水文基層單位檔案管理信息化建設路徑探討

程良偉

摘 要：水文工作與國家水利改革和發展密切相關，其不僅是政府和國家積極進行防汛抗旱、加強水環境保護的基礎，同時也是水源開發利用及水利建設的客觀依據。當前，隨著社會經濟的發展，人們對水文信息的需求量、準確性以及水文信息質量的要求也逐漸增高，因此積極推進水文單位檔案管理信息化建設十分有必要。

關鍵詞：水文；基層單位；檔案管理；信息化建設

水文檔案主要是指在進行水文監測過程中所產生一些列文字、圖案等原始資料，其內容主要是為了記錄并反映出各個地區不同階段的水文、洪水及旱災等情況，從而可以為國家水利經濟建設提供有力材料。現階段，由于信息技術在社會各個領域中的大力運用，基層水文單位為了進一步提高自身檔案管理水平，為社會提供高質量、高效率的檔案服務，其在檔案管理上也開始加強信息化建設，實現與時俱進。

1 水文單位檔案管理信息化建設的重要意義

（一）檔案利用程度提高

傳統紙質檔案搜集、管理和查閱等過程全部需要人工完成，而這其中又難免會出現檔案缺損、丟失等問題，而通過檔案管理信息化建設則可以很好避免這一問題。很多水文單位中一些重要的原始水文資料都凝結了幾代水文工作的汗水和艱辛，甚至還有些關鍵資料付出了生命的代價，一旦這些資料出現丟失或缺損便難以再次搜集，可能會產生不可預估的重大損失。傳統檔案管理耗時久，且浪費精力多，難以多人同時借閱，降低了檔案的利用率。而實現信息化建設則可以在單位內部實現資源共享，可供多人同時借閱，檔案利用率得以提高。

（二）工作質量效率提升

以往檔案立卷主要靠人工操作，立卷質量往往是由操作者自身經驗和理解決定，因而難以對立卷標準進行一個統一的劃分，造成最終檔案卷宗質量優劣不一，影響檔案查閱和利用。并且，傳統檔案管理模式中，在檔案搜索和查閱時程序較為負復雜，需要在海量紙質檔案中進行搜索。而加強水文檔案管理信息化建設后，可以設定自動分類儲存，并且還可以形成便捷的檢索目錄，借助計算機網絡便可以輕松進行檔案歸檔和查閱，不僅能夠快速進行檔案歸類，還可以最大程度上確保檔案工作質量，提高檔案準確性[1]。借助檔案管理信息化建設可以讓工作人員擺脫繁瑣勞動的束縛，有更多精力和時間放在檔案再次開發利用上，不僅可以優化人力資源，還可以降低經費開支，大大提升工作質量和工作效率。

（三）防汛抗旱災害減少

水文單位是預防災害的監測一線服務站，在當前抗汛抗旱新形勢下，為了更好做好災情預防工作，水文基層單位必須要重視對雨水、墑情、地下水等情況進行密切檢測，從而為抗汛抗旱指揮調度提供及、準確的信息依據。而進行水文檔案信息化管理則可以有效縮短檔案查閱時間，并時間隨時隨地調用檔案，避免了繁瑣的中間過程，這樣在遇到突發時間時，可以在第一時間為抗汛抗旱調度提供信息，以便于及時疏散群眾，確保群眾安全，將民眾生命安全傷亡和財產損失降到最低。

2 水文基層單位檔案管理信息化建設路徑

（一）加強水文檔案基礎管理工作

在進行水文檔案管理信息化建設前，單位領導人首先要轉變觀念，高度重視檔案信息化建設工作，正確認識到信息化建設重要作用，重點加強檔案基礎管理工作，為信息化建設奠定基礎[2]。一是水文基層單位應投入相應的人力、物力和財力來實現檔案數字信息化建設，在內部構建與本單位實際情況相符合的檔案信息平臺，并確保檔案信息化建設相關配件、技術及服務軟件配備齊全，保證水文單位檔案管理信息化建設能夠有良好的物質基礎條件；二是打造健全的水文檔案信息化管理網絡，在打造過程中必須要嚴格依照數字化檔案管理相關標準來進行。要能夠滿足單位各個部門之間信息資源的對接高效，搭建完善的內部局域網絡，方便單位內部能夠對各個部門涉及資料進行收集整理和檢索，確保檔案資料的有效性和準確性；三是需要在單位內部以及單位外部構建檔案資源共享網絡，以便于能夠在第一時間實現資源共享，不僅方便內部水文信息處理，還能夠及時與其他基層水文站點實現信息共享。除此之外，為了確保水文基層單位檔案信息的安全性和保密性，在檔案管理信息化建設中還需完善互聯網聯通建設，實現檔案信息互通，避免檔案丟失。

（二）加快檔案管理信息建設進程

水文基層單位在進行檔案管理信息化建設過程中，必須要確保相關檔案管理標準滿足國家相關標準，同時又能夠與本單位實際情況相符合，并進一步加快檔案管理信息化建設進程，盡早實現信息化建設，以便于更好對檔案進行數字化處理，并對檔案進行及時備份。在進行檔案管理信息化建設過程中還需注意的一點是，不能盲目加快進程，必須要注意水文檔案資料信息的準確性和真實性，切記不可違背檔案基本原則。另外，水文基層單位還應結合自身實際情況選擇合適的檔案管理服務軟件，或對軟件進行開發利用，尤其是在檔案信息檢索和運用上，必須要確保檔案信息檢索查詢系統的高速性和準確性，最好是能夠實現輸入關鍵詞、數據、類型、日期等便可以在海量檔案資料中檢索出所需信息，這樣不僅能夠提高檔案管理質量和效率，同時還更可以顯著提升檔案利用率。

（三）注重檔案信息化的安全防范

檔案管理信息化建設時需做好其安全防范工作，對系統管理進行重點維護，最大程度上保障數據信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準確性、真實性和有效性。所構建的檔案管理系統需和外網進行區分，可利用身份認證或者是密鑰來進行保密管理，以此來維護信息網絡安全。在操作或者是使用過程中實施分別授權，一些特定用戶只能在某一授權范圍內操作。由于信息化檔案管理存在一定風險，因此對于保護手段的要求較高，管理者需重點做好安全防范工作，比如說可定期進行殺毒，安裝防火墻進行預防等。另外，還應對網絡信息檔案進行備份和維護，電子檔案不能完全取代紙質檔案，應合理運用兩種檔案存放方式，對于紙質檔案加強保管，而對于電子檔案則需借助加密技術、簽署技術、身份認證等方法來進行信息資源保密和維護，確保電子檔案安全可靠。

（四）重視水文檔案開發利用管理

加強水文檔案信息化建設的最終目的為了更好對水文檔案資源進行開發利用，所以在單位檔案管理信息化建設過程中同樣要重視水文檔案開發利用，信息化內容必須要包括檔案開發運用相關內容[3]。對此，水文基層單位在信息化建設上，首先必須要切實貼合自身實際情況，構建完善公共檔案信息服務網站，同時還可以和政務網站進行整合，以便于可以在最短時間內檢索到一些有價值的信息資源。另外，水文單位檔案信息化管理還可以與新媒體傳播等互相融合，比如借助手機作為檔案收集或閱讀載體，利用微信公眾號或微博等來向社會公布防汛抗旱消息、降雨情況以及河道水流量等信息。最后，在水文檔案管理信息化建設中，對于檔案的開發利用管理還要重點注意安全問題，尤其是整個信息平臺安全問題更要特別關注，對于一些涉及重大問題資源信息需注意保密，具體可借助物理隔離、網絡隔離或邏輯隔離等方法進行保密。

3 結束語

至而言之，水文單位檔案信息化建設能夠實現水文事業發展的巨大飛躍，并在最大程度上提高水文單位工作效率和檔案服務質量。所以，在當今社會經濟發展形勢下，基層水文單位必須要加強水文檔案管理信息化建設，借助信息技術手段來提升檔案管理質量和效率，從而為社會和國家創造出更高的社會經濟效益。

參考文獻

[1]孫冬玉.檔案管理信息化建設的研究[J].才智，2016，（01）：239.

[2]馮凱.檔案管理信息化建設的問題與對策[J].山東工業技術，2015，（23）：211.

[3]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設[J].科技資訊，2015，（07）：157+160.