完善會計檔案管理內部控制制度策略分析

張紫蓓

摘 要：當前，我國社會正處于轉型的關鍵時期，在這個時期內，雖然給各大企業帶來了很大的沖擊力，但是也帶來了前所未有的發展機遇，企業如何抓住這次發展機遇，實現質的飛躍，這就需要企業做好會計檔案管理工作，制定出完善的內部控制制度，從而推動自身的發展。基于此，本文主要對完善會計檔案管理內部控制制度的策略進行了探討

關鍵詞：會計；檔案管理；內部控制

企業內部會計控制方法、控制手段等都發生了顯著了變化，在這樣的情況下，要求著各大企業要不斷健全會計檔案管理工作措施，構建起完善的內部會計制度，嚴格按照此制度執行會計檔案管理工作，確保會計檔案管理工作的順利有序進行，同時提高檔案管理人員的職業素養和業務水平，進而確保檔案管理內部制度充分發揮作用，提高各大企業檔案管理工作效率。

1 會計檔案管理的現狀

1.單位領導會計檔案管理意識淡薄

在日常工作過程中，單位領導和財務工作人員只重視會計記錄，忽略了收集文件資料、整理文件等工作，致使會計業務與會計檔案管理流程出現脫節情況，出現這一情況，究其原因在于檔案管理制度的不完善、檔案知識宣傳力度不夠，造成很多檔案工作人員沒有從根本上意識到檔案管理的重要性。

2.會計檔案人員綜合素質低

國內會計檔案管理工作者工作素養低、業務能力低，甚至有的檔案管理工作人員是兼職從事這份工作，導致在管理檔案中出現很多問題。再加上檔案管理者普遍缺乏檔案工作基本技能，在工作中都是無序的、雜亂的堆積材料。具體表現在檔案立卷中、目錄不全面、檔案封面內容不詳細、分類不規范等，在保管會計檔案中，一般都是由出納工作者負責對會計檔案進行保管，沒有指定的檔案室，經常出現違規操作的情況，上述這些問題的存在，無疑是阻礙檔案管理工作有序進行的主要原因。

3.會計檔案信息化水平低

在形成、使用和保管會計檔案中，體現出利用率高、專業性強等特征，在科學技術的快速發展下，要求著各大企業必須要不斷創新、與時俱進，否則就會面臨著淘汰。在傳統會計檔案管理中，采用的是人工管理方法，會計檔案以紙質形式保存，既浪費了人力資源，同時工作效率也很低下，致使會計檔案管理水平普遍低下。在信息時代的今天，科學技術的發展完善了傳統檔案管理中的不足。但從實際情況上而言，我國各大企業在管理檔案中，并未充分利用信息技術，會計檔案管理信息化水平較低，導致會計檔案管理水平停滯不前。

2 分析完善會計檔案管理內部控制的對策

1.強化會計核算資料控制

對于企業發展而言，會計資料是機密的，一旦泄露，會給企業帶來很大的經濟損失，但磁性介質自身的可復制特征，導致會計資料很容易泄露，同時還不容易發現，會計電算化系統工作中，無論是輸出磁性文件，還是在打印工作資料中，在輸出后按照有關規定嚴格管理，避免被他人竊取。會計檔案保管工作人員應專門負責保管磁性資料；在系統操作日常上，記錄著打印資料的時間、文件頁數等，并在第一時間內送達到有關工作者的手里；在簽收中，要標明收件日期、收件人，便于日后查看和管理；保障會計軟件與會計算數據的保密性、安全性，避免非法修改或者非法刪除數據，在磁性介質中存儲的數據應備份好。在修改或者升級會計核算軟件中，要嚴格按照審批手續進行，確保實際會計數據的安全性、可靠性，由有關工作者全權監督和負責，避免出現問題。

2.會計電子檔案格式的不斷升級

在財務軟件選擇中，既要選擇功能完善的，也要選擇信譽好、資金能力強的軟件開發者。在此基礎上，注重會計電子檔案和選擇財務軟件版本的一致性，不斷升級會計電子檔案格式，確保電子檔案的可兼容性、穩定性。另外，應明確的是，會計信息檔案與普通會計電算化檔案是有很大差異的，會計信息化檔案中還包括運算和分析會計數據所獲取的企業決策參考信息，所以，在保存會計信息化檔案中，應明確這些信息和會計數據二者的關系，以便更好的管理。

3.構建完善的會計檔案管理制度

在會計檔案的收集、立卷、保管、銷毀等過程中，應制定出完善的管理制度。一是，構建歸檔制度。確保資料完善，第一時間內做好檔案歸檔。開發和使用一整套的軟件程序，注重會計檔案的管理，結合檔案類別、時間等，對機讀會計數據、紙質會計檔案版本等實施立卷歸檔。二是，建立健全的借閱手續制度。會計檔案查閱中，應通過有關負責人的批準，結合有關具體規定進行檔案借閱，其他部門的人員查閱本部門的會計檔案必須要有單位介紹信，并通過財務部門負責人和有關領導的批準和簽字，并及時做好查閱記錄。三是，在保管期滿后，應及時銷毀電算化會計檔案，通過批準后，編制相應的銷毀手冊，并在有關工作人員的監督下進行。

4.加強會計檔案人員素質素養

一是，不斷完善和優化會計檔案工作，建設出高素養、高水平的會計檔案管理隊伍，這是做好檔案管理工作的前提。作為一名檔案管理工作人員，必須要嚴格要求自己，正確、合理的運用自身的權力，確保檔案管理工作的有序展開；二是，會計檔案內容具備嚴密性、專業性等特征。所以，與其他檔案對比，會計檔案應實施專業化管理。所謂的專業化管理，要求檔案管理工作者不但要熟練應用檔案管理的基本專業知識，而且還要熟練掌握一些財務專業知識，在利用信息軟件的基礎上，提高檔案管理的工作效率。所以，企業應該定期或者不定期對檔案管理工作人員進行培訓，以此來豐富他們的知識體系，拓展他們的知識視野，促使他們的工作能力能夠滿足現代檔案管理的多樣化需求。另外，加強檔案管理工作人員的業務水平，促使企業會計檔案管理科學化、合理化，進而推動企業的發展。

3 結語

總而言之，會計檔案管理水平對于企業的發展而言至關重要，在這個竟爭如此激烈的市場上，企業想要取得可持續發展，必須要做好會計檔案管理工作。因此，這就要求企業加大對會計檔案管理工作投入力度，不斷提高檔案管理人員的工作素養和業務能力，從而不斷提高會計檔案管理質量。

參考文獻

[1]楊園.規范高等學校會計檔案管理對策的研究[J].現代營銷（下旬刊），2016，（06）.

[2]閻冠坤.淺談會計檔案管理的重要性[J].辦公室業務，2016，（14）.

[3]于凌云.網絡環境下電算化會計信息系統內控研究[J].商業會計，2011，（31）.