提升科技館展品檔案管理實效的路徑

余艷芳

摘 要：科技館作為面向公眾的大型科普教育基地，其主要的科普方式為開設展覽。做好科技館展品檔案管理，對于推動科技館科普宣傳、提升展品資源利用率具有積極的作用。基于此，本文分析了科技館展品檔案的作用與特點，探討了科技館展品檔案管理存在的問題，并就提升科技館展品檔案管理實效的路徑進行了探討。

關鍵詞：科技館；展品檔案；管理

近年來，隨著生活水平的不斷提升，民眾越來越注重精神文明的追求。科技館作為公益性的科普教育機構，對于提升民眾科技意識有著重要作用。漳州科技館位于漳州薌城金峰開發區，占地面積1萬平方米，建筑面積6500平方米，建筑造型新穎獨特，功能齊全，采用高科技手段，集展覽、演示、實驗、教育功能于一體。館內不僅有許多關于力學、光學、數學、磁電、人體科學等方面知識的展品，還有奇妙的機器人以及仿真恐龍等。這些展品集科學性、知識性、趣味性、參與性和藝術性于一體，對于提高公民科技文化素養具有重要意義。為此，探究科技館展品檔案管理實效的提升路徑，是擺在科技館檔案管理人員面前的一項重要任務。

1 科技館展品檔案的作用與特點

與其他傳統文書檔案不同，科技館展品檔案具有一定特殊性及專業性，在科普教育活動及科技館建設運營中起著相當重要的作用。一是，科技館展品檔案在

科技館科普宣傳教育中擔任著記錄者的角色，能夠記錄科技館展品的點點滴滴；二是，科技館展品檔案在排除展品故障和開發新展品中擔任著輔助者的角色，能夠有效指導展品工作人員開展工作。科技館展品檔案具有以下幾個特點：（1）繁多性。展品在使用前，各種考察、交流、設計、修改文件層出不窮，導致展品檔案數量繁多；（2）衍生性。展品檔案可以是根據同一個科學原理衍生出的不同的展品設計、制作方案；（3）對應性。展品檔案與展品有很強的關聯，同一件展品從創意構想到轉化成為成品，包含所有設計制作步驟中的資料。

2 科技館展品檔案管理存在的問題

1.展品檔案管理制度不完善

近年來，隨著社會精神文明建設進程的不斷推進，眾多科技館逐步向社會免費開放，在很大程度上提升了科普宣傳教育的效果。但是，科技館展品檔案管理制度的不完善，也在一定程度上制約了我國科技事業發展。就目前的科技館展品檔案管理現狀來看，很多科技館尚未制定完善的檔案管理制度，對誰來管理檔案、怎樣管理檔案、如何應對檔案管理中的失誤等問題沒有明確的規定。例如，某些科技館由于缺乏展品檔案管理制度的約束，在展品檔案管理中分工不明確，相互推諉責任，導致查閱檔案時浪費時間、人力和財力。

2.展品檔案管理人員專業素養不高

構建一支專業的展品檔案管理隊伍，對于提升科技館展品檔案管理水平有著重要的作用。但從目前的情況來看，部分科技館展品檔案人員配置還不到位，無法有效滿足科技館的需要。此外，部分科技館對展品檔案管理工作的重視度不夠，很多檔案管理員工來自其他部門，沒有受過專業的檔案管理職業技能培訓，服務意識淡薄，思想觀念相對滯后，無法根據展品檔案的特點及時做好收集、分類整理、合理歸納等工作，造成很多有意義、有價值的科普展品資料丟失，或因部分科普展品資料不全給日后的展品維修帶來巨大困難。

3、展品檔案的利用率不高

展品檔案管理是為了實現有效的檔案利用，展品檔案的利用率高低，會影響到科技館事業的可持續發展。例如，分類整理過程中，部分展品檔案管理人員不注重展品文件與展品的關系，沒有對展品檔案進行科學整理，導致分類不明確、編號不合理等問題，從而阻礙了科普展品檔案管理的利用。

3 提升科技館展品檔案管理實效的路徑

1.轉變展品檔案管理思想，健全展品檔案管理制度

新時期，科技館展品檔案管理出現了許多新特點，也面臨著諸多新的問題。這就要求科技館領導首先要轉變思想，對展品檔案管理工作引起高度重視，并通過靈活運用創造性思維、發散性思維等多種方式來指導展品檔案管理工作。其次，要具備發展意識、人才意識，使展品檔案管理工作能夠適應科技生產和互聯網技術的發展，采用信息化手段管理、處理檔案信息。同時，科技館應當建立健全展品檔案規章管理制度，實現管理工作制度化、規范化。檔案的形式、歸檔、整理、保管等所有環節都應當有詳細、具體的規定，主要內容包括：（1）在展品采購入館后，建立對應的展品保管檔案，按照展品入館順序編號，并記錄該展品在館內發生的所有具體情況；（2）在展品保管過程中，增設相應的檔案信息，如展品的壞損修補、展品位置的移動、展品的保養等；（3）展品退館后，要先確保展品不再送回科技館作為展品出現后，再對其檔案進行銷毀，反之，則需要保存檔案；（4）建立內部的展品檔案備份制度，對所有的展品檔案都要做一份或多份備份。

2.引進優秀檔案人員，打造專業管理隊伍

培養一批集較高檔案知識和信息水平于一體的檔案管理人才，是優化科技館展品檔案管理建設的關鍵。相較于其他領域，科技館展品檔案管理工作過于枯燥、繁瑣，缺乏廣闊的發展空間，因而對優秀人才缺乏吸引力，“招人難、留人難、用人難”已經成為科技館檔案人才隊伍建設必須面對的現實問題。因此，檔案管理部門要立足實際，加強展品檔案管理隊伍建設，做好展品檔案管理人員的培訓工作，使他們在熟悉檔案學基本原理和檔案管理方法的同時，能夠熟練運用計算機技術，以更好地發揮科技館展品檔案的作用。同時，要及時引進和培養優秀人才，建立檔案管理信息化的人才機制，提高檔案管理人員的待遇，改善工作人員的工作環境，滿足工作人員的生活需求，進而使其全身心投入到工作中。此外，科技館展品檔案管理人員自身也要不斷加強學習，提高綜合素養，以做好本職工作。

3.拓寬檔案管理思路，加快展品檔案管理信息化進程

信息時代，科技館展品檔案管理出現了許多新特點，也面臨著諸多新的問題。因此，檔案管理人員必須拓寬檔案管理思路，加快展品檔案管理信息化進程，利用信息化技術實現展品檔案的高效管理。具體措施包括：（1）科技館應始終堅持以人為本的原則，加強對科技館展品檔案管理人員的信息化培訓工作，提高他們的專業水平；（2）展品檔案管理人員應主動增強服務意識，提升服務質量，在電子檔案信息的采集、傳輸、使用等環節最大限度地實現資源共享；（3）靈活運用硬盤、光盤、云存儲等電子檔案存儲介質；（4）加大在計算機、服務器等設施方面的投入，為實現展品檔案信息化管理提供必要的硬件環境；（5）加強網絡防火墻、網關病毒防御系統等網絡安全建設，防止網絡外部攻擊對展品檔案電子管理系統造成破壞。

4.科學管理開發展品檔案，提升展品檔案利用效率

充分利用科技館展品檔案向公眾傳播科技知識，以充分實現科技館展品檔案的利用價值，是擺在每一個展品檔案管理人員面前的重要任務。為更好地發揮展品檔案的應有作用，展品檔案管理人員應從以下幾方面著手：（1）加強展品檔案信息的加工。對展品各項數據及時進行收集、分類、歸納、整理、研究加工，對重要性強、易損毀、使用頻率高的紙質檔案，采用掃描技術以數字化形式存入計算機或服務器中；（2）完善科技展品檔案目錄、檢索工具，以便參觀人員只需點擊鼠標就能輕松找到需要的檔案目錄信息，從而提高科技館展品檔案的利用率。

參考文獻

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