對機關事業單位干部人事檔案工作的思考

李國政

摘 要：近幾年來，隨人事制度的不斷深化改革，對機關事業單位干部人事檔案工作提出了新要求，新思考，本文探討了在新形勢下如何構建干部人事檔案管理的新模式，加強檔案的基礎工作建設，實現檔案工作規范標準化，使檔案工作又好又快地發展。

關鍵詞：干部；人事檔案工作

干部人事檔案是按照黨的干部政策在培養、選拔和使用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和業績等內容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，是干部人事工作不可或缺的基礎性工作。隨著科技的進步，資訊高速發展的到來，對干部人事檔案工作提出了新要求。現對機關事業單位干部人事檔案工作提出以下思考：

1 機關事業單位干部人事檔案工作的重要性

1、干部人事檔案工作面臨著新的挑戰。在現代信息技術飛速發展的今天，先進的技術和管理理念同樣給檔案工作帶來了機遇和挑戰。二十世紀九十年代中期以來，各機關事業單位紛紛掀起了信息化建設的高潮，電子文件大量出現，在全部文件和檔案中所占的地位和比重也迅速上升。如何管理干部人事檔案？如何適應這些新時代的新產物？這是擺在干部人事檔案面前的共同課題。因此，在對檔案進行管理的過程中，所采取的管理方法、保管的要求和檔案工作技術手段等方面的都要求及時更新。

2、干部人事檔案的重要性決定了干部人事檔案工作的重要性。干部人事檔案工作，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，做好干部人事檔案管理，對于領導全面了解干部、準確選用干部具有十分重要的作用。加強干部人事檔案規范化管理，充分發揮干部人事檔案在實際工作的作用，是干部管理的一項重要任務。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到人事工作的效率和質量，同時也是衡量一個單位或部門人事工作水平的標志之一。因此，強化干部人事檔案工作，充分發揮干部人事檔案的資源優勢，科學、規范、有效地搞好人事管理，為選拔和使用人才提供客觀、真實、可靠的材料，是干部人事檔案工作始終要擔當和恪守的神圣職責。

2 機關事業單位干部人事檔案工作中存在的問題

1、立卷歸檔受政策法規變化的影響大。近年來，國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統一法規性文件指導，這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現了制度化、規范化。但有的法規文件要求不統一、變化相對快，有的條款只是暫時的并多次改變，這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。

2、干部人事檔案立卷不規范。首先，歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業程度普遍偏低，再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核，責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統性和真實性；其次，紙張不統一，表格不規范。無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩也影響案卷質量；最后，檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時，立卷中發現，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。

3、檔案管理人員不穩定，素質有待提高。干部檔案立卷工作是一項專業性、知識性較強的工作，需要有一定業務知識的人才能做好。但現實并非如此，檔案管理人員身兼數職，疲于應付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了檔案管理人員調整頻繁，剛剛熟悉業務，又被調到其它崗位；新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業務的過程。

以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。

3 做好機關事業單位干部人事檔案工作的措施

1、使用專門信息系統，干部人事檔案管理信息化。為提供及時高效的干部人事檔案信息服務，應該積極引行干部信息管理系統，對全體干部職工的基本情況、職務、學歷、職稱、工作學習簡歷、獎懲情況、年度考核情況、干部任免、工資晉升、家庭成員情況等干部信息經嚴格審查、分類后全部錄入系統，并對變動的干部信息及時更新維護，做到隨變隨改、隨動隨調，確保干部職工信息的準確性。這樣，可以極大地提高干部人事檔案檢索速度，提高干部信息利用效率，方便檔案工作者的檔案管理。

2、統一標準，強化管理。要建立健全各項規章制度，使干部檔案立卷工作在統一的法規文件指導下，走上健康發展的道路。一是要規范用紙。形成干部檔案材料的紙張與檔案規范用紙的規格不一致，致使有的材料印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。因此，首先必須規范公文用紙，或統一調整干部檔案用紙的規格，使二者一致；二是要改進檔案盒。在干部檔案整理過程中，需要反復的拆裝、剪裁，不可避免地使檔案本身遭受了損害，不利于干部檔案的長久保存。因此，制作更適用干部檔案管理的檔案盒很有必要，如借鑒文件夾形式，檔案整理立卷時，不裁剪，也不裝訂，只需分類、編號、登記卷內目錄，夾入檔案夾，增加新的材料時只需把材料插入相應類別中，需要利用檔案中某個材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于檔案保密，這樣能提高干部檔案整理質量，方便利用，便于保管、保密、延長檔案壽命，從而提高工作效率。

3、嚴格把關，認真鑒別歸檔材料。干部檔案管理人員讓送材料者填寫移交單，對每一份材料都要認真鑒別。一要看材料填寫是否規范，有無漏填，有無使用純藍、圓珠筆、鉛筆、紅墨水等，若不規范退回重填。二要看材料是否經組織審查蓋章或本人簽字，只有在蓋章簽字后，才能歸檔。三要看表格是否印制規范。鑒別審核后要核實移交單，看該送材料的單位還有哪些沒送來，然后及時催交，并及時歸檔，使檔案管理工作走上正常化軌道。同時，各有關部門要把收集移交干部檔案材料作為應盡的責任，及時移交。為解決立卷中存在的問題，干部檔案管理部門要建立健全嚴格的歸檔制度，使收集整理經常化，不拖延、不積壓、認真鑒別，及時歸檔，牢牢嚴把入口關。

4、加強檔案管理人員的領導，建好隊伍。檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養一支專業化干部隊伍。各級組織人事部門的領導，要明確領導分管，對考核、任免等工作中形成的材料明確要求，責成相關科室手續齊全后及時送交干部檔案室，在配備檔案專兼職人員時，要選擇政治思想好、事業心強、能熟練掌握檔案專業知識的人擔任，并注意保持人員的相對穩定。為了提高專兼職干檔人員的素質，要不斷開闊干部人事檔案管理人員的視野，提高他們的政治理論素質和業務素質，提高他們的檔案管理水平，更好的服務于干部人事工作。

干部人事檔案管理工作既是一個老課題，不難掌握；又是一個新課題，不容易做好，需要下功夫、花氣力去研究和探索。只要我們解放思想，大膽創新，銳意改革，推陳出新，與時俱進，就一定能夠不斷地開創干部人事檔案管理工作的新局面，適應信息高速發展的社會需要，從而提供高效、優質的服務。

參考文獻

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