關于加強行政區劃地名檔案管理的若干思考

摘 要：行政體制的改革帶動著各個部門的不斷進步，我國行政區劃地名檔案的建設過程中還面臨著許多困難，如何克服這些困難是本文研究的重點。筆者從思想上的重視程度，資金的投入，相關的標準建設和人才這幾個方面具體展開了討論。

關鍵詞：行政區劃地名；檔案；管理

1 引言

行政區劃地名檔案管理在經歷了傳統管理的方式后，逐步開始向新的管理方式轉變。行政區劃地名檔案新的管理方式相比于傳統的管理方式有著一些獨特的優點，例如儲存時間長，更新速度快，方便查找，以及效率上的提升等，這些優點會逐步拉大與傳統檔案管理管理的差距，促進行政區劃地名檔案管理的進一步發展。

2 行政區劃地名檔案管理建設的不足

2.1 思想上的不重視

相關的領導更關注的是單位的政績，對檔案的管理重視程度不夠，認為檔案的建設對單位的發展幫助不大。這就導致了部門單位的行政區劃地名檔案管理沒有足夠的資金來進行管理建設。另外行政區劃地名檔案部門的員工也不被領導重視，他們認為在行政區劃地名檔案部門得不到升職的機會，不愿意到行政區劃地名檔案部門里來，這就直接導致了部門單位招聘不到優秀的檔案專業人才，給行政區劃地名檔案部的長遠發展帶來了巨大的困難。

2.2 對行政區劃地名檔案部的資金投入不足

行政區劃地名檔案部門管理的建設需要大量的資金投入，例如計算機主機的購買，服務器的搭建，相關軟件的更新維護等，高素質檔案管理人才的招聘等，這些都需要大量的資金支持。但是部門單位每年對行政區劃地名檔案部的預算有限，沒有足夠的資金來購買這些軟硬件和人才的開支。資金門檻始終是部門單位管理建設跨不過的一道坎。

2.3 缺乏相關的行政區劃地名檔案管理管理標準

檔案管理管理標準是行政區劃地名檔案管理部門進行檔案管理建設的依據和基礎，是高質量的管理檔案建設的保障。通過該標準，部門單位的行政區劃地名檔案部門可以根據各部門的情況來擬定檔案建設工作。但是，現實情況是各部門單位沒有一套統一的檔案管理建設標準，各個部門單位各自為政，互相缺乏交流。

2.4 行政區劃地名檔案管理人員素質參差不齊

行政區劃地名檔案管理人員的素質表現在以下兩個方面，一是專業的相符性，既是否是檔案管理相關專業出身，我國高校中相關的專業包括本科階段的信息管理專業以及研究生階段的圖書情報專業，這些專業畢業的學生能很好的適應管理檔案管理的任務。但是現實情況是很多部門的單位的檔案管理人員根本不是相關專業出身，很多只有小學初中學歷，這些人在專業技能方面很難適應檔案管理管理建設的工作；二是檔案管理人員的工作年限，工業經驗的累計是衡量一個檔案管理人員能力的重要指標，很多部門單位在招聘檔案管理人員時不考慮工作經驗，導致進入工作中什么都不會，很難開展相關工作。

2.5 資源共享不夠全面

行政區劃地名檔案的管理管理中地域差別較大，并不是所有地Ix：的部門單位都在應用行政區劃地名檔案的管理管理。有些城市雖然早己經將系統圖開發并投入到使用中，但是檔案管理者的技術能力較為薄弱，缺乏充足的管理認知度，最終造成了系統資源的浪費。系統中存在一定的權限限制，各部門賬號登陸之后只能查閱自己部門的行政區劃地名檔案的數據，部門之間的資源共享并沒有開發出來，造成了各部門間的管理情況落實不夠全面，不符合現代社會的管理發展趨勢。

3 行政區劃地名檔案管理建設的完善策略

3.1 加大對行政區劃地名檔案管理建設的重視程度

首先，部門單位領導要對行政區劃地名檔案管理建設引起充分的重視。行政區劃地名檔案信息是單位的重要資源，它不僅記錄了個人的基本信息，還記錄和反應了個任的工作經歷和社會活動表現，反應了個人的綜合素質和業務能力，是部門單位發現人才的重要途徑，為部門單位正確選拔職工提供重要依據。其次，行政區劃地名檔案管理建設不是一蹴而就的，是一個技術性很強的工作，需要提升檔案管理人員的管理水平，為行政區劃地名檔案管理工作輸送專業人才，以滿足檔案管理建設的需要。一方面，部門單位要加大對現有檔案管理者的培訓力度，提升檔案管理者的計算機技術、信息管理技術，多為檔案管理者提供信息管理技術交流平臺，營造良好的學習環境。另一方面，要積極引進專業人才，招納一批懂檔案管理知識，又懂管理技術和檔案信息管理技術的專業人才，為行政區劃地名檔案管理建設做貢獻。

3.2 加大資金的投入

加大資金投入，保障檔案管理建設進程。檔案管理建設的前提是完善基礎設施，因此部門單位需要投入資金完善基礎設施，保障檔案管理建設進程。實現行政區劃地名檔案管理管理，是部門單位適應時代發展的必然選擇，也是檔案管理者而臨的重要任務。要配置管理管理儀器，如高配置的計算機、打印機、刻錄機、數碼相機、掃描儀等技術裝備。另外，要加大對行政區劃地名檔案工作者的培訓費用投入，對工作人員進行專業培訓和指導。

3.3 建立完善相關標準

行政區劃地名檔案部門首先要制定出檔案管理管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案管理標準，例如在檔案的管理錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的管理檔案運行機制。

3.4 引進專業化人才

部門單位要想做好檔案管理管理，就需要培養出一批高素質、穩定、專業化的檔案管理人員。隨著信息技術的發展越來越快，對管理人員的專業素質上的要求也必將越來越高。要求檔案管理人員不僅僅懂得檔案管理、懂得管理的管理技術，而且由于行政區劃地名檔案管理工作具有特殊性，其中涉及了個人的信息資料，為防比這些數據外漏，還需要工作人員良好的品德素質。

3.5 做好檔案數據庫和檔案管理系統的同步工作

由于行政區劃地名檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現行政區劃地名檔案更新的及時性、四是實現行政區劃地名檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。行政區劃地名檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

4 總結

隨著管理時代的到來，部門單位要深刻認識行政區劃地名檔案管理建設的重要性，加大資金的投力度，完善相關的檔案建設標準，引進高素質管理人才，只有這樣才能加快行政區劃地名檔案管理建設的步伐，適應信息時代的發展需要。

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作者簡介

卜凡軍（1974-），男，山東省濱州市濱城區民政局地名辦。