)據(jù)數(shù)量非常多，所以在檔案管理方面，就要針對(duì)這個(gè)要求，做好管理檔案的系統(tǒng)，利用TEOBD相應(yīng)的技術(shù)，使檔案庫(kù)的設(shè)計(jì)和編程工作都可以順利地完成；第二，設(shè)計(jì)出來(lái)完備的系統(tǒng)之后，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)掃描的技術(shù)，將檔案進(jìn)行掃描，編程電子版本，然后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行整理，可以根據(jù)檔案人員的年齡、工作的時(shí)間長(zhǎng)度等進(jìn)行整理，便于有針對(duì)性地管理，全部錄入之后，工作人員要進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有掃描不全面的及時(shí)補(bǔ)救；第三，建立電子檔案的系統(tǒng)，提供半公開(kāi)的功能，也就是沒(méi)有賬號(hào)和密碼的人員，可以查看檔案的基本信息，也就是姓名、學(xué)歷和工作單位，而注冊(cè)賬號(hào)的人員，可以查看自己檔案中的全部?jī)?nèi)容，便于一些工作環(huán)節(jié)要求復(fù)印、電子掃描文件等，這樣就可以不用再去存檔案的地方查詢?nèi)缓笤賰?chǔ)存，節(jié)約工作的時(shí)間[3]。這里需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，提高管理檔案的信息化水平需要人來(lái)進(jìn)行，而且TEOBD中對(duì)技術(shù)的要求又比較高，所以負(fù)責(zé)部分要整合負(fù)責(zé)的人員，建立專門負(fù)責(zé)的團(tuán)隊(duì)，并且提高他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使管理檔案的系統(tǒng)更加穩(wěn)定、安全，避免被不法人員偷盜、破壞等。那么對(duì)于管理的工作人員來(lái)說(shuō)，要讓他們規(guī)范地進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

4 結(jié)論

總之，在TEOBD的背景下，提高管理檔案整體上的信息化水平，可以保證工作的效率和效果，國(guó)家和相應(yīng)人員需要重點(diǎn)研究。除了文中提到的內(nèi)容外，設(shè)立相應(yīng)專業(yè)的學(xué)校，一定要提高教學(xué)的水平，為管理檔案各環(huán)節(jié)的改革做好人員儲(chǔ)備。

參考文獻(xiàn)

[1]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，06：165-166.

[2]張海燕.大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶需求視角下高職檔案信息服務(wù)模式應(yīng)用的研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015，07：208+263.

[3]袁亦方.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)探討——以重慶生產(chǎn)力促進(jìn)中心為例[J].黑河學(xué)刊，2013，10：172-173.