關于交通運輸行業檔案管理的方法研究

閆學謙

摘 要：在現今時代，交通運輸行業發展極為迅速。而伴隨著交通運輸行業的迅猛發展，交通運輸業的檔案管理也面臨著越來越高的要求和挑戰。目前，我國交通運輸業的檔案管理正在跟上時代的步伐，并且已經走在信息化管理的道路上。但是，由于交通運輸業的檔案管理工作比較繁雜，檔案管理還存在許多有待改進的地方。本文就交通運輸業檔案管理，結合鐵路檔案管理的實際，對其方法進行了研究。

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；方法研究

在當前社會，交通運輸行業發展機會迅速增多，檔案管理的難度也在隨之增大。而在交通運輸行業，檔案管理非常重要。檔案能夠反映出交通運輸的具體情況，包括交通運輸的經濟業務能力、交通運輸的管理水平等等，并且能為交通運輸相關部門和管理人員提供重要的依據[1]。檔案管理工作需要做到保證檔案的真實性和完整性，保證檔案管理工作的質量，最終為我國的交通運輸行業可持續發展提供一定的依據。

1 交通運輸業檔案管理的重要性

檔案管理工作是交通運輸管理工作中的一部分，但是許多人對檔案管理工作認識不清，未認識到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運輸行業的相關信息收入起來，并采用科學合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實際上是保存歷史真實性的一種重要手段，也是作為交通運輸業未來發展的重要依據。此外，相關的檔案管理工作人員或者相關的專業人士需要對交通運輸行業進行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運輸中具有十分重要的意義，一方面我國鐵路運輸方面的相關政策進行了改革，檔案管理需要適應鐵路運輸發展的需要。另一方面，鐵路運輸當中涉及到一些相關的技術資料，做好檔案管理能夠為鐵路運輸業的發展提供極為寶貴的資源。

就交通運輸行業的具體情況而言，當前我國的經濟水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運輸頻繁[3]。在這一過程中也存在許多新的問題，我國交通運輸的壓力在逐漸增大，各部門的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質量也隨之下降。交通運輸業檔案的內容記錄了車輛的一些基本信息以及這些車輛的基本信息，但是目前全國的交通運輸流通極為快速，記錄在冊的檔案的完整性與真實性受到一定的影響，同時也會影響到工作人員的檔案管理進度與質量。當前，我國交通運輸管理朝著信息一體化的方向發展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運輸業發展趨勢與特點下，做好其檔案管理工作。

2 交通運輸業檔案管理的問題

2.1 缺乏檔案管理工作意識

檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業產生直接經濟效益，因而多數交通運輸企業不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎和重點[4]。不少交通運輸企業不僅不重視資料整理歸檔，甚至認為整理和歸檔資料反而浪費企業的時間和精力。由于交通運輸企業缺乏檔案管理意識，不重視資料整理歸檔，許多具有價值的資料丟失或變質，失去原有價值。

2.2 檔案管理工作不規范

檔案管理是一項規范系統的工作，需要專業的檔案管理機構作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運輸企業的檔案管理工作極為不規范，檔案管理工作接線模糊，檔案管理工作缺乏專職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業未設置檔案管理部門。由于缺乏統一的檔案管理部門，檔案管理工作缺乏統一規章制度和標準，各部門檔案管理工作缺少協調，導致工作效率低下。

2.3 檔案管理工作人員的水平不高

檔案管理工作并非由專業人員負責，而是由各個部門非專業人員兼職管理。由于缺乏專業知識培訓和工作經驗，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經驗[5]。這種做法導致檔案管理工作存在較大的主觀性，無法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問題，檔案的保存價值下降。

3 交通運輸業檔案管理方法的建議

檔案管理在交通運輸業發展中具有非常重要的作用，并且隨著社會各方面的進步，交通運輸業的檔案管理工作也應當與時俱進，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運輸業檔案管理工作方法，結合鐵路運輸的實際，提出幾點建議。

3.1 加大檔案的數字化管理

檔案管理工作發展至今，已經累積了大量的檔案信息，如果要快速準確地找到相關的檔案資料，交通運輸業中目前存在的檢索設備以及相關的技術設備實際上已經不能達到現代社會的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價值就不能得以體現。因此，關于交通運輸業的檔案管理可以結合時代發展的先進科技產物進行管理，利用計算機技術采用數字化管理方法。

例如，在鐵路運輸當中，檔案數字化管理實際上已經實現并在不斷完善改進的過程當中。鐵路運輸管理信息系統已經得到推廣應用，一些基層站段、分局、路局的計算機網絡體系已經形成了一定的規模。通過檔案的數字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質量也有所提升，并為鐵路運輸行業提供了更好的服務。

3.2 建立健全檔案管理制度

在充分利用先進計算機管理平臺下，交通運輸業的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進行，交通運輸業還需要結合該行業特點建立健全相關的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據與基礎，因此，根據交通運輸業的特點，管理制度需要進一步規范化。例如，在鐵路運輸業中，檔案管理制度結合基層站段、分局、路局的實際情況并站在全局的角度，細化、具體化檔案管理工作，實現鐵路各局各段檔案管理工作有序進行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應堅持“以本單位為主”的原則，嚴格以國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》為指導。

3.3 建設高素質的檔案管理人員

在當前社會，檔案管理工作需要高素質的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無私奉獻、甘于吃苦、默默無聞的精神素養。此外，檔案管理工作對管理人員的業務能力和知識水平也具有一定的要求。交通運輸業的檔案管理工作涉及到各個部門，工作量非常大。為此，交通運輸相關部門應當注重檔案管理人員的建設，不斷加強管理人員的業務能力，鼓勵管理人員專研學習相關的技術知識與專業知識。在不斷學習的過程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進而解決實際工作中的問題。值得重視的是，交通運輸業的檔案管理人員的工作環境與條件相對比較艱苦，相關部門需要給予一定的關心與愛護，關心管理人員的工作情況，針對已存在的問題幫助解決，保護檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長久進行。

4 結語

總而言之，交通運輸業的檔案管理工作對交通運輸業未來的發展具有重要作用。雖然目前關于檔案管理的工作還存在許多的問題，但是交通運輸業中的檔案管理部門可以逐步地采取一定的措施，提高檔案管理工作的質量與水平，進而促進交通運輸業的發展。本文提到的有關交通運輸業的檔案管理的相關建議研究并不是非常全面，但還是希望能提供一些參考。

參考文獻

[1]楊紅霞. 交通運輸檔案管理的“新常態”思考[J]. 辦公室業務，2016，05：94.

[2]陳麗鸚. 如何提升道路運輸行業的檔案管理水平[J]. 城建檔案，2014，02：63-64.

[3]王賽男. 優化檔案管理，促進交通運輸事業發展[J]. 檔案天地，2013，10：52-53.

[4]沈海. 淺談交通行業從業人員檔案管理——推進從業人員檔案信息化建設[J]. 城市公用事業，2013，04：48-49+59.

[5]孫晶. 鐵路運輸檔案管理工作的現狀與對策[J]. 陜西檔案，2013，02：38.