淺談基層事業單位檔案管理工作存在的問題及對策以及現代化實現的有效途徑

摘 要：本文就基層事業單位檔案管理工作所面對的問題加以分析，并提出了相應的管理對策，本文還介紹了檔案管理的發展趨勢，現代化的檔案管理內容，并重點介紹了實現現代化檔案管理的有效途徑。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題及對策；現代化；有效途徑

隨著科學技術的不斷進步，信息技術的突飛猛進，對基層事業檔案影響也是巨大而深遠的。檔案管理要緊跟時代步伐，不斷挑戰檔案管理所存在的問題和困難，并找到有效的措施，從而實現現代化的檔案管理，不斷促進社會事業的發展，不斷滿足人們日益增長的物質和精神文化的需求。

1 基層事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 思想陳舊，不夠重視檔案管理

基層事業單位對于檔案管理的認識不到位，沒有真正重視其利用價值。檔案在相當一部分領導及職工心中都是一種形式，并沒有深刻認識到檔案對于單位，國家的歷史意義和前瞻作用，所以，對于檔案的管理，運行機制，以及在人力，物力方面的投入都明顯不足。大家對于檔案工作大都采取應付的措施，沒有同心協力做好檔案工作。

1.2 信息落后，沒有成形的管理機制

隨著社會信息化的全面發展，檔案信息化也是基層事業單位檔案管理的必然趨勢，但是，目前，我國事業單位的檔案管理卻還是十分落后，以原始的人工操作為主。這種相對落后和陳舊的管理模式，是很難保障檔案質量的，很可能會出現立卷不規范的問題，檔案缺乏真實可靠性，檔案也不容易保存，容易出現破損，污漬等現象，還有人工操作特別繁瑣不僅耗時耗力，而且管理思路跟不上時代發展的步伐，不能實施有效的監督管理。

1.3 素質不一，管理員沒有較高的素養

檔案管理傾向于綜合性，專門性，政策性，所以，對管理人員的專業水平，職業道德要求比較高。而我國目前，檔案管理隊伍人員的專業水平，責任心，創新意識都比較貧乏，還不能夠規范地專業地完成檔案管理的采集，鑒別，分類等一系列工作。有些單位，可能還存在因人設崗的現象，對于就業人員的資料真實性，檔案的價值判斷等帶來了疑點和難點，這給檔案的管理工作也增加了難度，造成了浪費。

1.4 重藏輕用，偏重于保存檔案而沒有真正地利用

因為認識上的差距，當前事業單位還不能真正意識到檔案管理的前瞻性作用，所以，自然就會出現重藏輕用的現象。這就不能夠很好地保障檔案建設的真實性，完全性，實效性，再一個因為工作思路還沒有轉過彎來，只是單純的“保管”，所以，對檔案工作常常會更加忽略和不重視，這對于提升檔案管理工作的質量無疑是十分不利的。

2 提升基層事業單位檔案管理的對策

2.1 充分認識樹立現代化的檔案管理思想的重要性

在這個經濟大爆炸的社會，事業單位也大都逐利而去，過分強調經濟效益，而對檔案建設管理工作直接無視或忽略或不夠重視。因為大多數單位領導都認為檔案管理不但沒有經濟效益，還要花費大量的物力，人力，不自覺地進入了觀念誤區，所以，也就不重視檔案管理的開拓創新，不能夠樹立現代化的檔案管理意識。但是，隨著社會經濟的不斷發展，改革的不斷深入，事業單位只有堅持按崗設人，深挖檔案價值，推動業務快速發展，實現藏用并重的檔案意識，才能有效地開拓和推動各項工作的進程。

2.2 建立全面有效的檔案管理機制

事業單位應該完善檔案管理機制，保障檔案的真實有效和質量，建立檔案人員績效管理，明確崗位職能，加快信息化建設，加強人才隊伍建設，不斷改革創新等。事業單位要不斷提高檔案管理的規范性和現代化，不斷保障檔案管理的真實有效，才能更好地為今后的工作服務。

2.3 大力加強檔案信息化管理

信息化建設是當代檔案管理走向現代化，規范化，體系化的必須途徑。事業單位只有加強信息化建設，才能實現檔案的有效管理。信息化建設主要從下面幾個方面著手。

1）引入信息平臺，實現由紙質檔案向電子檔案的過渡。

2）加強檔案信息的有效共享。對相關人員，開放檔案資源，提高檔案的利用率。

3）做好檔案信息安全的保護工作。

4）不斷提高檔案人員的綜合能力，加強檔案人員的各項素質和專業水平，特別是充分學習計算機的各項相關知識，使之更好地為檔案的信息化服務。

2.4 大膽創新個性化檔案管理

個性化檔案服務主要是根據不同的對象與內容，可以有效規范檔案管理，保障檔案履行服務的能力。個性化檔案服務主要面向三個方面。

1）面向領導。檔案工作要立足于本單位發展的大局，充當領導的參謀，為決策管理層提供參考。

2）面向職工。職工是單位發展的動力和生力軍，單位檔案可以適當對職工開放。

3）面向財務和黨建等部門。檔案部門針對財務部門要積極提供一切有益于財務管理活動的所有資料；針對黨建部門，則要提供有益于黨建活動的所有資料。檔案服務的對象是十分廣泛的，并不僅僅局限于上面這些，只要有檔案服務需求，檔案部門就要提供服務。

3 基層事業單位檔案管理的現代化

基層事業單位檔案管理要面向現代化，要以現代的科學理論知識為依據，要以現代化的管理方式為手段，不斷完善和創新。現代化檔案管理的發展主要有下面的內容。

1）逐漸實現了虛擬化與無紙化。隨著網絡的飛速發展，保存檔案的方式也發生了根本的變化，逐漸實現了虛擬化與無紙化。

2）逐漸運用了數字化和縮微化。隨著攝影技術的飛躍式發展，在檔案管理中也充分利用網絡技術，攝影技術，逐漸數字化和縮微化。

3）逐漸市場化和社會化。檔案管理被逐漸市場化和社會化，更能夠有效加強檔案的管理，全面改善檔案管理機構，提高檔案的管理價值，充分發揮檔案的作用。

4）逐漸專業化和規范化。事業單位在進行檔案管理時更加專業和規范，有益于提高檔案管理的質量，使檔案管理工作能夠有益于今后各項工作的開展。

基層事業單位檔案管理的現代化，使檢索系統更加完善。隨著科學技術的不斷進步，通過開發軟件來管理目錄，進行檢索，有效的減少了時間，提高了工作效率；有益于檔案業務管理的輔助工作更加到位，相關部門積極協助檔案管理人員做好輔助工作，使工作人員在操作管理檔案時，更加速度和準確，有益于建立高效正確的檔案信息。

4 基層事業單位檔案現代化管理的有效途徑

1）與時俱進，實現現代化管理。思想認識要到位，目標要明確，而且要有開拓進取的精神，緊跟時代潮流，不斷加強創新檔案管理，使檔案管理更加先進有效。

2）改進制度，有效實行現代化檔案管理。檔案管理要從傳統落后的觀念中走出來，要運用新型的現代化的管理手段，建立先進的管理制度，保障檔案管理的安全有效性。

3）運用現代化的信息技術來加強管理。把現代化的信息技術，新穎時尚的管理方法，先進新型的管理理念，運用到檔案管理工作中，并不斷完善檔案管理機構。

5 結束語

綜上所述，我國目前檔案管理還比較落后，需要我們改變觀念，從傳統落后的檔案管理模式中走出來，實現高效先進的現代化檔案管理，從而跟上時代的步伐，促進社會事業的飛速發展，不斷滿足人們日益增長的物質和精神文明的需求。

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作者簡介

孫青（1983-），女，江蘇徐州，本科，助理館員。