高校轉型發展期人事檔案管理工作不足及改進措施

摘 要：高校人事檔案對干部、教師的任用、晉級和制定改革方案有重要的參考作用，是助推高校可持續發展的關鍵因素。為實現外在宏觀環境與內在微觀對高校人事檔案管理的綜合訴求，通過對高校轉型發展期人事檔案管理工作的不足進行探析，嘗試提出解決此類問題的有效措施，以期起到拋磚引玉之效。

關鍵詞：高校；轉型期；人事檔案；管理

高校人事檔案是教師、干部、工人的個人經歷和社會實踐的記錄，是其思想品質、業務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔人才，選賢舉能、知人善任的重要依據。但在高校轉型發展期的今天，隨著高校教育教學和管理體制改革的不斷深化，傳統的人事管理體制和制度的不完善，嚴重地制約了高校管理效能和持續發展，從而使高校人事檔案管理工作也越來越重要，確保人事檔案的真實性、完整性、安全性和有效性，成為高校轉型發展期人事檔案管理亟須解決的首要問題。

1 高校轉型發展期人事檔案管理工作存在的不足

1.1 人事檔案管理人員專業性弱，人員配備不得力

當前，各高校普遍對人事檔案管理人員的人事安排及其重視程度普遍不夠，存在著人事檔案管理人員的文化層次低、年齡偏大，不能夠掌握現代科技管理技術，缺乏開拓意識，充當著保管員的角色，體現不出檔案的利用價值，嚴重滯后于當今社會發展的步伐。從人事檔案管理員自身來講，“看堆守攤”、被動服務狀況還很普遍，不能積極主動地提供服務，缺乏檔案意識，一些材料也不能及時入檔，失去了檔案材料的可靠完整性，一定程度上阻塞了高校事業的發展。

1.2 人事檔案內容單一，不能如實全面反映真實情況

人事檔案的形成是一個動態的過程，不是整理一次就能結束的，而是隨著個人成長過程（每年的年度考核表、工資薪級普調表，還有部分教職工職稱評審表、干部任免表、組織發展材料、學歷學位材料等）不斷形成的。大多高校人事檔案中缺少對個人“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。許多人事檔案材料中關于教職工的教學水平、業務能力、科研能力、創新能力、創造的業績、工作表現方面的材料寥寥無幾，人事檔案材料的簡單化、雷同化現象，千篇一律，失去了真正意義上的參考作用。人事檔案是一個人在社會實踐中的真實記，是以真實為前提的。檔案材料的真實性是人事檔案的關健所在，是發揮其參考價值的墓礎和前提。如果人事檔案材料存在著失真現象，其喪失了真實性、嚴肅性、權威性，給人事部門辦理離退休、調資晉級、專業技術職務評聘工作帶來很多困難。人事檔案內容重點的政審材料轉換到反映個人發展變化，才能做到觀其卷、知其人、用其才的目的。

1.3 人事檔案管理和方法與高校轉型發展不匹配

在知識經濟快速發展的今天，人事檔案賴以生存的基礎是對其充分挖掘和利用，高校人事檔案可以說是一座內容相當豐富的信息資源庫。高校應將人事檔案管理的重心從實體管理轉移到網絡信息化，僅靠傳統的手工保管的管理模式來管理干部人事檔案工作量大，效率低，準確性差，與科學化、現代化要求差距甚大，人事檔案管理科技含量低，已遠不能適應和滿足高校轉型快速發展的需要，從而嚴重制約了檔案管理工作的發展。

2 高校轉型發展期人事檔案管理工作的改進措施

基于高校在轉型發展期人事檔案管理工作的尷尬際遇，積極建構合理的具有理性的人事檔果管理制度，應從以下幾個方面進行改進：

2.1 充實人事檔案隊伍， 實現管理人員的規范化

在高校轉型發展期，要求高校人事檔案工作人員要更新觀念，適應轉型發展要求，高校領導要根據社會和學校的轉型發展對人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發展規劃，提高人事檔案管理工作的軟硬件水平，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案工作有章可循。要充分意識實現人事檔案最大化利用，需加大人事改革力度，一改過去因“人”設崗為因“事”設崗，體現“人”的管理與“事”的管理相結合的現代化的管理思想，充實穩定人事檔案隊伍。人事檔案管理工作人員自身必須提高業務素質和相關技能知識，掌握現代化管理手段，增強科學的管理能力，合理有效使用人事檔案數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績提供量化依據，實現計算機對人事檔案的完整、準確、規范、動態、立體管理，全面服務于學校的轉型發展。

2.2 豐富人事檔案內容，全面反映真實情況

在高校轉型發展期，人事檔案對教職員工的發展等方面的參考作用越來越受到重視，這就要求人事檔案中每份材料的來源和內容一定要真實可靠，必須經過嚴格的鑒別和認真的審查核實。人事檔案管理工作人員要定期增加對個人“德”、“能”、“勤”、“績”的記載，適時更新教職員工的教學水平、業務能力、科研能力、創新能力、創造的業績、工作表現方面的材料，力求最大限度的全面反映個人真實情況。

2.3 引進先進的檔案管理方法和手段

當今時代是一個高度信息化的時代，面對信息對各個領域的沖擊，高校人事檔案的管理也應積極去應對。尤其在轉型發展期，高校更要投入足夠的人力、物力、財力，充分發揮信息化在人事檔案管理中的作用，及時擯棄傳統的人工管理方法人事檔案，實現與學校信息化管理的零對接。充分利用先進的科技手段，加快對人事檔案軟件系統的升級更新，加大高校人事檔案工作信息化建設的力度。人事檔案管理工作人員也應緊抓學習機會，認真學習檔案相關知識，不斷提高自身素質， 完善自己的知識結構，為學校轉型發展做出自己的貢獻。

綜上所述，處于大規模轉型發展期的高校，只要充分認識人事檔案管理工作的種種不足，并能緊跟時代發展趨勢，與時俱進，積極探索解決人事檔案管理工作存在問題的方法，就能使我國高校人事檔案管理工作會更加出色。

參考文獻

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作者簡介

高建明（1982-），男，漢族，山東沂南人，碩士研究生，館員，主要從事高校畢業生檔案管理工作和研究。