信息化建設在社區檔案管理中的應用研究

摘 要：隨著信息化時代的來臨及城市管理的日漸成熟，現代社會對社區服務管理的要求不斷提升，在信息化時代背景下，信息的流動量大、流動范圍廣，社區檔案管理作為城市民眾信息管理的重要部門，應在加強檔案管理規范化建設的基礎上，不斷提升信息化建設水平，以滿足社區群眾對檔案信息的需求，同時，利用信息化建設，還能有效提高社區檔案信息的利用率。本文在闡述社區檔案管理信息化建設內容的基礎上，結合工作實踐，分析信息化建設在社區檔案管理工作中的優勢，并進一步探索信息化建設在社區檔案管理中的應用對策。

關鍵詞：信息化建設；社區；檔案管理；優勢；對策

1 社區檔案管理工作概述

目前，大部分社區按照檔案管理規范的要求，加強了信息化建設，總體來看，社區檔案信息化主要涵蓋了以下幾個層面的內容。一是對居民個人、家庭信息的檔案信息化，社區居民個人及家庭信息使社區日常管理工作需要掌握的基本信息，為了更加全面地理解居民流動、教育等情況，社區需要聯合民政、檔案管理等相關部門，對居民進行逐戶登記，利用信息技術采集、記錄居民信息，建立居民個人及家庭檔案，進而為開展針對性的社區服務活動及人口普查工作創造便利的條件。不僅如此，對居民個人、家庭檔案信息化，也有利于社區更好地開展服務管理。二是建立特殊居民需求檔案，針對社區居民的實際情況，對特殊居民的需求建立信息化檔案，以便更加及時、有效地滿足居民的特殊需求，如對下崗、失業人員進行登記，建立特殊需求檔案，對他們的特長、職業發展要求作出細化記錄，從而為他們提供更具個性化的培訓，并提高他們尋找工作的機會。另外，針對一些居民家庭的家政需求，也可以建立服務需求檔案，并及時更新，對居民的保潔保姆等服務需求提供更多的選擇。三是社區居民健康信息檔案，包括社區居民的年齡、疾病類型、病況及參保形式進行記錄，便于更好地開展社區醫療保障，進而為提高居民健康生活品質提供更加切實的指導，另外，健康檔案還可以為社區開展疾病預防、計劃生育、健康計劃等管理服務工作提供深入的指導。四是城市流動人口信息檔案信息化，城鎮化水平的提升加快了人口流動，流動人口是現代城市管理的重要內容，以社區為單位建立城市人口流動信息檔案，能夠更加全面地掌握城市人口流動情況，不僅可以提高社區幫助流動人口解決實際問題的自主性，還能夠為城市管理政策的制定提供科學合理的依據。

2 信息化建設對社區檔案管理的優勢

2.1 信息化建設促進了對檔案的利用

傳統的社區檔案信息管理，只重視對檔案的保管，忽視了對檔案的利用，在信息化建設下的社區檔案管理，能夠滿足社區居民對檔案日益提升的需求，提高社區檔案工作服務的水平。通過檔案信息化建設，居民的信息能夠突破時空的限制，根據居民生活、工作及城市管理的需要，提供準確、高效的檔案信息查詢及應用。

2.2 促進了信息資源共享

信息化建設為社區實現信息資源共享提供了有利的條件，一方面，信息化建設有利于社區突破地域、部門的限制，采集到社區居民管理需要的信息。另一方面，社區也能夠根據相關的法律規章，實現與社區各部門、管理機構的信息共享，增進了現代城市檔案管理工作的協調性，有序性。避免了因信息重復采集、處理而引起的資源浪費，提高了信息統計、應用的效率。

2.3 降低了社區檔案管理的成本

社區檔案管理的成本主要有人力、物力等，信息化建設通過信息技術，將海量的信息存儲在網絡、計算機等平臺中，降低了人工對紙質檔案的處理要求，促進了檔案管理的信息化，不僅能夠為社區、地方政府提供準確、全面的檔案信息，也為行政管理節省了交通、時間成本。

2.4 為居民提供更加便捷的服務

信息化時代，人們對信息的提取、處理要求逐漸增強，社區檔案管理的信息化建設，能夠將社區居民日常生活的重要信息覆蓋其中，進而為居民辦理各項事務提供更加便捷、高效的服務，使居民減少處理事務的麻煩，促進了人性化服務管理水平的提升。

3 信息化建設對社區檔案管理的應用

3.1 完善信息化建設的相關制度

制度是信息化建設的基礎，在社區檔案管理建設中，除了要根據相關的法律，對信息采集、登記做出依法治檔外，還應該結合社區檔案管理規范化的實際，對信息化建設的內容、程序、責任等做出明確、詳細的規定，針對信息化建設效率高或在信息化建設中出現違法違紀的社區或人員，采取嚴格的獎懲措施，以加強檔案信息的安全，保障居民隱私權益。

3.2 加強對社區檔案管理軟件的開發力度

社區檔案管理信息化建設，除了要加強行政主管部門的支持外，還應該聯合社會信息技術資源，將社區、街道檔案管理部門的檔案管理內容、目標等進行整合，促進檔案管理軟件的開發與研制，同時，對不同部門、人員的使用權限做出限定，不斷提高社區檔案信息化的水平。

3.3 加強社區檔案信息化網絡管理

社區檔案管理信息化是電子政務建設的組成部分，在社區檔案管理信息化建設中，應緊密結合電子政務發展的要求及動態，聯系居民實際，有針對性地建立居民信息數據庫，如特殊需求數據庫、計劃生育數據庫、流動人口數據庫、健康服務數據庫等，并將數據信息與政府相關主管部門聯系起來，促進政務辦公信息化，進而為居民提供更加全面、優質的公共服務。

3.4 加大社區檔案信息化建設的投入

計算機、網絡信息技術等是社區檔案管理信息化建設的基礎，為了減輕社區檔案管理工作的壓力，推進社區檔案網絡化管理，社區應結合實際，科學、合理地加大對基礎設備的投入，為完善信息化設施建設提供充足的經費保障，不僅如此，對于社區檔案管理信息化建設經費應做到專款專用，可以采用政府采購等方式，改善社區檔案管理信息化建設硬件水平，為社區檔案管理信息化發展提供堅實的保障。

3.5 加強對信息化人才的培養

在社區檔案管理工作中，除了要以科學、合理的機制引進專業的信息化建設人才外，還可以根據社區檔案管理的需要，結合多元化的培訓方式，增強社區檔案管理工作人員的信息素養，通過有針對性的培訓，激勵相關人員提升計算機知識與技能，建立一支復合型人才隊伍，為推進社區檔案管理信息化建設持續、穩定開展奠定堅實的基礎。

3.6 豐富檔案管理服務的信息化內容

作為公共服務的重要平臺，社區檔案管理應結合居民的實際困難及需求，利用信息化豐富檔案管理服務內容，為居民提供優質、可靠的服務，一方面，社區可以聯合其他公共服務平臺，打造人性化咨詢服務窗口，針對居民關注的社會保障、住房、醫療、戶籍、計劃生育、教育等民生重大問題，提供多種形式的查詢服務。向公眾公開相關文件、主要信息等，便于群眾在最短的時間內獲得需要的信息。另一方面，社區可以聯合周邊的資源，利用信息化網絡平臺，將居民日常生活相關的商業、服務信息進行歸類、整理，為居民提供生活化、有價值的信息服務，如小區物業管理、家政服務、金融理財、法律服務等，拓寬社區為居民服務的途徑，增強社區為居民解決困難的能力。

4 結論

綜上所述，社區檔案管理信息化建設是社區管理發展的必然要求及趨勢，信息化建設有利于社區檔案管理效率、質量的提升，有利于社區為居民開展形式多樣、高效優質的服務。為提升社區檔案信息化管理水平，社區不僅要結合實際，加大對信息化基礎設施的投入，還應該緊密聯系群眾、聯合政府相關主管部門、相關公共服務機構，將居民需要的不同信息進行歸類、整理，并通過便捷的平臺滿足居民的信息需求，為提高城市生活、管理質量提供更加強勁的動力。

參考文獻

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[2]殷華麗.信息化建設提升檔案管理水平[J].中國船檢，2012（04）..

作者簡介

王艷，漢，本科，天津。