關(guān)于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案建立方法分析

摘 要：當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代以及大數(shù)據(jù)時(shí)代。因此，檢驗(yàn)檢測結(jié)構(gòu)技術(shù)設(shè)備的使用以及維護(hù)和維修檔案資料的建立，是有效促進(jìn)儀器設(shè)備檔案科學(xué)化以及規(guī)范化和精細(xì)化管理的有效途徑。本文分別對(duì)檢驗(yàn)檢測結(jié)構(gòu)技術(shù)設(shè)備的使用以及維護(hù)和維修檔案的收集、整理、歸檔以及日常監(jiān)管和服務(wù)甚至再利用等不同方面的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)論述，以此逐漸形成了一套完整的技術(shù)檔案資料和一種科學(xué)的檔案信息管理實(shí)踐方法。

關(guān)鍵詞：檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)；儀器設(shè)備；技術(shù)檔案；建立方法

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，保障藥品安全以及食品安全已經(jīng)成為我國政府整個(gè)工作過程中的重要組成部分。而檢驗(yàn)檢測結(jié)構(gòu)是確保食品以及藥品等相關(guān)物質(zhì)產(chǎn)品安全的技術(shù)檢測部門。對(duì)于這些部門而言，首要的工作任務(wù)就是針對(duì)儀器設(shè)備的技術(shù)檔案資料進(jìn)行收集整理，并合理展開利用。因此，確保檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備能夠得到良好的保護(hù)以及促進(jìn)檢數(shù)據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果準(zhǔn)確、及時(shí)，對(duì)提升我國食品和藥品的安全性具有非常重要的作用。

1 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案建立的必要性

檢驗(yàn)檢測儀器設(shè)備作為我國科研機(jī)構(gòu)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，其對(duì)我國科研工作的順利進(jìn)行以及新技術(shù)的開發(fā)具有積極影響作用。質(zhì)量不合格的檢測檢驗(yàn)儀器設(shè)備會(huì)對(duì)檢測檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)檢測結(jié)果造成嚴(yán)重影響，如果檢測儀器質(zhì)量不合格，可能會(huì)由此而導(dǎo)致不合格的食品或者藥品檢測結(jié)果判定為合格。因此，這種物品一旦進(jìn)入社會(huì)，將會(huì)造成惡劣的影響[1]。所以，對(duì)于我國的檢驗(yàn)檢測技術(shù)機(jī)構(gòu)而言，設(shè)備管理與人們的生命息息相關(guān)，而科學(xué)合理利用相關(guān)的儀器設(shè)備進(jìn)行物質(zhì)檢測，將會(huì)促進(jìn)我國的檢測檢驗(yàn)工作順利有序進(jìn)行，從而最大限度發(fā)揮檢測儀器的科學(xué)檢測功能，提高設(shè)備的綜合利用效率。

2 關(guān)于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案形成過程

儀器設(shè)備檔案是設(shè)備管理的重要組成部分，這一檔案的形成主要經(jīng)過檔案資料收集以及檔案整理和檔案入庫等幾個(gè)流程。

首先，檢測檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在檢測設(shè)備采購過程中會(huì)形成檔案資料。比如檢測機(jī)構(gòu)的設(shè)備調(diào)研和申請以及論證、招標(biāo)采購甚至驗(yàn)收安裝調(diào)試過程等都會(huì)產(chǎn)生必備的數(shù)據(jù)資料。另外，檢測檢驗(yàn)設(shè)備在使用過程中以及改造維修過程中和保報(bào)廢過程中都會(huì)形成相關(guān)的資料信息。同時(shí)，在設(shè)備儀器采購之前的市場調(diào)查過程中以及方案可行性評(píng)估中和相關(guān)的申請批準(zhǔn)性文件以及招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同書和廠家提供的設(shè)備安裝技術(shù)圖紙、使用說明書中的相關(guān)資料信息，都需要及時(shí)建立信息資料檔案。

其次，在相關(guān)檢測儀器設(shè)備使用過程中，也會(huì)形成眾多的資料信息。其中既有管理信息，同時(shí)也有技術(shù)方面的信息和工程等方面的信息內(nèi)容等。比如相關(guān)的設(shè)備校準(zhǔn)規(guī)程以及操作使用規(guī)程和使用管理方法、設(shè)備保養(yǎng)方法等，同時(shí)還包括相關(guān)配套設(shè)施的設(shè)計(jì)圖信息以及配置圖信息、上級(jí)相關(guān)管理部門的政策法規(guī)以及檢測檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的管理?xiàng)l例、其它的相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料等。

除此之外，檔案文件的最大作用是進(jìn)行設(shè)備數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與記錄，其包括設(shè)備從出廠到使用以及整個(gè)報(bào)廢過程中所產(chǎn)生的相關(guān)信息等。通過全過程信息資料的記錄收集，從而全面展示了檢測檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)儀器設(shè)備使用效益的高低，也為相關(guān)檢測機(jī)構(gòu)的設(shè)備運(yùn)行維護(hù)與管理提供了科學(xué)的參考資料。

3 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案建立方法

對(duì)于檢驗(yàn)與檢測機(jī)構(gòu)而言，檔案管理的主要環(huán)節(jié)之一，就是儀器設(shè)備檔案資料的收集與信息整理。這一工作的實(shí)施主要通過及時(shí)收集檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)相關(guān)儀器設(shè)備的檔案資料來實(shí)現(xiàn)。其主要的特征是儀器設(shè)備的檢測種類較多，而且檢測機(jī)構(gòu)所涉及的主要檢測類別包括化學(xué)類以及溫控類和藥理生檢專科類甚至氣象色譜類等[2]。由于上述不同類別的參數(shù)檢測過程中，儀器設(shè)備使用過程復(fù)雜，因此相關(guān)檔案資料的形成周期較長。要想充分做好檢測檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)相關(guān)設(shè)備儀器的檔案資料收集工作，就必須對(duì)四個(gè)不同的階段進(jìn)行資料數(shù)據(jù)信息的收集和管理。

3.1 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備采購階段的檔案建立

關(guān)于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備采購階段的檔案建立，主要包括儀器設(shè)備購置申請書以及報(bào)價(jià)單和儀器設(shè)備技術(shù)論證結(jié)論材料、儀器設(shè)備購置批準(zhǔn)書、儀器設(shè)備購置合同和儀器設(shè)備到貨通知書、儀器設(shè)備的提貨單還有進(jìn)口儀器設(shè)備的報(bào)關(guān)單、發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料的建檔等。

3.2 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收階段的檔案建立

在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收階段的相關(guān)檔案建立過程中，主要分為裝箱單以及儀器設(shè)備的安裝調(diào)試記錄和設(shè)備的質(zhì)量檢驗(yàn)證書、設(shè)備的維修索賠相關(guān)報(bào)告和檢測設(shè)備的相關(guān)結(jié)構(gòu)原理圖等，同時(shí)還有設(shè)備的使用操作指南以及設(shè)備的維修保養(yǎng)信息資料等[3]。

3.3 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備使用維修階段的檔案建立

在儀器設(shè)備使用過程中，由于檢測機(jī)構(gòu)對(duì)其檢測質(zhì)量與精度要求較高。因此，在儀器設(shè)備的具體編號(hào)以及類型和名稱，甚至規(guī)格和使用日期、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的不同資料信息，都需要將其納入檢測檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案中。從設(shè)備的驗(yàn)收記錄到相關(guān)附件資料明細(xì)表，再到設(shè)備的具體技術(shù)操作規(guī)程等，都需要及時(shí)建立數(shù)據(jù)資料檔案。

3.4 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備報(bào)廢處理階段的檔案建立

檢測檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)的相關(guān)儀器設(shè)備不僅具有較高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而且需要經(jīng)常對(duì)其維修與保養(yǎng)。所以，除了最基本的維修以及購買和相關(guān)的檢測數(shù)據(jù)資料檔案建立過程之外，還需針對(duì)儀器設(shè)備的使用報(bào)廢階段的相關(guān)資料情況進(jìn)行資料收集。通過相關(guān)的技術(shù)人員事先提出報(bào)廢申請，然后經(jīng)過檢測檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)鑒定小組以及相關(guān)管理部門的科學(xué)鑒定，從而作出基本的指導(dǎo)與批復(fù)指示[4]。當(dāng)申請的數(shù)據(jù)資料得到相關(guān)部門同意之后，統(tǒng)一實(shí)施報(bào)廢。因此，在此階段的主要信息資料主要包括檢測檢驗(yàn)設(shè)備的報(bào)廢鑒定審批材料以及設(shè)備的申請材料和設(shè)備報(bào)廢過程中的相關(guān)處理轉(zhuǎn)交資料單等信息資料。

4 結(jié)束語

綜上所述，本文主要針對(duì)我國檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案建立的主要內(nèi)容以及相關(guān)的方式進(jìn)行了分析。上述幾種方式是檔案管理工作實(shí)施的重點(diǎn)，除此之外，還需在儀器設(shè)備使用過程中，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行回收利用。對(duì)于大型的檢測檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)而言，檢測設(shè)備眾多，而且檢測設(shè)備具有一定的檢測技術(shù)周期。因此，在檔案資料的建設(shè)與收集和利用過程中，需要經(jīng)歷很長的周期。所以，為了保證相關(guān)數(shù)據(jù)資料完整、準(zhǔn)確，需對(duì)設(shè)備使用與檢測的每一個(gè)過程進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量管理，從原始資料的收集到資料信息的備份和資料信息的統(tǒng)一管理，需要檔案建立與管理人員正確處理好管理和利用及收集三者之間的關(guān)系，從而使檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備技術(shù)檔案的建立過程規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

[1]張洪瓊，慕寧浩，丁建文.加強(qiáng)儀器設(shè)備科學(xué)管理 提高檢驗(yàn)檢測質(zhì)量[J].中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2011，v.28 S1：33-34.

[2]張秀芳.淺談工程質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的科學(xué)化管理[J].福建建設(shè)科技，2014，No.134 01：91-92.

[3]孫曉園.檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].中國棉花加工，2016，No.195 01：27-28.

[4]趙歡歡.煤礦檢測檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案的建立與管理[J].煤炭與化工，2015，v.38；No.231 07：139-140+143.

作者簡介

孫曉燕（1970-），女，漢族，山東省高密市，中共山東省委黨校，本科，業(yè)務(wù)檔案室主任，助理館員，檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理，山東省高密市檢驗(yàn)檢測中心 業(yè)務(wù)室。