新形勢(shì)下檔案局檔案管理工作的研究與探討

摘 要：檔案局檔案管理工作與檔案局的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱、管理滯后方面的問題，嚴(yán)重的影響了我國檔案局檔案管理工作的發(fā)展。本文主針對(duì)現(xiàn)階段檔案局檔案管理存在的一些問題，借鑒國外檔案管理工作對(duì)我國的啟示，對(duì)我國檔案局檔案管理工作提出了一些建議和對(duì)策。

關(guān)鍵字：檔案局；檔案；管理；探析

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、改革的深入，檔案局檔案管理工作面臨著很多的問題。檔案局檔案工作，對(duì)新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用。它是公司、機(jī)關(guān)選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。也是了解檔案人員的重要信息的來源。目前，檔案局檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢(shì)下的發(fā)展需要。產(chǎn)生了一些擅自建檔、扣檔等不正常現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理工作。

2 我國檔案局檔案管理存在的問題

2.1 理解性差，認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度

目前，許多人認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢的到員工的個(gè)人資料就可以了。對(duì)檔案局檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，造成人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒有足夠的保障。

2.2 檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的檔案管理軟件，很多檔案局還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

2.3 多頭管理影響檔案局檔案的完整性

檔案局人員受到多頭的領(lǐng)導(dǎo)，由于人員在政府或企業(yè)不同工作崗位的流動(dòng)，致使檔案局檔案的多頭管理跟不上員工移動(dòng)的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案局檔案管理的信息未隨著員工的流動(dòng)而跟進(jìn)記錄，影響檔案局檔案管理工作的進(jìn)程。此外，隨著企業(yè)的破產(chǎn)、內(nèi)部裁員、員工失業(yè)、再就業(yè)導(dǎo)致勞動(dòng)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)部門等無法及時(shí)的跟進(jìn)信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了檔案局檔案管理的完整性。

2.4 管理檔案工作的人員緊張

我國檔案局檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，檔案局管理人員編制不夠充足，政府對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，大多數(shù)的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

2.5 檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國檔案局檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴(yán)重。人員的辭職、解除合同的時(shí)候，檔案局檔案資料并沒有隨著人員的移動(dòng)而流入新的企業(yè)或工作單位。人員調(diào)動(dòng)自己的檔案局檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過密封就讓員工自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了我國檔案局檔案管理工作的規(guī)范性。

2.6 檔案材料的利用率比較低

檔案材料明顯存在著利用范圍狹窄的問題，大多數(shù)只是利用檔案資料去了解人員以往的成績(jī)、工作內(nèi)容、個(gè)人業(yè)績(jī)等等。就好比是一張個(gè)人簡(jiǎn)歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，檔案材料還有更大的用處，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、檔案局改革的深入，對(duì)檔案局檔案的管理工作也要符合社會(huì)的需求，這就要求我們?nèi)U(kuò)大檔案資料的利用率，為企業(yè)提供人才創(chuàng)造良好的條件。

3 我國檔案局檔案管理的現(xiàn)狀

我國的檔案管理起源于革命時(shí)期，我黨和軍隊(duì)為了選拔人才，根據(jù)個(gè)人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善，這其中不只包括干部的選拔標(biāo)準(zhǔn)，還包括企業(yè)職工的檔案管理制度。其中國有企業(yè)檔案管理包括干部檔案管理和員工檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

到了21世紀(jì)，檔案局檔案面臨著兩個(gè)極端。第一個(gè)就是人們對(duì)于檔案資料有種神秘的認(rèn)識(shí)，把它看得非常的重要，比如里面的政審材料就對(duì)個(gè)人檔案起著很關(guān)鍵的作用，其中有一點(diǎn)抹黑，就會(huì)對(duì)個(gè)人的發(fā)展有一定的影響，人們幾乎想要把材料弄得近乎完美。第二個(gè)極端就是很多企業(yè)的員工對(duì)自己的檔案不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在，他們對(duì)自己的檔案去處一無所知，漠不關(guān)心，把檔案材料放到存檔機(jī)構(gòu)就不聞不問，也不繳納存檔的費(fèi)用。檔案管理部門對(duì)收集起來的材料未經(jīng)嚴(yán)格的審查就保存起來，致使影響到材料的真實(shí)性和完整性。

隨著時(shí)間的推進(jìn)，原有的一些管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重的影響到了我國檔案局檔案管理工作的進(jìn)程。

4 國外檔案局檔案管理對(duì)我國的啟示

4.1 檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國檔案局檔案管理實(shí)行的是集中性的檔案管理體制，下放兩個(gè)管理機(jī)構(gòu)全權(quán)處理檔案的管理，主要是檔案局管理總署和國家檔案與文件管理總署兩個(gè)部門。其中檔案局管理總署主要負(fù)責(zé)的是檔案管理制度的建立、檔案戰(zhàn)略決策、檔案調(diào)整，對(duì)下放的檔案局管理部門進(jìn)行統(tǒng)籌管理。國家檔案與文件管理總署的工作就是對(duì)各級(jí)政府檔案局檔案管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。對(duì)于我國來說，目前我國仍處于檔案局改革的階段，要時(shí)刻以人為本，吸收和借鑒外國的經(jīng)驗(yàn)，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

4.2 檔案局檔案管理制度的開放性

在美國，檔案局檔案資料不僅對(duì)本人開放，而且還對(duì)個(gè)人、企業(yè)和被授權(quán)的機(jī)構(gòu)開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請(qǐng)，待法院審核批準(zhǔn)以后才可以以被授權(quán)人的身份進(jìn)行查閱。并不是對(duì)所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對(duì)自己的檔案資料進(jìn)行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門提出核實(shí)的請(qǐng)求，如果請(qǐng)求屬實(shí)，可以根據(jù)錯(cuò)誤的地方提交一份澄清事實(shí)的備忘錄。對(duì)于我國來說，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實(shí)為人民服務(wù)，提供相對(duì)開放性以供人民查詢。

5 我國檔案局檔案管理的建設(shè)與對(duì)策

5.1 健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案局檔案是員工真實(shí)信息的主要來源。關(guān)乎人員的個(gè)人前程，目前我國檔案局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

5.2 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

5.3 加強(qiáng)檔案局檔案的信息化建設(shè)

充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷，檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)的錄入人員的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高檔案局檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

參考文獻(xiàn)

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[2]黃雅君.檔案局檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學(xué)院學(xué)報(bào).2014.13（1）

作者簡(jiǎn)介

吳昳璇（1985-），女，山東省臨沭縣，青島市市北區(qū)檔案局，研究方向：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。