EPC常規火電工程項目文檔控制管理研究

胡博

摘 要：目前國內的常規火電EPC工程項目文檔控制與管理的工作重點往往集中在對竣工資料的管理與移交，更多的是靜態的和被動的，而對全過程文檔的控制力度不足。由于過程文檔的缺失和過程管理的不到位，從而導致項目竣工時的被動，項目管理存在較大的潛在風險。

關鍵字：EPC；火電工程項目；文檔控制

1 火電工程項目文檔控制管理的背景

從宏觀經濟環境來看，國家嚴控高污染、高耗能行業新增產能，火電機組正在向清潔環保高效的方向轉型。2013年新增火電裝機3650萬千瓦，與前幾年的高峰期相比降幅近40%，近幾年仍持續下降。從行業競爭形勢來看，市場競爭從分散走向集中、從封閉走向開放、從國內走向國外的趨勢更加明顯。

國內常規火電走向國際市場具有造價低的明顯優勢，采用方式也大都是EPC（設計、采購、施工）總承包模式。承包方管控的要點主要是進度、費用和質量三要素。而國際項目建設方非常重視項目文檔，特別是過程文檔控制和收集，它是靜態檔案向前延伸的動態概念。一旦發生糾紛，文檔是解決雙方糾紛的主要法律依據。

目前國內的常規火電EPC項目文檔控制與管理還是一個短板，未與國際接軌。工作重點往往集中在對竣工資料的管理與移交；而對過程文檔的控制力度不足，由于過程文檔的缺失，項目管理存在較大的潛在風險。同時在從事項目文檔的專業隊伍建設上，也存在較大差距；另外缺少國際通用的電子文檔控制管理平臺應用。

2 EPC模式下火電工程項目文檔控制管理的要點

（一）業務角度的全過程管控

文檔控制最關鍵問題是將項目產生的所有文檔收集完整、齊全。怎樣才能將文檔收齊？怎么才能確定文檔是否收齊？最具操作性的方法就是要從業務角度進行全面梳理，形成一個系統、完整的EPC項目文檔清單。該清單是文檔控制的第一控制手段和技術，為文檔及時收集、過程控制和責任落實提供了可操作性的依據，是保證項目文檔的全方位控制以及標準化竣工移交的關鍵因素之一。

項目文檔清單內容涵蓋從招投標開始，項目啟動到結束的項目管理文檔、施工文檔、設備文檔、參考類文檔，包含所有的竣工移交文檔與全過程的項目管理文檔。要想控制結果，必須控制過程。文檔清單本身是靜態的，關鍵是要弄清楚清單的每一份文檔產生的工作作業環節，控制這個文檔產生的過程，將管理責任分解到人，文檔的過程控制就更具操作性，這是個動態的概念。

以主廠房單位工程為例，項目施工文檔主要包括單位工程綜合管理文檔（開工報審、施工方案、圖紙會審等）、施工記錄（隱蔽工程、測量、沉降觀測記錄等）和項目質量驗收文檔（單位工程、分部、分項、檢驗批報審文檔），檢驗批文檔分解到現場施工的工作節點，按照業務流程分解出每一個工作節點應該提交的文檔、提交的時間、提交的責任人。通過項目文檔清單，明確項目文檔收集范圍；通過文檔工作責任分解，實現全員負責的文檔管理方式；通過各類文檔管理流程和表單，實現文檔的標準化管控。此種模式，操作方便，容易落地。

（二）設備供應商和分包商管控

項目文檔控制，涉及到設備供應商和分包商，必須納入文檔控制的流程和環節，進行前端控制。EPC管理方從招標書編制開始，就納入文檔控制流程，最終要在合同中明確體現。在合同中明確項目文檔過程管理、項目文檔移交等具體要求，包括文檔完備前提下的付費節點要求，通過對設備供應商及分包商的約束，實現對項目文檔的全過程高效管控。

招標階段是文檔控制的第一節點。將文檔控制的節點提前至招標階段，將對項目文檔的管理要求、設備文檔清單寫入招標文件中，不僅為項目文件管理提供有力的依據，而且對施工分包商以及設備供應商進行了有效的約束。

具體實施要求，以設備文件為例進行說明：

1、在招標書編寫階段，明確對設備供應商的文檔管理要求，將具體要求寫入招標書中。

2、在評標階段，根據設備供應商在投標文件中編寫的關于設備文件管理的應標要求，確定該供應商是否中標。

3、在合同簽訂時，將設備供應商在評標階段提交的文件清單寫入設備合同中，使其具備法律效力。

（三）電子郵件管控

電子郵件是總承包項目部與相關方溝通的重要方式。多人參與，郵件分散，收集困難，可追溯性差，存在很大風險。郵件作為文件的一種具有其法律效力，通常會與相關方進行約定，采用郵件進行溝通交流，設立專用電子郵件信箱，特別是國際項目，郵件溝通非常多，郵件作為特殊文檔必須納入控制范圍。

（四）聲像文檔管控

項目聲像文檔是項目文檔的重要組成部分，是以最直觀的方式記錄生產過程。過程中如果沒有及時進行采集，無法進行彌補，特別是隱蔽工程。因此必須及時進行聲像文檔的采集，規定各部門及人員在聲像文檔管理中的職責、聲像文檔的采集標準，對采集進度節點和地點、收集、整理、提交、上傳系統、歸檔和移交等關鍵環節進行管控。

要想對聲像文檔進行控制，必須明確聲像文檔的收集標準，并明確各類聲像文檔的主責部門，將聲像文檔管理職責進行分解。聲像文檔的收集范圍要具有完整性、可操作性的特點，管理要滲透到各個部門的管理體系之中，實現全員、全過程管控和責任分解。

明確了聲像文檔的收集范圍，需要制定聲像文檔的采集標準，聲像文檔分類、照片數量、拍攝要求、命名規則等，統一工作標準和要求。另外，需要對聲像文檔采集的主要進度節點和地點等進行規定，保證每個關鍵節點的照片能夠及時采集，明確拍攝方式，保證項目聲像文檔全過程管控。

（五）標準化文檔編碼管控

文檔編碼是文檔管理的重要基礎，在根據業務梳理好項目管理文檔清單的基礎上，制定標準化、可擴展的編碼體系，為文檔管理系統化、信息化打好堅實基礎。該編碼體系既要符合國內有關規范，又要適合不同國家按區域和系統劃分的編碼規則，編碼要覆蓋項目所有文檔，分類清晰、便于文檔編碼、移交、歸檔、查詢等。對于不向業主移交的項目管理性質文檔可執行本文研究的編碼規則，對于需要竣工進行移交的文檔，如果業主單位有特殊要求，可以執行雙編碼。

土建專業施工質量驗收記錄編碼規則及示例：

xx發電總承包項目1期工程1號機組，土建專業1#機組主廠房上部結構，混凝土吊車梁模板拆除檢驗批第一次驗收。

其編碼為：T- 01-01-01-00-05-01-01-02-01

3 總結

通過對EPC模式下火電工程項目文檔控制要點的研究和分析，可以實現對項目文檔全過程的管控。從文檔控制的范圍來看，包含火電工程項目竣工移交文檔、項目過程管理文檔、聲像文檔、電子郵件等所有文檔，項目文檔系統、完整；從文檔控制過程來看，包括了對項目全部文檔的管控，覆蓋全員、全過程；從項目文檔編碼來看，編碼覆蓋所有文檔，并且國內外適用。

本文研究的主要內容，適合國情，操作性強，已經應用于數個國內外火電EPC工程。使EPC管理方具備了EPC項目文檔全過程控制能力，變被動為主動，變靜態為動態，成為火電工程項目管理核心競爭力的重要組成部分，推動了火電總承包領域檔案科技進步，對其他領域文檔管理的規范化建設也具有一定借鑒作用。

參考文獻

[1] 王黎平.電力檔案標準化管理實施指南[M].北京：中國水利水電出版社，2012.6