分析高速公路竣工檔案的質量控制

李妮

摘 要：針對高速公路建設項目的竣工檔案，提出創建管理網絡、加強合同約束、明確監督指導職責、強化業務培訓、注重前期資料收集以及與工程結算直接掛鉤等有效的質量控制措施，為高速公路檔案工作提供可靠的理論依據。

關鍵詞：高速公路；竣工檔案；檔案管理；質量控制

在經濟快速發展的背景下，人們對于高速公路的需求越發迫切，隨之高速公路也得到了一定的發展和進步，這使與高速公路對應的竣工檔案管理變得格外重要。竣工檔案指的是項目由前期規劃開始，經歷立項、勘察、設計、使用與驗收使用等環節的全過程資料，其中資料的類型不固定，除了基本的紙質材料，還包括圖表、影像、音頻等。竣工檔案作為十分重要的質量檢驗依據和憑證，可為工程驗收，以及未來的養護維修等供以可靠的依據。現就高速公路竣工檔案，對其有效的質量控制措施進行探討。

1 創建健全的管理網絡

首先，在項目建設前，應嚴格按照“三統一”標準和分級管理的基本原則，創建一個完善的管理體系，體系需要覆蓋項目業主、施工監理、施工企業等方面的內容，進而對竣工檔案實施統一且全面的管理[1]。

其次，項目業主與各參建單位應成立專門的領導隊伍，同時還需指派一名具有豐富工作經驗的技術人員擔任專職檔案管理員，主要負責文件整理、數據計算、資料收集、信息記錄等工作，管理員的崗位職責需要和獎罰機制與考核直接掛鉤，以規范檔案管理員行為，達到提升工作效率與管理水平的目的。另外，項目的各個參建單位還要充分落實“一線工作責任制”制度，對工程檔案工作的實際進展進行仔細的檢查和監督，認真落實每一個工作細節，確但檔案管理實現規劃化與標準化目標。

2 加強合同約束

對于高速公路建設項目而言，合同管理始終處在重要地位，建設的所有過程都需要嚴格按照合同的要求進行。因此，在進行投標時，應將檔案編制要求、立卷要求以及相關規范提出的要求全部列入合同內容中，在此基礎上，還需根據工程實際情況，合理規定檔案形成時間、質量等要求。為保證檔案整體質量，可根據合同的具體內容，先扣除一部分合同額，將其作為管理保證金，從而起到督促管理工作順利完成。

3 明確監督與指導職責

考慮到高速公路建設項目點多、線長、面廣，以及參建單位眾多、參與人員復雜、時間長等特點，在項目建設時，需要切實強化檔案檢查與指導。想要充分發揮檢查指導真實作用的關鍵在于業主方的帶動性與代表性，簡單來說，就是必須要由業主親自對檔案進行監督[2]。項目業主可適時采取定期開展專題會議或不定期隨機檢查等手段，在對工程檔案實際工作進行檢查的同時，督促管理部門確保檔案工作和建設同步進行。業主在檢查和指導工作中，需要特別留意隱蔽工程對應的檔案資料，并給予足夠重視，檢查各項驗收記錄是否得到負責人簽字，進而更好的保證檔案真實性和完整性。另外，還要留意工程變更與計量付費相關手續的完整性，檢查工程變更對應修改內容是否準確到位等，確保檔案可以真實反映出項目實際情況。最后，注重項目竣工圖檢查，在確保其滿足相關規范要求的基礎上，對竣工圖質量進行檢查，圖面不清晰或印章不齊全的應及時整改，從而為工程驗收使用，以及后續維修養護等工作提供真實可靠的依據。

4 竣工檔案質量控制措施

4.1 加強業務培訓

項目建設初期，業主方應結合檔案管理需求，在充分了解和掌握工程實際情況的基礎上，積極組織開展專職檔案管理業務培訓活動，使每一位管理人員都可以學習到基本的業務知識和管理辦法，進而對歸檔范圍進行明確，統一下達檔案立卷標準。同時，還要根據檔案形成流程，編制一致的目錄、圖標與卷皮等，并將這些基本物資及時發送至各參建單位，為竣工檔案的高效、有序管理打下堅實的基礎。

4.2 注重前期資料的收集和保管

建設項目的前期資料是竣工檔案的重要組成部分，如果缺失這一部分資料，會影響到竣工檔案的完整性，使得檔案的作用大打折扣，無法為后續工作提供全面的資料支持，因此在實際的檔案管理工作中，必須注重前期資料的收集和保管，并且這也是各參建單位甚至業主代表最容易忽略的部分。高速公路工程在開工以前，由于不可避免的會出現臨時機構合并等現象，使得人員流動性較強，很難得到統一和固定，但此時的檔案材料已經形成，若不能及時度對這些材料進行收集和整理，就有可能造成“空檔”問題，對整個檔案編制和管理過程都造成了一定的不利影響。檔案管理人員必須認識到這一階段資料收集的重要性，當遇到變動時，需要及時和接任人員進行溝通和交代，保證檔案工作不會受到變動的影響，使其正常有序的進行下去[3]。

4.3 檔案管理質量需要和結算直接掛鉤

檔案驗收指的是項目業主與工程監理一同組織開展初步驗收工作，然后在初步驗收通過后，向上級主管部門遞交申請展開最后驗收工作。在對各個參建單位進行結算以前，各單位應在自檢的前提下編寫檔案驗收的自檢報告，并遞交給業主方和監理方。在進行驗收時，須嚴格按照規范流程執行，如圖1所示，根據實際的驗收結果，針對那些沒有通過驗收的參建單位，應根據實際情況提出合理的修改建議，形成對應的書面材料，要求參建單位限期進行整理和修改，直到驗收合格才可以辦理相關交接手續。而通過驗收的參建單位，可直接辦理結算手續。

5 結束語

總而言之，切實提升高速公路建設項目檔案管理質量，需要得到項目業主和各個參建單位的共同配合與支持。業主方應依靠其自身職能充分發揮監督作用，按照合同的規定與規范對檔案質量進行認真的檢查，而參建單位需要認識到檔案管理對于工程建設的重要作用，做到層層把控，保證編制的竣工檔案具有良好的完整性、真實性與系統性，從而使竣工檔案驗收更加流暢、順利，為充分發揮自身價值和作用奠定基礎。

參考文獻

[1]邱軍. 高速公路竣工檔案的質量控制的探討[J]. 黑龍江交通科技，2015，10：186.

[2]陳龍民. 試論高速公路竣工檔案的質量控制[J]. 山東檔案，2012，05：46-47.

[3]蘇培新. 高速公路建設項目檔案竣工圖編制的質量控制[J]. 廣東公路交通，2011，01：61-62.