高校檔案管理中信息資源共享的社會(huì)價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑分析

姚秀峰

摘 要：隨著社會(huì)信息能力的不斷提高，社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求也迅速攀升，并且朝著快捷準(zhǔn)確、高效獲取的方向發(fā)展，這種信息社會(huì)共享的背景下，探尋高校檔案信息資源共享的理論與實(shí)踐意義重大。本文從當(dāng)前我國(guó)高校檔案信息資源管理與利用的背景出發(fā)，對(duì)高校檔案管理中信息資源共享的社會(huì)價(jià)值進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；信息資源共享；社會(huì)價(jià)值

1 高校檔案信息資源共享概述

高校檔案是高校最寶貴的財(cái)富之一，是高校科研、教學(xué)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，高校檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)學(xué)校和社會(huì)發(fā)展具有重要的作用，最大限度的發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值是檔案高校檔案管理工作的熱點(diǎn)。通常高校檔案信息資源的主要形式包括基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)幾種，在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和普及的今天，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享十分必要。高校檔案信息資源共享強(qiáng)化了信息的可獲知性或獲取性，是社會(huì)組織與公眾平等的擁有對(duì)高校檔案信息資源獲取權(quán)與獲取條件，最大限度的發(fā)揮了高校檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。高校檔案信息資源共享需設(shè)置一定的權(quán)限，只有可向社會(huì)公開(kāi)的范圍才具有信息資源共享的權(quán)利。

2 高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)與現(xiàn)狀

（1）高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)

從高校檔案管理自身的特征屬性來(lái)看，信息化背景下的檔案信息資源共享是高校檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，而前提又是信息資源的整合。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立統(tǒng)一的信息交換和共享平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化高校檔案信息資源的動(dòng)態(tài)性、可控性，以及信息的融合集成性。實(shí)現(xiàn)資源共享的前提下，高校檔案信息資源整合需要遵循一定的原則，一是信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，二是序化、全面、系統(tǒng)原則，三是系統(tǒng)功能完善、簡(jiǎn)單易用原則，四是檔案信息安全原則。

（2）高校檔案信息資源整合的實(shí)現(xiàn)

高校檔案信息資源整合的實(shí)現(xiàn)需要一定的基礎(chǔ)條件，首先從環(huán)境基礎(chǔ)條件來(lái)看，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，信息環(huán)境逐漸成熟，這為高校檔案信息資源整合提供了技術(shù)支持；其次從政策基礎(chǔ)上來(lái)看，近些年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)高校檔案管理工作的重視，信息法律法規(guī)不斷完善，這能夠全方位的保障信息資源共享的實(shí)現(xiàn)；再次從工作基礎(chǔ)條件來(lái)看，高校對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不斷提高，數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的重心和趨勢(shì)；最后從人才基礎(chǔ)條件來(lái)看，高校檔案管理高水平人才培養(yǎng)力度逐步加大，越來(lái)越多的高素質(zhì)檔案管理人才引入到管理隊(duì)伍中，使高校檔案管理實(shí)現(xiàn)了高素質(zhì)人才的合理配備。

（3）高校檔案信息資源問(wèn)題分析

在眾多檔案門(mén)類(lèi)中，高校檔案集綜合性與專(zhuān)門(mén)性于一身，具有較高的價(jià)值，而且潛在的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益較高，被社會(huì)廣泛視為優(yōu)質(zhì)特色信息資源。通常來(lái)說(shuō)，高校檔案的組成內(nèi)容多樣，但并非所有信息均可公開(kāi)化，必須設(shè)定有限的利用空間。從高校檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，當(dāng)前僅有不到20%的教學(xué)與科研檔案能夠被社會(huì)公眾所利用，而利用的途徑通常只有教學(xué)或科研人員主動(dòng)對(duì)外公開(kāi)和教師或科研人員公開(kāi)發(fā)表兩種途徑。高校檔案信息資源長(zhǎng)期以來(lái)為走向“共享”的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是傳統(tǒng)檔案觀、價(jià)值觀對(duì)高校檔案管理主體的影響，二是檔案服務(wù)成本與管理效益之間的矛盾，三是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全問(wèn)題。

3 高校檔案信息資源共享的社會(huì)價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑

（1）檔案信息服務(wù)多元化方式的實(shí)現(xiàn)與拓展

高校檔案信息服務(wù)多元化是信息資源共享實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，應(yīng)從目前單一的檔案服務(wù)情形下拓展服務(wù)模式，解決檔案信息分享與定位不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題。首先，高校應(yīng)從檔案信息共享的視角創(chuàng)新檔案提供利用服務(wù)的方式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與作用，建立信息共享平臺(tái)或檔案網(wǎng)站，開(kāi)展豐富的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)；其次，適當(dāng)擴(kuò)大高校檔案信息資源的覆蓋力度，并從整體層面擴(kuò)大宣傳，積極宣傳高校特色檔案資源的社會(huì)功能；再次，搭建高校與政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的平臺(tái)，主動(dòng)推送檔案信息服務(wù)。

（2）建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系與服務(wù)體系

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以檔案工作領(lǐng)域中的重要性的事務(wù)和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱(chēng)，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的核心。在高校檔案管理中，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，構(gòu)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系需遵循以下個(gè)重要原則：一是做好頂層設(shè)計(jì)，確保檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的科學(xué)性，二是優(yōu)先制訂檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，三是立足國(guó)情與國(guó)際接軌并重。

對(duì)于高校檔案管理中的信息服務(wù)體系建設(shè)，需要向用戶(hù)提供全方位、便捷快速、高效的信息服務(wù)。首先需要對(duì)檔案用戶(hù)信息需求進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際需求設(shè)計(jì)有針對(duì)性的服務(wù)模式。在用戶(hù)需求調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，用戶(hù)信息需求主要呈現(xiàn)三個(gè)方面的特點(diǎn)，即用戶(hù)信息需求的層次性明顯，用戶(hù)信息需求多樣化與個(gè)性化，用戶(hù)信息需求強(qiáng)調(diào)實(shí)用性；其次對(duì)檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行變革，拓展服務(wù)內(nèi)容，比如檔案主業(yè)服務(wù)、檔案信息數(shù)字咨詢(xún)服務(wù)、在線(xiàn)信息檢索服務(wù)等；最后，構(gòu)建檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)線(xiàn)上功能。

（3）高校檔案聯(lián)盟機(jī)制的建立與實(shí)施

高校檔案信息資源共享及社會(huì)化服務(wù)是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，需要遵循高校檔案信息化發(fā)展的客觀規(guī)律。從目前高校檔案信息資源共享的現(xiàn)狀來(lái)看，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化資源共享而實(shí)現(xiàn)檔案信息最大價(jià)值的客觀條件相對(duì)薄弱，需要高校之間、高校與社會(huì)之間構(gòu)建聯(lián)盟機(jī)制，形成資源互補(bǔ)的動(dòng)態(tài)聯(lián)盟。橫向協(xié)作關(guān)系來(lái)看，積極構(gòu)建檔案館、博物館、圖書(shū)館的“三館合一”體系，縱向協(xié)作關(guān)系來(lái)看，地區(qū)高校進(jìn)行合理規(guī)劃，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)形成檔案信息交流合作平臺(tái)，覆蓋社會(huì)實(shí)踐的方方面面，這樣有利于高校檔案信息資源社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

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