新形勢下檔案管理工作的規范化路徑研究

李學艷

摘 要：在經濟不斷快速發展的背景下，人們對檔案管理工作的要求越來越高，在這項工作上也逐漸摒棄了傳統的紙質管理方式，檔案管理工作開始傾向于信息化和多媒體化。檔案的管理工作對于社會發展而言有著重要的作用，檔案管理的規范化在很大程度上影響著人才的調動和企業的管理，并且對于經濟效益的實現也有一定的影響，本文就新形勢下的檔案管理工作的規范化進行分析和探討。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化路徑

1 新形勢下規范檔案管理工作的重要性和必要性

檔案的收集關系著企業的各種信息，是一個企業無形的資產，也是企業發展的重要依據，對于一個企業來說，如果檔案的收集工作沒有做好，則會有很多關乎企業發展的重要信息會出現差錯，使得企業的整體發展出現嚴重的滯后。社會發展帶動了信息化發展，因此對于檔案的管理工作要求就越來越高，在新形勢下，檔案的管理工作要做到規范化才能符合信息化現代化的建設。傳統的紙質檔案管理在一定程度上存在管理不方便，查找信息緩慢的缺點，而信息化建設下的檔案管理工作在查找以及使用信息中要方便地多，檔案工作的規范化能夠極大地促進檔案管理工作的標準化并且使得管理功能得到最大程度的發揮。

2 新形勢下實現檔案管理工作規范化中存在的問題

2.1 對檔案管理工作規范化的不重視

檔案管理工作在現代化進程中可以說是一項比較傳統的工作，很多人對其沒有具有的了解甚至可以說從來沒有接觸過這項工作，特別是在信息化時代人們對檔案管理工作的重視程度越來越低，更無法去深入探討其重要性。人們簡單地認為檔案管理工作就是對一些信息進行采集并且進行整理，沒有什么復雜的程序并且相對比較輕松，而這種錯誤的認知又使得相關檔案人員的工作積極性不高，工作不受重視導致其在工作中敷衍了事，檔案管理工作缺乏規范化的管理，使得檔案沒有被有效利用。

2.2 檔案管理工作體系的不完善

檔案管理工作對于時效性的要求一直都比較高，要將檔案管理工作的規范化落實到實際工作中就要從檔案管理工作的自身體系來開始對一些要求進行逐步的加強和完善。在檔案管理工作中，檔案部門對工作人員的管理比較疏松，沒有認真嚴謹的工作態度，工作人員在對檔案進行歸檔與立卷的過程中，沒有做到詳盡細致，使得部分檔案資料不完整。在一項工作中，工作本身的體系對工作的正常進行是有一定的約束和促進作用的，而檔案管理工作在體系的建立上并不成熟，使得員工在進行檔案管理工作時沒有做到規范整理，影響了檔案整理的時效性和質量。對于檔案的查詢、瀏覽、統計、歸檔、借閱來說，完整的管理體系在這些文檔工作中有著重要的作用，而體系的缺失會導致檔案資料的丟失，嚴重破壞檔案管理的規范化。

2.3 檔案管理工作信息化程度不高

雖然大多數人認為檔案管理工作是一項簡單的工作，但實際上，檔案管理系統復雜而又龐大，僅僅依靠人力對所有的文檔進行整理和歸類是不可能的，因此，就要運用到信息化建設對文檔進行整理歸類并且保存。雖然目前信息化管理在檔案管理工作中已經有了進一步的開展，但是硬件設施設備并不齊全，在檔案管理工作中不能將信息化的作用完全發揮出來。在檔案管理工作中信息化程度不高影響著管理工作的進行并且使得檔案管理工作跟不上時代發展的步伐，使得信息化管理嚴重滯后，影響檔案管理工作規范化的發展。

2.4 檔案管理人員綜合素質不強

在新形勢下的檔案管理工作的開展中，雖然在一些方面都有了改善，但是規范化程度依舊還是比較低，其中一個重要的原因就是檔案管理人員的綜合素質不強。檔案管理工作一直被認為是一項不需要太多專業性知識技巧的工作，在工作過程中檔案管理人員也一直都顯得比較輕松，由于不受管理階層的重視，使得很多檔案管理人員在工作過程中沒有工作激情也缺少積極性。人們對檔案管理工作的認識太流于表面，對管理的規范化也沒有較多的了解，使得管理人員在工作過程中比較懶散。新形勢下的檔案管理工作是需要運用到計算機技術的，由于多媒體是近年來才開始逐漸發展的，有很多人對計算機運用還不夠熟練，從事檔案管理工作的管理人員信息技術比較低下，自身的綜合素質較低，很大程度上影響了檔案管理規范化的發展。

3 新形勢下實現檔案管理工作規范化的路徑

3.1 提高對檔案管理工作規范化的重視

檔案工作的繁雜很容易讓管理人員對其產生厭煩的情緒，領導階層對管理工作的不重視更容易使得員工出現消極情緒，因此，在企業的管理中，領導階層應該增強對檔案管理工作的重視程度，并且提出相應的措施，實行獎懲制度，提高員工的上進心并且將管理工作做的更好。檔案管理人員應該對檔案的價值以及檔案管理的意義多一些了解，加深對檔案管理的認識程度，在工作過程中要端正態度，使得檔案管理的規范化落實到檔案管理的實際工作中去。

3.2 完善檔案管理工作體系

檔案管理規范化的基礎就是其規章制度的科學性和嚴謹性，完善的管理體系能讓員工在管理工作中按照具體的要求將檔案進行規范的分類整理，這在很大程度上體現了檔案管理的規范化。完善檔案管理的工作體系可以將管理工作進行有序地分配，讓負責不同工作部分的員工對自己的職責有明確的了解和認識。特別是對于檔案管理中的保密工作來說，完善管理體系是很有必要的，對于一些一定期限內就不應該繼續存在的檔案進行銷毀也應該是管理體系中應該完善的一個部分。在實際工作中對每個管理人員的工作分配，可以使得每個人的責任以及義務更加明確，從而使得管理人員的工作態度能夠加以擺正，讓檔案管理工作更加規范。

3.3 加強檔案管理工作信息化建設

加強檔案管理工作的信息化建設首先就要將檔案管理工作的設備配備齊全，其中包括掃描儀、照相機、攝像機、速印機等，這些硬件設備的配備能給檔案管理工作提供很大程度上的便捷并且使得檔案能夠長時間地保存和管理。在信息化建設的背景下，應該將互聯網技術充分應用到檔案管理工作中，強調信息化，可以在網上發布一般文件、工作動態以及信息簡報，開展電子檔案的建立豐富檔案資源。

3.4 培養高素質的檔案管理人員

檔案管理工作人員的自身素質決定了其檔案管理工作的水平，這也是影響檔案管理工作規范化的一個重要因素。就目前而言，要不斷提高管理人員的專業水平，讓其對檔案管理工作有更加深刻的認識和了解，這樣才能推動檔案管理工作的規范化。相關領導階層要對檔案管理工作人員進行專業的培訓，增強管理意識和管理水平，重視管理人員的實際操作能力，管理人員只有將正確的管理理論知識運用到實際的管理操作中才能將專業素質得到實質性的提升。另外，要提升管理人員的計算機技術，使得工作人員對網絡技術有更多的了解并且將其運用到檔案管理中，提高管理的時效性。高素質的檔案管理工作人員可以促進檔案管理工作的進行并且使得檔案管理更加規范。

4 結語

檔案管理工作對于社會的發展有著重要的意義，它可以從一定程度上提高管理部門的管理意識并且能夠使得管理人員在實際操作中提高自身的素質，為社會的發展提供必要的服務。檔案管理工作的規范化在新形勢下的發展是必要的也是必然的，建立規范化、科學化的檔案管理制度可以使得檔案管理工作更好地服務于社會。

參考文獻

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