高職院校校園基本建設(shè)項目檔案管理的問題及對策

溫秀環(huán)

摘 要：加強高職院校校園建設(shè)檔案管理具有十分重要的意義。高職院校校園建設(shè)檔案目前存在的問題是：對高職院校校園建設(shè)檔案缺乏全程監(jiān)督管理，建設(shè)單位的責(zé)任和義務(wù)不明確，建設(shè)項目檔案收集不完整。高職院校的校園建設(shè)檔案的對策是：全程參與、監(jiān)督、明確責(zé)任和義務(wù)；對建設(shè)項目檔案提出真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范的檔案要求；建設(shè)項目單位（法人）應(yīng)建立健全項目檔案管理制度。項目檔案驗收要與項目驗收同步進行。

關(guān)鍵詞：高職院校；校園建設(shè)檔案；問題與對策

建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容，也是建設(shè)項目建設(shè)過程的真實記錄，對今后項目管理、維修、改建與擴建具有重要的查考與憑證作用。隨著高職院校的快速發(fā)展，校園不斷新建、擴建，建設(shè)項目數(shù)量日益增多，在建設(shè)項目檔案方面，一些新的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范陸續(xù)出臺，這對建設(shè)項目檔案工作提出了更高的要求。為了落實我國有關(guān)檔案法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，進一步規(guī)范建設(shè)項目檔案，做好基本建設(shè)檔案資料完整的收集、整理、等管理工作，更好地為項目的建設(shè)、運行和學(xué)校日后的校舍管理、維修、改建與擴建提供重要的查考和憑證服務(wù)。在推進高職校園建設(shè)發(fā)展的同時，加強高職院校校園建設(shè)項目檔案管理，明確建設(shè)單位與施工單位各自各自的責(zé)任與義務(wù)，全面提高項目檔案的質(zhì)量等，都具有十分重要的意義。

1 高職院校校園項目建設(shè)目前存在的問題

1. 制度不嚴(yán)，缺乏監(jiān)督管理

基建項目檔案經(jīng)費雖然已包含在建設(shè)項目經(jīng)費中，但施工承包單位能否按文件規(guī)定執(zhí)行完成所有的項目檔案、移交基建建設(shè)全部檔案資料，學(xué)校跟蹤、落實。學(xué)校因檔案人員不足、檔案沒有列入基建崗位責(zé)任等問題，造成檔案部門制度得不到落實。學(xué)校項目建設(shè)計劃時，沒有把檔案行政管理部門、專業(yè)檔案人員納入對基建項目的檔案監(jiān)督管理，檔案行政管理部門、專業(yè)檔案人員沒有參與指導(dǎo)、檢查，問題沒能及時發(fā)現(xiàn)解決，質(zhì)量把控跟不上。整個項目建設(shè)過程缺乏行政監(jiān)督以及專業(yè)的指導(dǎo)、缺乏監(jiān)督管理力度，普遍存在有制度沒執(zhí)行力度的現(xiàn)象。

2.校園建設(shè)項目管理人員檔案的意識淡薄

高職院校發(fā)展較快，但基建部門及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，沒有把整個項目從醞釀、決策到建成等的全過程中形成的文字資料、圖紙、圖標(biāo)、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料收集齊全。有關(guān)人員對基建檔案歸檔范圍不明確，較普遍存在案卷質(zhì)量不符合要求、整理不規(guī)范、工程項目檔案沒有完全按規(guī)范的十大類分類的現(xiàn)象。基建部門、行政部門沒有對施工單位進行項目檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，基本建設(shè)項目的檔案資料收集、整理等工作沒有與項目進程同步進行。

3.校園建設(shè)項目檔案不齊全、質(zhì)量不高

從已歸檔的檔案材料看，基建檔案資料、載體不齊全、質(zhì)量普遍不高。在基建項目工程的可行性研究任務(wù)書、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)、工藝設(shè)備、涉外文件、財務(wù)器材管理、其他資料等文件中都有完整、不規(guī)范、復(fù)印件替代原件、圖紙、圖標(biāo)模糊不清、檔案載體有文字資料、沒有聲像等形式資料，歸檔范圍缺失嚴(yán)重、竣工圖與實際情況不符，沒有修改補充重新繪制圖、或原圖面涂改不整潔、字跡不清楚，檔案內(nèi)容不能真實完全反映項目實際情況和建設(shè)過程，圖物不相符，技術(shù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)不完備，檔案分類不清楚，檔案沒有按自然形成規(guī)律成系統(tǒng)，各部分之間沒有保持有機聯(lián)系，分類不科學(xué)，組卷不合理。不規(guī)范、不達標(biāo)、不完整的項目部分檔案資料移交給基建部門，基建部門對缺失檔案沒有嚴(yán)格把關(guān)，給學(xué)校日后維修、改建、擴建等查檔利用帶來很大麻煩，無法提供有效利用，給學(xué)校造成不可彌補的損失。

2 高職院校的校園建設(shè)項目檔案的對策

1.嚴(yán)格規(guī)章制度，加強監(jiān)督管理

校園建設(shè)項目檔案是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，是工程質(zhì)量好壞的的真實反映和有效憑證，學(xué)校負責(zé)項目的領(lǐng)導(dǎo)要提高對建設(shè)項目檔案工作重要性的認(rèn)識，加強對建設(shè)項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把建設(shè)項目檔案工作確實抓緊、抓好，落到實處。對國家以及省市有關(guān)的基建項目檔案的法律、法規(guī)應(yīng)監(jiān)督有關(guān)人員及施工單位嚴(yán)格執(zhí)行，對參建單位項目檔案領(lǐng)導(dǎo)人要要制定責(zé)任制并進行監(jiān)督管理。《普通高校檔案管理辦法》和學(xué)校的《檔案管理辦法》要列入基建項目檔案管理，把羨慕檔案工作列入學(xué)校工作計劃、崗位責(zé)任、年度考核。基建檔案要有專人管理、落實，必要時要對基建檔案管理人員指導(dǎo)培訓(xùn)，基建檔案管理人員要明確基建檔案歸檔范圍和分類辦法。要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以防基建項目有檔案經(jīng)費，但施工承包單位沒按文件規(guī)定執(zhí)行完成所有的項目檔案、移交基建建設(shè)全部檔案資料。

2.提高校園建設(shè)項目管理人員的檔案意識

要要消除項目檔案管理人員的檔案淡薄意識、“重建設(shè)，輕檔案”的思想，首先學(xué)校要重視基建檔案，學(xué)校應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模配備基建檔案人員，檔案人員要對檔案管理方面的法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)進行學(xué)習(xí)，提高檔案意識，認(rèn)識基建檔案的重要性和不可替代性。要明確基本建設(shè)項目的檔案資料收集、整理等工作要與項目進程同步進行。要強化建設(shè)項目總承包單位對分包單位實行檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則意識。檔案有關(guān)人員提高檔案意識、責(zé)任意識和明確義務(wù)，才能確保移交給學(xué)校的項目檔案完整、準(zhǔn)確。學(xué)校今后維修、擴建、改建時才能真實有效利用的檔案資料。加強管理人員的檔案意識，日常項目檔案工作才不會被忽視，檔案質(zhì)量才能及時、認(rèn)真把關(guān)。

3.嚴(yán)把項目檔案質(zhì)量關(guān)

學(xué)校基建項目檔案是在學(xué)校在各種項目工程建設(shè)中形成的，以工程項目為單位的包括各種文字材料、圖紙、圖表、目錄在內(nèi)的文件材料，是維護、改建、擴建的依據(jù)。基建檔案的完整、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化直接關(guān)系到檔案利用的有效性，正確把握基建項目案卷質(zhì)量的諸要素，做好基建工程竣工文件的收集、整理、審查工作，提高案卷質(zhì)量必須做到：

①提前介入，同步進行

加強建設(shè)項目檔案質(zhì)量管理，保證項目建設(shè)檔案質(zhì)量，是國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，也是建設(shè)單位、施工單位以及檔案行政管理部門、基建部門的檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)。項目建設(shè)檔案資料收集整理工作要與項目建設(shè)同步。但工程建設(shè)進度是由各指揮部及相關(guān)的業(yè)務(wù)部門掌握，檔案行政部門、學(xué)校基建部門、檔案人員對工程的開、竣工及工程進度情況知之甚少。

②檔案齊全、質(zhì)量規(guī)范

竣工文件是工程的直接記錄，是工程驗交維修、改擴建的依據(jù)，檔案是否齊全、編制質(zhì)量好壞，是反映施工單位的管理水平和工程質(zhì)量的重要標(biāo)志，同時也會影響檔案材料的提供利用。項目檔案材料總類齊全，案卷質(zhì)量規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案利用的有效性。

學(xué)校基建部門對檔案資料的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性存在的問題要及時提出整改要求和意見，竣工前存在的問題要及時改進。檔案驗收與工程驗收要同步，檔案要有檔案行政部門及相關(guān)人員的驗收報告，不達標(biāo)、不完整的項目部分檔案資料移基建部門應(yīng)采取措施，基建部門對缺失檔案要嚴(yán)格把關(guān)，切實把項目建設(shè)文件案卷質(zhì)量的落到實處，對學(xué)校今后維修、改建、擴建等查檔利用提供有效保障。

參考文獻

[1]《建設(shè)工程檔案工作常用文件》（一） 福建省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處 2003.7

[2]《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》 （國檔發(fā)〔1998〕4號）