淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：隨著我國信息化水平的不斷發展，文書檔案管理水平是企事業單位檔案管理水平的重要體現之一，其管理水平的高低直接決定著該企業的檔案資料質量與完整性。所以說企事業單位的文書檔案管理是企業文化的重要組成部分，需要我們加以重視。

本文將從當前我國企事業單位中面對的文書檔案管理問題出發，討論其對策，為如何將文書檔案管理工作實現為標準化、規范化的目標提供相應的參考依據，從而保證單位各項工作的順利進行與發展。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

1 文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案重視程度不高

在當前許多企事業單位檔案工作管理中，領導對于檔案管理的重視程度一般較低，從而致使檔案工作實際投入的人力與財力較少，使文書檔案管理在基礎上就處于一個比較薄弱的位置，到最后表現出來的效果就是文書檔案管理效率低下。

另外，相關的文書檔案管理人員較少，甚至在一些企事業單位中出現一人兼任數職的情況，這樣就造成了文書檔案管理工作混亂，沒有針對性，容易出現檔案管理漏洞，比如說材料真偽不分明、收集范圍不明確、收集不及時，檔案資料的收集不完整、不到位等情況。

2.文書工作同檔案管理脫節

文書檔案管理工作其實是分為兩項工作，首先是文書工作，其次是檔案管理，兩者在實際工作中應該是相輔相成的關系，然而實際情況中，兩者無法得到有效的溝通，通常由于兩方的工作人員沒有進行必要的工作溝通，致使文書工作同檔案管理工作脫節，或者是文書工作人員在書寫是沒有按照檔案存放的要求進行，再或者是檔案管理人員不清楚文書的內容，致使管理混亂，從而造成裝訂不規范，用紙不達標，附件不規范，版記不全，原稿不全，編號不規范，程序辦理不規范，使用文種不當等等情況。

3.文書檔案管理專業素質不高

無論是何種行業、何種職業，專業的工作人員是該行業健康運行的重要保證條件之一，然而在我國現當代企事業單位的文書檔案管理工作中，一些工作人員沒有受過專業的培訓，對檔案管理知識存在較大的空白，這都為檔案管理水平的提高造成了巨大的阻礙。

另外，隨著計算機的不斷普及，現代化的檔案管理手段逐漸進入到企事業單位當中，所以必須要加強檔案管理人員的技術培訓與標準化管理。但是當前在一些企事業單位的文書檔案管理工作中，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員與其他部門之間交流較少，難以做好檔案工作，導致重要的文件資料散失。

4.整體配合不夠

上述幾點都是文書檔案內部存在的問題，在實際工作當中，事業文書檔案管理工作的外部環境也非常重要，他需要不同的部門的配合，比如一些部門比較特殊，不希望自己的檔案放置到檔案員處進行統一管理，那么就需要檔案工作人員具有較高的職業素養，去進行溝通。更重要的也需要其他部門的理解。

2 文書檔案管理問題的應對措施

從上面的討論我們可以知道檔案管理存在的種種問題，那么我們針對其現狀，為了達到規范性管理，提出以下三點管理措施：

1.強化檔案管理制度

首先，檔案管理人員是檔案規范管理的重要實施者，所以對其應該采取工作責任制度，加強其對于檔案管理的重視程度，例如：建立檔案工作小組，設立組長、成員，分配不同任務，對檔案進行整理、立卷等工作，出現問題能夠責任到人，進而加強檔案管理的檢查、指導和監督。除了在工作人員方面要加強制度管理，對于工作中的制度也要有針對性，例如建立合理的崗位負責機制，對于檔案文件移交等工作進行嚴格規定，對于檔案管理中的各項指標進行細化，分解，從制度上有效地對存在的問題進行解決。

2.強化檔案管理人才培養

對于上述提到的人才欠缺問題，應該有針對性的強化專業型人才培養，加強人才引進方面的投資，使更多的專業人才能夠發揮其作用，進一步實現傳統檔案管理與現代化電子檔案管理的同步進行。

通過人才的培養，可以避免因為人才不足而造成的文件歸檔不到位等現象，達到了檔案材料完整、準確、系統化的目標，使得人盡其才的管理效果，為檔案管理規范性提供了有利的人才資源。

3.加強檔案管理的綜合性

檔案管理的綜合性也是我們要注意的，包括對信息的收集與歸檔，發揮其信息功能、知識功能。檔案管理人員應該不斷加強自身業務素質和工作能力培養，大力開發檔案信息資源，對檔案內容進行系統編制，提高檢索速度以及檔案利用率。

只有充分將檔案管理作用發揮出來，才能為以后的人員調查、人事變更工作提供合理的科學參考依據，最終達到良好的社會服務功能。

3 結語

綜上所述，我們可以看出從一個企事業單位的文書管理水平能夠得出其整體管理水平的高低，所以我們要保證文書檔案管理在事業單位中的重要地位，不斷加強管理文書工作于檔案管理直接的交流，增加各個部門之間的聯系，樹立起高標準的文書檔案管理規范與意識，從基層做好檔案資料收集工作，從而保證企業的健康發展與檔案的高效率使用。

參考文獻

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[3] 金平. 淺談文書檔案管理中的不足及改善方法[J]. 經營管理者. 2016（13）

作者簡介

楊麗麗（1973-），女，福建省廈門市，本科，助理館員，主要研究方向：檔案管理（文書檔案、會計檔案、聲像檔案、業務檔案等）