基建檔案信息化建設(shè)的研究與探討

摘 要：隨著基建檔案數(shù)量的不斷加強，為加強檔案管理、提高利用效率，基建檔案數(shù)字化建設(shè)也迫切地擺在檔案工作者面前。完整的收集、科學(xué)的分類、妥善的保管、最終達到充分的利用，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、鑒定、分類、存儲和提供服務(wù)的一體化、快捷化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以達到最大化的發(fā)揮檔案的價值。

關(guān)鍵詞：基建；檔案；信息化；研究

1 引言

基建檔案是基本建設(shè)工程活動中形成的，據(jù)有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是建設(shè)工程的真實反映和記錄，又是工程項目后續(xù)利用的重要依據(jù)和憑證，具有不可替代的查考作用。基建檔案的來源涉及建設(shè)單位、審批部門、施工、監(jiān)理、財會等等很多職能部門，基建工程階段上分為立項、實施、運行、竣工驗收四個階段，所以從其形成上看，可分為工程準(zhǔn)備階段形成的文件、施工過程形成的文件、監(jiān)理過程形成的文件、竣工驗收過程形成的文件，通過不同的工作階段與專業(yè)施工相互區(qū)別，又與總體的基建程序和內(nèi)容相聯(lián)系，系統(tǒng)的體現(xiàn)基建工程發(fā)展的整體脈絡(luò)，所以基建檔案有其成套性的特點。

2 基建檔案的特點

基建檔案的建立是一項長期性的基礎(chǔ)工作，基建檔案的原始材料主要還是在工程實施中產(chǎn)生、針對基建工作的時間長、環(huán)節(jié)多、部門多這些不利條件，怎樣才能有效地建立起一套完善的基建檔案，它涉及的問題比較多。一是宣傳建檔意義，確立基建檔案的重要地位、工程項目涉及的相關(guān)部門）多造成了資料來源多。作為建檔單位—施工企業(yè)，除了在企業(yè)內(nèi)部加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，確立建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠建檔單位自己是不夠的。

3 基建檔案管理存在的問題

3.1 管理模式老化，機制體制落后

體制機制制約不僅表現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)過程中，也表現(xiàn)在檔案管理和檔案相關(guān)業(yè)務(wù)開展過程中。而對這些障礙，一方面應(yīng)該看到市場經(jīng)濟條件下行政管理體制改革乃至政治體制改革滯后的因素，另一方面也該看到信息化對政府工作體制機制改革的滲透、推動和促進作用。因此，對檔案信息化建設(shè)面臨的體制機制問題既要看到障礙性的一面，也要辯證地認(rèn)識到，這正是檔案信息化建設(shè)需要突破的重點。傳統(tǒng)的檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是檔案流動起來比較麻煩；三是檔案更新起來比較慢；四是存在監(jiān)管漏洞，容易引發(fā)腐敗行為。

3.2 軟硬件配套措施不足

傳統(tǒng)的檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，軟硬件配套設(shè)置急需改進。

3.3 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

在檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導(dǎo)致檔案的一系列問題。

3.4 檔案信息安全建設(shè)不足

信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

4 檔案信息化的建設(shè)與對策

4.1 強化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的信息化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時一方面要邀請相關(guān)專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調(diào)查問卷，實地調(diào)查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運行機制。

4.2 健全和完善檔案信息化相關(guān)法律制度

建立、健全和完善檔案信息化相關(guān)法律制度，是實施依法治國方略的要求，也是建設(shè)法治政府不可或缺的重要組成部分。檔案信息化法制建設(shè)，既是對檔案信息化成果上升到法律制度層次的規(guī)范和確認(rèn)，也是以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度面對檔案事業(yè)發(fā)展和檔案利用者需求的具體體現(xiàn)，對提升檔案工作和檔案管理水平，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域和提高檔案服務(wù)能力具有積極深遠(yuǎn)的意義。

4.3 加大檔案信息化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩(wěn)安全運行。

4.4 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實現(xiàn)檔案更新的及時性、四是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機制

在具體的實現(xiàn)方式上，單位檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)的，通過軟件的對接可以實現(xiàn)檔案的共享。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學(xué)習(xí)美國的經(jīng)驗，為申請者提供檔案查看和修改服務(wù)。在建立數(shù)字化共享平臺上建立技術(shù)規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的制度，依法查閱、利用和共享資源。

4.6 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實現(xiàn)對局決策、檔案管理、對外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團隊，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)單位，并且要定期對網(wǎng)站進行檢查，確保其運行穩(wěn)定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

4.7 建立部門立卷制

領(lǐng)導(dǎo)重視、加強管理，使檔案管理部門和產(chǎn)生基建檔案的部門協(xié)同配合，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，產(chǎn)生的基建檔案就地轉(zhuǎn)化成可被檔案管理軟件識別兼容的電子檔案并上傳到檔案管理部門。改變檔案管理人員費時費力的手工勞動，只需通過管理軟件進行網(wǎng)上接收、鑒定、分類、歸檔，這樣既提高了基建檔案的準(zhǔn)確性、成套性，又提高了檔案收集保管的效率。這種部門立卷、網(wǎng)絡(luò)上傳接收的工作方式還適用文書、教學(xué)、科研、出版等多種檔案管理。

5 結(jié)語

總之，基建檔案數(shù)字化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。在軟硬件設(shè)施具備的前提下，基建檔案數(shù)字化成為可能，實現(xiàn)基建檔案信息的接收、傳遞、存儲、檢索、查閱、提供利用，建立基建檔案網(wǎng)絡(luò)化共享平臺，實現(xiàn)檔案查閱的快捷化，是數(shù)字化的最終目的。

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作者簡介

周志慧，山東省魯南監(jiān)獄，本科，中共山東省委黨校。