事業單位人事檔案信息化建設探析

摘 要：信息的發展帶動和各行各業的信息化發展，事業單位人事檔案的信息化建設過程中還面臨著許多困難，如何克服這些困難是本文研究的重點。筆者從思想上的重視程度，資金的投入，相關的標準建設和人才這幾個方面具體展開了討論。

關鍵詞：人事；檔案；信息化

1 引言

信息革命的浪潮推動了各個行業的信息化轉變，事業單位人事檔案管理在經歷了傳統管理的方式后，逐步開始向信息化轉變。人事檔案的信息化管理相比于傳統的管理方式有著一些獨特的優點，例如儲存時間長，更新速度快，方便查找，以及效率上的提升等，這些優點會逐步拉大與傳統檔案管理方式的差距，促進事業單位人事檔案信息化的進一步發展。

2 事業單位人事檔案信息化建設的不足

2.1 思想上的不重視

事業范圍的領導更關注的是單位的經濟效益和收入，對檔案的管理重視程度不夠，認為檔案的建設對本單位的發展幫助不大。這就導致了事業單位的人事檔案沒有足夠的資金來進行信息化建設。另外人事檔案部門的員工也不被領導重視，他們認為在人事檔案部門得不到升職的機會，不愿意到人事檔案部門里來，這就直接導致了事業單位招聘不到優秀的檔案專業人才，給人事檔案部的長遠發展帶來了巨大的困難。

2.2 對人事檔案部的資金投入不足

人事檔案部門信息化的建設需要大量的資金投入，例如計算機主機的購買，服務器的搭建，相關軟件的更新維護等，高素質檔案管理人才的招聘等，這些都需要大量的資金支持。但是事業單位每年對人事檔案部的預算有限，沒有足夠的資金來購買這些軟硬件和人才的開支。資金門檻始終是事業單位信息化建設跨不過的一道坎。

2.3 缺乏相關的人事檔案信息化管理標準

檔案信息化管理標準是事業單位人事檔案管理部門進行檔案信息化建設的依據和基礎，是高質量的信息化檔案建設的保障。通過該標準，事業單位的人事檔案部門可以根據各部門的情況來擬定檔案建設工作。但是，現實情況是各事業單位沒有一套統一的檔案信息化建設標準，各個事業單位各自為政，互相缺乏交流。

2.4 人事檔案管理人員素質參差不齊

人事檔案管理人員的素質表現在以下兩個方面，一是專業的相符性，既是否是檔案管理相關專業出身，我國高校中相關的專業包括本科階段的信息管理專業以及研究生階段的圖書情報專業，這些專業畢業的學生能很好的適應信息化檔案管理的任務。但是現實情況是很多事業的單位的檔案管理人員沒有相應的專業背景，很難適應檔案管理信息化建設的工作；二是檔案管理人員的工作年限，工業經驗的累計是衡量一個檔案管理人員能力的重要指標，很多事業單位在招聘檔案管理人員時不考慮工作經驗，很難開展相關工作。

2.5 資源共享不夠全面

事業單位人事檔案的信息化管理中地域差別較大，并不是所有地域的事業單位都是信息化管理。有些城市雖然早己經將資源共享系統投入到使用中，但是檔案管理者的技術能力較為薄弱，不能充分利用該系統，最終造成了系統資源的浪費。系統中存在一定的權限限制，各部門賬號登陸之后只能查閱自己部門的人事檔案的數據，部門之間的資源共享并沒有開發出來，造成了各部門間的管理情況落實不夠全面，不符合現代社會的信息化發展趨勢。。

3 事業單位人事檔案信息化建設的完善策略

3.1 加大對人事檔案信息化建設的重視程度

首先，事業單位領導要對人事檔案信息化建設引起充分的重視。人事檔案信息是單位的重要資源，它不僅記錄了個人的基本信息，還記錄和反應了個人的工作經歷和社會活動表現，反應了個人的綜合素質和業務能力，是事業單位發現人才的重要途徑，為事業單位正確選拔職工提供重要依據。其次，人事檔案信息化建設不是一蹴而就的，是一個技術性很強的工作，需要提升檔案管理人員的信息化水平，為人事檔案管理工作輸送專業人才，以滿足檔案信息化建設的需要。一方面，事業單位要加大對現有檔案管理者的培訓力度，提升檔案管理者的計算機技術、信息管理技術，多為檔案管理者提供信息管理技術交流平臺，營造良好的學習環境。另一方面，要積極引進專業人才，招納一批懂檔案管理知識，又懂信息化技術和檔案信息管理技術的專業人才，為事業單位人事檔案信息化建設做貢獻。

3.2 加大資金的投入

加大資金投入，保障檔案信息化建設進程。檔案信息化建設的前提是完善基礎設施，因此事業單位需要投入資金完善基礎設施，保障檔案信息化建設進程。實現人事檔案信息化管理，是事業單位適應時代發展的必然選擇，也是檔案管理者而臨的重要任務。要配置信息化管理儀器，如高配置的計算機、打印機、刻錄機、數碼相機、掃描儀等技術裝備。另外，要加大對人事檔案工作者的培訓費用投入，對工作人員進行專業培訓和指導。

3.3 建立完善相關標準

人事檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如在檔案的信息化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的信息化檔案運行機制。

3.4 引進專業化人才

事業單位要想做好檔案管理信息化，就需要培養出一批高素質、穩定、專業化的檔案管理人員。隨著信息技術的發展越來越快，對管理人員的專業素質上的要求也必將越來越高。要求檔案管理人員不僅僅懂得檔案管理、懂得信息化的管理技術，而且由于人事檔案管理工作具有特殊性，其中涉及了個人的信息資料，為防比這些數據外漏，還需要工作人員良好的品德素質。

3.5 做好檔案數據庫和檔案管理系統的同步工作

由于人事檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現人事檔案更新的及時性、四是實現人事檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。人事檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

4 總結

隨著信息化時代的到來，事業單位要深刻認識人事檔案信息化建設的重要性，加大資金的投力度，完善相關的檔案建設標準，培養檔案管理專業化人才，只有這樣才能加快人事檔案信息化建設的步伐，適應信息時代的發展需要。

參考文獻

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作者簡介

吳靈軍（1984-），男，甘肅靈臺人，本科，畢業于中央電視廣播大學，助理檔案館員，研究方向，人事檔案管理。