關于加強新形勢下檔案管理工作的思考

趙賢華?姜怡玲

摘 要：隨著經濟的快速發展，計算機逐漸運用在國家的各行各業中，傳統的檔案管理已經不能適應國家發展的需要。但從根本上來說，檔案管理可以看做是每個單位的重要信息，更是國家發展的重要信息支撐。自2001年我國加入世界貿易組織以來，國家的發展十分迅速，再加上我國大規模的城市發展，導致傳統的檔案管理工作受到了明顯的影響。傳統的檔案管理形式已經不能夠適應現代社會發展的要求，為了全面提升我國檔案管理工作的水平，并實現我國檔案管理工作的全面進步，筆者根據自身多年的檔案管理工作經驗，結合查詢的相關資料，對我國的檔案管理工作中的問題進行了全面的分析，并據此提出了全面加強檔案管理工作的措施和方法，希望可以為每個進程檔案管理工作研究的人員一定的幫助。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；問題；措施；人才

檔案管理工作從本質上來說就是對檔案進行收集整理，然后對檔案進行分類，并根據分類進行編號，確保在后期查詢使用的時候能夠及時的查詢到。為了全面提升檔案資源管理的水平，在新形勢的要求下，檔案管理人員對檔案進行了全面的管理，并將檔案管理的自動化和現代化運用其中。

1 檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的規范程度較低

通過對我國的檔案管理進分析得知，我國的檔案管理規范程度較低。由于我國的檔案管理工作是需要權責分配的，而且在進行檔案管理的時候，需要進行組織規劃，但這其中仍舊存在規范性較差的問題。通過對我國的現有檔案管理分析得知，很多檔案在進行管理和編號的時候，都沒有建立相應的索引和目錄，導致出現分類比較繁雜的現象。在進項目編號的時候，將材料進行整理和收集容易出現問題，在加上管理人員對于檔案的管理比較隨意，容易出現資料整理較為復雜的問題。由于檔案管理出現管理不到位的現象，進而導致檔案管理工作人員的工作積極性下降，甚至導致管理人員出現遲到和早退的現象。

2.檔案管理的現代化程度較差

隨著計算機和相應電子設備在檔案管理中的廣泛運用，無紙化辦公已經成為可以實現的現狀，很多較為發達的地區和城市早就開始了無紙化辦公。檔案管理本身就是對多種檔案的全面記錄整理和后期的處理，對于一般的檔案來說，如果進行了無紙化操作，不但能夠全面提升檔案的使用壽命，而且對于檔案的保存也具有十分重要的作用。檔案管理的無紙化操作需要依靠于現代的先進科學技術，從我國的檔案管理情況來看，很多的基層仍舊是在進行原始的檔案管理方式，并沒有進行相應的無紙化操作。這樣不但導致我國的檔案管理現代化程度受到影響，而且從整體上影響我國的檔案管理水平， 導致很多傳統的檔案需要進行后期的信息轉化，才能實現檔案的進一步管理。只有全面提升我國檔案的管理水平，并逐漸實現檔案的無紙化管理，才能確保我國的檔案管理實現全面的現代化。

3.檔案管理中的專業人才較少

對于檔案管理來說，到目前為止還仍舊需要人員的管理和控制，并沒有完全實現自動化管理，所以檔案管理人員的技術水平和素質決定了檔案管理的整體水平。從調查中發現，一般來說單位都會設置專人進行檔案管理，但這些人員一般都是單一性人才，并沒有較為理想的技能，所以對于檔案管理人員來說，仍舊需要進行不斷的學習和培訓。有的單位的檔案管理人員還兼職著其他的工作，相當于并沒有絕對專業的人員去進行檔案的管理，一旦出現檔案問題，管理人員并沒有專業的知識和能力對問題進行及時的處理。這些檔案管理工作專業人才的問題，導致檔案管理的連貫性受到影響，而且降低了檔案管理的整體水平和質量。很多單位部門甚至已經開始招聘較為專業的檔案管理人員，但從實際的效果來看，并沒有能夠讓人完全滿意，主要是這些人員沒有相應的檔案管理經驗，無法將檔案管理工作和檔案知識相結合，容易出現各種問題。

2 全面加強新形勢下檔案管理工作的措施

1. 提高檔案管理的法制化水平

伴隨社會的進步，在各行各業的發展中，法制化的進程越來越受到重視。在檔案管理中，同樣重視法制化的發展。用法制化來管理檔案管理，既能保障檔案管理的規范化，又能為檔案管理提供支撐保障。我國重視檔案管理的法制化發展，在20世紀90年代就已經頒布了有關檔案具體管理的法律、法規。但是，經過二十多年的發展，90年代制定的法律法規已經不能很好的適應當今的檔案管理工作。這就需要隨著時代的發展、社會的變化，提高檔案管理的法制化建設，順應檔案管理的發展潮流，再結合我國有關檔案管理的實際情況制定具體的法律。同時，對于不同的地域，不同的實際情況，還應靈活的制定適合當地需求的檔案管理法律。

2. 創新檔案管理技術

當今世界，計算機和互聯網技術飛速發展，并在越來越多的行業中得到運用。對于檔案管理工作來說，就要根據技術的進步，不斷創新檔案管理工作和計算機技術的結合。這就需要當男管理工作人員根據自身的工作實際情況，考慮本職工作的性質和特點，持續學習相關文化知識，從而轉變自身的工作方式，提高工作效率和質量，以實現檔案管理工作的現代化建設。同時，檔案管理工作牽涉到多個部門，需要協調不同部門之間的協作，共同努力。對于工作中的具體細節，比如檔案的整理、收集、歸類等，需要高度重視，從而提高整個檔案管理工作的科學性。運用計算機技術管理檔案，一方面可以提高檔案管理工作的效率和質量，另一方面則可能引發安全問題，這就需要嚴格制定相關安全管理的制度，保障檔案管理工作的安全。

3. 提高檔案管理的規范化水平

檔案管理工作具有自身的資源價值，可以表明市場經濟的發展趨勢，檔案工作人員應該在做好本職基礎性工作的同時，不斷改進工作方法，提高檢索的效率和利用效率。利用檔案的過程當中，工作人員需要具備高度的責任心，做好整個過程的監督工作，重點保護那些珍貴檔案資源，確保信息資料的完整性以及安全性。

4. 重視檔案管理人才建設

對于檔案管理來說人才是檔案管理的關鍵影響因素，所以需要對檔案管理人員進行全面的綜合性管理。首先需要對檔案管理人員進行相應的知識技能培訓，確保每個人都具備相應的管理能力和知識。另外還要利用圖書館和網絡等渠道，實現對檔案管理人員知識面的擴展，并利用相應的案例，全面提高每個檔案管理人員的水平，并增加其工作經驗。工作人員要做好和其他部門工作人員的交流，并確保每份檔案都能夠高質量的完成。對檔案管理人員進培訓的時候，不能盲目的進行培訓，需要有針對性的進行，并根據檔案管理人員的具體情況，進行相應培訓方式和內容的確定，確保每次培訓都具有相應的針對性，既能提高人員的整體水平，還能確保工作的順利完成。

3 結束語

對于檔案管理工作，一定要引起相應的重視，并根據新形勢下的真實情況進行相應的調整，確保檔案管理工作的轉變能夠符合社會和經濟的要求。作為檔案管理工作人員，一定要對學習相應的知識，并積極的參加高水平的知識技術培訓，逐漸將自身培養成復合型人才。對于計算機和網絡中的相應檔案管理知識，也要去努力的學習，并逐漸對無紙化檔案管理方式進行熟練掌握，確保對檔案管理的高水平操作，最終實現檔案管理的全面改革，為我國的經濟建設貢獻一份力量。

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