電子檔案管理問題與對策

宋鐵成?胥笑天?楊紅

摘 要：隨著我國計算機技術的不斷發展，電子檔案管理中的安全防護措施很關鍵，也是從事檔案管理工作必須具備的素質。本文主要對電子檔案管理中存在的問題進行分析，并提出解決對策。

關鍵詞：電子檔案；存在問題；解決對策

由于電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。電子檔案管理工作應順應時代的步伐步入信息網絡管理時代，具備方便與高效的同時，也迎來了一系列的安全問題。電子檔案的安全問題是目前面臨最大的挑戰。以下就筆者根據多年工作實踐，對電子檔案管理中存在的問題及解決對策進行闡述。

1 當前電子檔案管理存在的問題

筆者結合多年的電子檔案管理工作經驗，通過分析及總結，發現當前電子檔案管理存在如下問題：

（1）領導對電子檔案管理重視不夠。

就某企業建設管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個大型單位成立了，沒有配備專業的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領導不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業人員對檔案進行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統，導致整理編目時的不規范，增加利用工作的難度，查找起來很費時費事。二是檔案室設置不合理。有些單位將檔案室設置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施配置，如說要求安裝空調，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調，不能保證室內的溫度。

（2）部分職工對檔案管理工作不夠理解。

因為部分職工不了解檔案在一個單位中所起的作用——檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續時，表現得非常不滿意，認為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現得非常不情愿。從這些現象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔的責任（不想簽字就是一種逃避責任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

（3）電子檔案管理風險大。

由于電子檔案管理涉及到網絡信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風險存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。

2 解決當前電子檔案管理存在問題的對策

根據電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當前電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：

（1）領導要高度重視電子檔案管理工作。

單位領導要關注電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進行管理，并對電子檔案進行規范歸檔，保證檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關設備設施。

（2）加強單位職工對電子檔案管理工作的理解。

單位領導在要單位大會上，強調檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認識到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如單位哪里出現問題，要及時查到找建設時的各種檔案資料，根據檔案資料及時進行分析總結，查找出現問題可能存在的原因。

（3）加強電子檔案管理人員的計算機技能培訓。

電子檔案管理人員的計算機水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術水平，要讓自己掌握新技術，學會設置密碼保護等外，還要學會一些先進的防范措施和技術，減少外界因素帶來的干擾。

（4）制定電子檔案管理制度。

為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據管理方案制定嚴格的管理章程，做到制度嚴格而起到預防事故發生、信息機密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權給具有檔案管理技能的人員根據實際情況制定。如規定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統的電腦等配備。需要查閱相關資料，應由檔案管理人員直接操作。

（5）做好消除風險的準備。

由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風險，所以時時做好消除電子檔案的風險準備是很有必要的。特別是在計算機維修的時候一定要做到全面監控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風險降到最低。如有些系統對計算機的異常反應比較敏感，就要采取有效的策略來預防和應對潛在的問題，盡量清除風險，做到安全防護，保護數據完好。如何做好消除風險的辦法呢？一是讓風險及時得到分散。因為電子檔案信息具有系統性、網絡性和抽象性。在檔案受到風險侵襲時最好及時轉移風險，通過分散法把風險降到最低。如建立聯機配置模式，通過共享或備份而轉移電子檔案信息，也可以實施購買安全可靠的保修，跟建立系統的服務商簽訂合同等來分散電子檔案風險。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價值要高，特別是與網絡供應商立下可靠協議，讓他們提供的計算機等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關注的文檔信息，根據OAIS（開放檔案信息系統）提供數據結構、檔號組合、信息展示、報表、統計方案等一系列信息平臺定制特性，快速實現新的檔案信息應用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發信息包），將元數據、數據結構、內容、規則信息組合形成檔案信息包，幫助實現數據交換、統一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數據、格式標準前置于前端信息生成系統，形成完整、符合標準的SIP（提交信息包），調用Web Service服務，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術，結合全文檢索在線提取素材，在線編研發布，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務的能力。采用Flash 3D技術遠程動態展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數量統計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

（6）確保電子文件檔案的安全。電子文件是社會進步的產物，確保電子文件檔案的安全是21世紀檔案工作遇到的新課題。要加強這方面的工作，不但能夠及時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進經濟建設的穩步發展。

3 結束語

總之，電子檔案管理是單位建設和其它工作順利完成的有效保障，管理建設單位要順應時代的要求，盡量把電子技術用于檔案管理過程中，為管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術，加強業務學習，學會分析電子檔案管理中存在的安全風險，并采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全保障。

參考文獻

[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊，2005（3）：32-33.

[2]王兆新 裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案，2004（1）：36～37.