也談檔案管理中的前端控制

黃濤?謝旭?張麗微

摘 要：前端控制理論是目前檔案學研究的一個重要課題，也是檔案管理體系建設的重要基礎和保障。本文旨在從歷史性、全面性、控制性與前瞻性原則出發，分析與探討前端控制理論的含義和本質，并就檔案管理工作中前端控制的運用進行淺析。

關鍵詞：檔案管理；前端控制；本質；運用

隨著當前知識經濟和信息技術的高速發展和檔案事業地位的逐步提高，越來越多的人將目光投向檔案管理工作和其對應的學科—檔案學，廣大檔案工作者們在進行檔案管理理論研究和工作實踐中，積極探討和建立新的管理理論和體系，在這一背景下，前端控制理論由此被提出和應用。

1 前端控制從何而來，其含義是什么？

前端控制理論是由法國著名檔案學者C·諾加雷提出的，在傳統的檔案管理模式下，文件和檔案是“分而治之”、“分工又分家”的，這種模式表現為：各類文件的日常管理工作是由“上游”的文書管理部門進行管理， “下游”的檔案部門對其進行管控則是在文件辦理完歸檔手續成為檔案之后才相繼展開的，在這一模式影響下，檔案管理部門接受各類文件十分被動，沒有任何主動權，歸檔文件的質量（即真實性、完整性、有效性、可靠性等）如何保證就成為困擾檔案管理部門的一大難題，源于此，檔案管理部門需要重新審視和更加重視這一問題，并需要提前介入文件管理工作，也正基于此，作為當時法國國家檔案館總保管員的C·諾加雷就指出：檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。

凡事預則立，不預則廢。所謂前端控制，是指檔案工作人員根據“文件生命周期理論”和“全程控制”理論，對于應歸檔文件進行的“提前介入”和“超前管理”，即是按照文件形成之前——文件形成——文件整理——文件歸檔——文件轉化為檔案——檔案管理這一系列節點和整個過程進行統一規劃和部署，把涉及文件管理和文件控制的各項功能提前“預埋”入文件管理和流轉系統之中，在這個系統中一直對文件的流轉進行各項管控，并將這個管理延伸至檔案形成和維護階段。

2 前端控制究竟是為了做什么？

前端控制的目的是如何保證文件歸檔后轉化為檔案后的各項特質（真實性、完整性、可靠性和有效性等），無疑，前端控制是保證檔案管理質量和提高檔案管理水平的重要工具。然而，前端控制究竟是要做什么，它的使命和精髓是什么，很多廣大檔案工作者對此是心存疑惑的。其實對于文件的“檔案化”，或者說是“檔案化管理”就是前端控制原則的本質，也就是說要充分保證確保文件的質量（即真實性、完整性、可靠性和長期有效性等檔案特質），保證檔案化管理在這些文件在歸檔成為檔案前就開展。充分認識和理解前端控制的這個精髓，可以避免檔案工作人員按照日常工作慣性解決各類問題，并全過程監控文件的生成和流轉等各項環節和細節，使其每一件文件都具備成為檔案的資格并能及時轉入檔案管理的階段。由此可見，前端控制理論所提倡的“檔案化”和“檔案化管理”理念對文件和檔案管理工作意義重大，影響深遠。

3 筆者關于前端控制的幾種應用方法推介

在經濟環境的改變及“文檔一體化”的發展趨勢下，文件歸檔過程中出現諸多嚴重的問題和現象：例如文件歸檔不完整；文件歸檔不及時；文件歸檔質量不合格；缺乏文件整理標準和規范指引；混用文件格式；歸檔文件不完整等，凡此種種嚴重增加了檔案管理的難度，一直成為檔案工作者管理工作中的令人棘手的“攔路虎”。由此可見，前端控制的思想是檔案學研究和檔案事業發展到一定階段的必然產物，它的應用必將對推進各項檔案工作的開展產生重大的影響。因此，如何運用前端控制理論開展檔案工作是擺在我們面前需要認真思考和著手解決的問題。

3.1 培養檔案隊伍，提升其職業操守和業務水平

“人”在各項工作中扮演著主角，影響前端控制的重要因素首先是“人”，也正基于此，檔案工作人員需要具備良好的職業操守（即具備高度的工作責任感和嚴謹的工作作風）和專業水準的業務水平（即具備檔案專業知識，精通文字處理能力）；同時信息技術的發展日新月異，檔案工作人員要緊跟節奏，及時適應現代信息技術對檔案管理工作的影響力和推動力，在檔案管理理論學習和研究的同時，還要重點加強對于信息技術、網絡技術、辦公自動化、文書處理等相關專業知識的學習，以更好地開展各項檔案工作。

另一方面，諸多檔案兼職人員因處于文件管理的“上游”，對各類文件管理業務以及文件處理事務中出現的問題了然于胸，因此檔案工作人員要多組織對于兼職檔案人員的業務培訓，從文件的收集方式、整理規則、歸檔要求等各方面業務進行專門培訓，藉以提升兼職人員的專業業務水平和技能，使文件管理工作科學管理，并能得到有效控制，為日后檔案管理的各項工作打下堅實基礎，做好保障服務工作，最終實現檔案隊伍不斷進步和檔案事業的長足發展。

3.2 盡快實施“走出去”戰略，內部日常溝通“常態化”

以前端控制思想為指引，傳統檔案管理模式開始轉變，檔案工作提前至文件生成和生成之前的設計階段，基于這一模式的轉變，前端控制理論對各文件管理人員的職業素質和專業能力的要求更加嚴格，對于業務標準和業務培訓的需求更加突出，檔案管理人員要根據這種情況及時實施“走出去”戰略，加強到文件生成和管理部門進行調研和業務指導的力度，對文件管理各節點進行相應的具體指導，提出標準性和規范性的要求，對調研和指導過程中發現的影響文件生成和管理的各項業務流程進行匯總分析，并及時完善和改進，協助加強文件管理的內部控制。

3.3 以基礎制度建設為“抓手”，狠抓前端控制

前端控制的實施離不開標準化和規范化的指引和助推，專業、良好的制度規范是前端控制順利開展的基礎。以我司為例，為提升集團公文處理工作效率、推進公文處理標準化和可執行化，根據《黨政機關公文格式》、《歸檔文件整理規則》等十余項國家和行業內規范性文件，同時與公司實際管理情況相結合，我司組織專業資深人士編制了《XX集團公文處理辦法》。該《辦法》中明確規定了公文分類、公文保密、公文格式，行文規則，收發流程、文件整理及歸檔要求，使前端控制有章可循，有法可依，保證了歸檔文件的各項質量要求，極大地提升了我司行政管理部門公文事務的辦理效率和公文的保密安全，為文件歸檔后檔案管理各項業務提供了極大的便捷條件。

在文檔一體化和電子文件快速發展的今天，前端控制作為檔案管理的重要抓手和“助推器”，其在檔案體系建設中的指導意義更加深遠，輔助作用更加明顯，我們廣大檔案工作者在今后各項檔案工作中，一定要充分認識和利用這個“犀利”的工具，在各行業中為檔案事業做出更大、更多的貢獻。

參考文獻

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