試論檔案現代化管理的意義及措施

摘 要：檔案管理理念與技術發展，促進了檔案工作整體發展。本文以檔案現代化管理理念為基礎，結合信息網絡化技術在檔案管理中的應用，從檔案管理理念、數字化過程以及工作人員素質的方面，開展了實踐性研究。

關鍵詞：檔案管理；現代化；數字化；意義；措施

在當前的社會工作與經濟管理中，檔案管理發揮出了更加明顯的作用。特別是隨著現社會與經濟工作中對于檔案管理要求的提高，其技術水平與工作方法都得到了較大提升。在這一情況下，如何更好地做好做好檔案現代化管理研究，推進檔案現代化管理的發展，就成為了檔案管理與相關技術研究者的重要研究內容。其研究重點在于檔案管理現代化發展實際意義，以及當前檔案管理問題的應對措施。

1 新技術條件下檔案管理現代化意義分析

在檔案管理研究中研究者發現，信息化、網絡化、數字化技術的應用與發展，是現代化檔案管理技術推進的基礎。

（一）實現大數據化檔案資源共享

傳統的檔案管理工作其共享質量與效果較差。現代化的檔案管理工作是在網絡技術支持下完成的，更加符合大數據時代的技術特點。其最大的變化在于檔案數據共享的實現。在大數據網絡技術支持下，現代化的檔案數據不僅用于組織內部技術、人事等各項管理，同時為大數據挖掘提供了數據化支持。如將人口檔案數據，通過數據挖掘模式應用到電力、能源設計與建設中，可以很好地提高其基礎建設的實用性。這種網絡模式下數據資源的共享，成為了當前檔案管理最為明顯的特征。

（二）檔案管理質量的提升

為了解決檔案管理困難問題，檔案管理者花費了較多的人力、物力成本依然難以解決。現代化的檔案管理模式中，這類問題得到了較好的解決。首先現代化的檔案數據，是將紙質檔案通過數字化處理后再進行保存。其儲存方式是通過硬盤與數據庫軟件進行保存，其占地空間較小且利于保存。其次部分紙質檔案原件具有極大的保存價值，需要長期保存。但是每一次調檔使用，都會對紙質檔案造成一定破壞。檔案數字化完成后，檔案原件即可以長期密封保存，極大的提高了檔案保存質量。最后紙質檔案只有通過復印的方式進行復制，既費時又容易對檔案原件造成破壞。新型的數字化檔案通過文件拷貝即可完成復制，極大的提高了檔案復制效率與質量。

（三）提高了檔案管理工作效率與質量

紙質檔案的管理過程包括了整理、統計、分檔、保存、檢索、調檔、使用等多項工作內容，其工作工作量大管理效率低。數字化新型檔的各項管理工作主要由計算機系統完成，極大的提高了其管理效率與質量。如在分檔過程中，計算機系統根據數字檔案的關鍵詞，即可將檔案資料并入相關的檔案數據庫，自動歸檔。而在檔案檢索過程中，通過對檔案文件關鍵詞的檢索，可以在計算機系統自動進行檢索，提高工作人員的檢索效率，同時避免了因工作人員失誤造成的檔案檢索錯誤。

2 阻礙現代化檔案管理模式的主要問題

（一）檔案管理與使用理念落后

傳統檔案管理工作者，容易將工作重點集中于檔案保存、檢索與使用中。由于當前檔案管理工作者已經適應了這種管理模式，依然采用這種檔案管理理念。這就會造成現代化檔案管理優勢難以發揮，影響了檔案管理與使用質量的提升。如部分管理者沒有發揮出數字化檔案數據優勢，未有效的設置檔案關鍵詞，降低了數字檔案分檔、檢索等工作效率。又如部分檔案管理者未建立檔案管理網絡平臺，進而難以發揮出檔案數據支持優勢。這些問題的出現，都影響了現代化檔案管理理念的推廣。

（二）數字化工作依然存在缺陷

將紙質檔案進行數字化處理，并將數字檔案進行保存管理的過程，是現代化檔案管理的重要內容。但是在當前的實際工作中，數字化過程依然存在以下問題。一是缺乏統一標準。當前的檔案數字化管理依然缺乏統一標準，所以各單位數字化處理的檔案在文件格式、壓縮方式以及文件大小等內容中多存在較多差異，進而影響了數據挖掘工作的質量。二是安全問題較為嚴重。數字化過程中的安全問題主要集中于檔案泄密問題中。主要泄密原因來自于兩個方面。一方面是數字化過程中，操作人員未執行安全規定造成的泄密情況；另一方面是數字化文件儲存中，受到網絡木馬病毒侵害，造成的檔案泄密或遺失問題。三是沒有制度支持。檔案管理制度是檔案管理的基礎。但是由于數字化檔案管理模式屬于新型的檔案管理模式，制度建設依然處于試驗期，其制度內容的不完善影響了檔案數字化的有效開展。

（三）管理人員工作水平差異較大

檔案管理工作人員是檔案管理工作執行者，也是檔案管理的核心部位。但是在當前的實際工作中，其工作素質依然較低。這主要表現在以下幾點。一是計算機技術水平較差。信息化檔案管理中，管理者計算機技術水平決定了管理工作效率與質量。但是由于部分工作人員缺乏計算機技術教育，只了解計算機基礎操作，難以開展軟件應用、簡單故障排除等技術處理工作，影響了計算機管理的開展。二是缺乏檔案專業知識。檔案管理中，對于工作者專業能力較高要求。如技術檔案、人事檔案管理中，都需要具有一定的專業理論水平，才能做好管理工作。但是部分檔案管理部門為了提高管理信息化水平，在社會中招聘了部分計算機專業人才進入檔案管理工作。這類人員由于缺乏實踐工作經驗，經常出現專業性知識錯誤，影響檔案管理質量。如在人事數字化處理，沒有將合理設置人事管理關鍵詞，造成分檔困難就是這一問題的一個表現。

3 現代化檔案管理實踐主要措施

（一）建立自上而下的現代化檔案管理理念

在檔案管理過程中，從組織管理者到檔案管理執行者都必須建立起新型檔案管理理念。如提高檔案管理中數字化技術應用水平；提高大數據技術理念下檔案數據利用效率與質量理念；檔案數據對行業整體支持理念等理念的建立，都是提高現代化檔案管理質量的基礎。

（二）做好檔案數字化過程建設

在檔案數字化建設中，其工作重點在于以下三個方面。一是逐步建立標準化模式。這種標準化模式并非是一蹴而就的，而是逐步通過行業、地域等各類標準確立的試驗過程，建立起整體化的標準理念。二是做好數字化安全建設。在數字化過程中，管理者需要做好兩方面安全建設工作，一方面建設完善安全管理制度并落實到工作過程中，避免數字化過程中因人為問題造成的安全問題；另一方面采用高級的計算機安全軟件，提高計算機網絡系統安全。三是結合信息化檔案管理實際工作，逐步完善檔案管理制度，使制度建設可以發揮出指導下作用。

（三）做好專業職業教育工作

在信息化檔案管理中，為了發揮出檔案工作者作用，管理者需要做好職業教育工作。一方面對于長期從事檔案管理工作的人員，管理者應開展計算機技術培訓工作，使之可以更好地使用計算機進行檔案管理。另一方面對于專業計算機技術人員，職業教育內容應集中在檔案專業技術、檔案管理基礎理論等內容中，確保其檔案管理水平的提升。

總之，現代化檔案管理理念的提出，對于提高檔案管理技術與質量，起到了不可忽視的作用。為此檔案管理者以信息化檔案管理作用為基礎，結合信息化檔案管理中出現的主要問題，開展了應對措施研究。

參考文獻

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[2]王劍.試論檔案現代化管理的意義及措施[J].黑龍江史志.2014（03）.

作者簡介

李琳（1976-），女，山東省濰坊，山東省棗莊市薛城區商務局，研究方向：檔案類。