檔案管理數字化的優勢及對策

王魯生

摘 要：婦幼保健檔案管理數字化具有重要作用，不僅順應時代發展要求，還能提高管理服務水平和檔案管理效率。但目前婦幼保健檔案管理數字化存在不足，思想重視不夠、資金投入不足、人員素質偏低。為彌補這些不足，促進婦幼保健檔案管理數字化，提升檔案管理水平，應該采取有效的改進對策：提高思想認識、加大資金投入、提高人員素質、完善規范標準，并注重管理監督，確保婦幼保健檔案管理數字化和管理水平提升。

關鍵詞：婦幼保健檔案；管理；數字化；規范標準；安全管理

新時期，計算機和信息技術被廣泛應用到婦幼保健檔案管理工作當中，不僅推動檔案數字化建設，還有效提升檔案管理工作水平，對提升檔案管理服務質量，滿足人們獲取檔案信息資源需要也具有重要意義。但目前在實際工作中，由于相關制度不完善，管理制度不健全，技術措施沒有嚴格被落實，導致婦幼保健檔案管理數字化建設和檔案管理存在不足，應該采取改進和完善對策。文章探討分析婦幼保健檔案管理數字化建設與檔案管理的意義，指出存在的不足，并提出完善對策，希望能為檔案管理和檔案數字化建設提供啟示。

1 婦幼保健檔案管理數字化的優勢

在計算機技術和現代信息技術不斷被應用到婦幼保健檔案管理的時代背景下，檔案管理水平不斷提升，對滿足人們使用檔案資料需要，提升檔案工作服務質量也具有重要作用，其重要意義體現在以下方面。

1.1 順應時代發展要求

新時期和新形勢下，信息技術和計算機技術突飛猛進，并在婦幼保健檔案管理工作中逐漸得到廣泛應用，給傳統檔案管理方式帶來變革。在這樣的背景下，應該推動檔案數字化建設，實現提高婦幼保健檔案管理水平的目的，更好順應時代發展趨勢，滿足管理需要。

1.2 提高婦幼保健檔案管理服務水平

數字化時代背景下，管理人員注重加強自身修養，利用計算機技術檢索和查閱檔案資料，滿足婦幼保健檔案管理需要。并結合使用者的不同要求，為他們提供個性化服務，滿足用戶需要，促進管理服務水平提升。

1.3 提高婦幼保健檔案管理利用效率

信息技術支持下，婦幼保健檔案管理方式得到轉變，能根據用戶需要，迅速、便捷的搜集檔案信息資源，滿足使用檔案信息資源的需要。進而避免查閱紙質檔案的復雜環節，可以為用戶提供迅速、便捷的服務，促進管理水平提升。

2 婦幼保健檔案管理數字化存在的問題

雖然在婦幼保健檔案管理工作中，落實相關制度，推動檔案數字化建設具有重要作用，但由于相關制度不完善，一些管理人員素質偏低，現代信息技術沒有嚴格落實，導致檔案數字化建設和管理存在不足，存在以下問題。

2.1 思想重視不夠

一些婦幼保健檔案管理人員對數字化建設不重視，仍然采用傳統方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進行資料收集、編號、整理和歸檔。忽視現代信息技術的應用，未能建立有效的數據庫，不利于檔案數據和信息資料查詢，不僅難以推動檔案數字化建設，還影響檔案管理水平提升。

2.2 資金投入不足

數字化建設和檔案管理水平提高，離不開相應的資金投入。計算機設備購置、數據庫建設、管理制度建設和落實、管理人員積極性調動等各項工作，都離不開資金投入。但一些單位對該項工作不重視，資金投入不足，資金管理不到位，對數字化建設和檔案管理水平提升帶來不利影響。

2.3 人員素質偏低

提高婦幼保健檔案管理人員信息技術應用技能和管理水平是必要的，但目前相關人員素質偏低，思想觀念比較落后，未能嚴格遵循規章制度。或者責任心不強，缺乏奉獻精神，不利于促進管理水平提高。應該加強管理培訓，實現提高婦幼保健檔案管理水平，推動檔案數字化建設的目的。

3 婦幼保健檔案管理數字化的對策

為彌補實際工作存在的不足，推動婦幼保健檔案信息化建設，實現有效提升檔案管理工作水平的目的。根據存在的不足，筆者認為可以采取以下完善對策。

3.1 提高婦幼保健檔案管理思想認識，推動數字化和管理規范化

管理人員必須提高思想認識，明確管理目標和要求，注重信息技術應用，推動檔案管理的數字化建設進程，促進管理水平提高。充分認識數字化建設的必要性和重要性，并在制度、人員、資金等方面加大支持力度。同時做好宣傳工作，營造良好的工作氛圍，制定切實可行的婦幼保健檔案管理計劃，推動檔案數字化建設順利進行。

3.2 加大婦幼保健檔案管理資金投入，滿足數字化建設和管理需要

增加資金投入，為計算機設備購置、數據庫建設、管理人員工作、制度建設等提供資金支持，滿足各項工作需要。這是加快數字化建設，提高婦幼保健檔案管理水平的必備物質條件，有利于加快檔案數字化建設進程。改變管理設備落后的局面，增加設備購置投入，包括掃描儀、光學儀器、服務器、數據庫、網絡安全防御系統建設等，有效滿足檔案數字化需要。

3.3 提高婦幼保健檔案管理人員素質，推動檔案數字化建設

重視基礎扎實，業務技能強的檔案管理人員引進，有效掌握信息技術的應用技能。從而順應網絡化、數字化發展需要，促進傳統的婦幼保健檔案管理方式得到根本轉變。加強檔案管理人員培訓，提高信息技術應用水平，完善培訓制度，豐富培訓內容，包括檔案管理理論、計算機技術應用知識、數字化建設、現代管理理論等，促進檔案管理人員綜合技能提升。注重婦幼保健檔案管理新技術、新設備和新方法的培訓，提高信息化技術應用技能，有利于檔案數字化建設和檔案管理水平提高。

3.4 完善婦幼保健檔案管理規范標準，有效指導管理工作

實現檔案管理數字化建設的標準化、規范化是不可忽視的內容，也是重點和難點內容。要注重現代信息技術應用，對婦幼保健檔案管理的格式和內容進行更新，實現檔案的自動化管理，達到提高管理水平的目的。對庫存檔案整理和著錄，建立檔案管理信息庫，構建婦幼保健檔案管理和信息服務綜合平臺，為管理、檢索、查詢、數據更新創造條件。并加快檔案管理信息化建設標準和制度的研究，促進管理水平提高，有效推動檔案數字化建設進程。

3.5 注重婦幼保健檔案管理監督，確保檔案數字化和管理安全

注重知識產權保護，提高婦幼保健檔案信息安全防范意識，重視計算機檔案信息系統管理，重視日常監督管理工作，保障數據庫和檔案信息的安全。注重電子文件的管理工作，保障電子文件安全、真實和完整。管理過程中應用防火墻技術、密鑰技術、訪問控制技術等，確保婦幼保健檔案信息網絡傳輸安全。并嚴格落實檔案管理的安全制度，預防存在的不足，促進管理水平提高。

4 結束語

信息技術和計算機技術取得不斷發展和進步的前提下，婦幼保健檔案數字化趨勢越來越明顯，對提升檔案管理水平，有效規范檔案管理工作具有重要作用。日常工作中應該認識其重要意義，明確存在的不足，然后有針對性的采取改進和完善措施。并注重總結經驗，提高工作人員的管理水平和信息技術應用技能，從而推動婦幼保健檔案管理水平提升，促進檔案數字化建設，為人們提供更為優質的服務。

參考文獻

[1]石英.檔案數字化管理對策探析[J].重慶工貿職業技術學院學報，2010（2），91-93

[2]陳瑞蘭.我國檔案信息化建設的現狀分析及問題對策[J].改革與開放，2009（8），119-120

[3]馬仁杰，張浩.論社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設[J].安徽大學學報（哲學社會科學版），2011（1），145-150

[4]呂春艷.檔案管理數字化的優勢及問題分析[J].管理觀察，2015（5），144-145

[5]李建平.高校檔案管理工作信息化建設探析[J].韶關學院學報（自然科學），2011（2），76-79