檔案管理模式的理論探索

李巍

摘 要：在信息化時代推動下，先進的科學技術使社會多個領域隨時面對著更新與換代的局面。在此背景下，國內機關事業單位的檔案管理模式直接受到影響，常規的應用方案逐漸被淘汰，甚至一定程度上影響事業單位人力資源管理。本文以知識服務為基準的檔案管理模式為例，簡單說明其在實踐中具有的優勢，并分析了在應用中的基本要求，并以此為基礎，對優化檔案管理模式的策略，進行探索。

關鍵詞：檔案管理；模式；探索

隨著世界經濟的迅猛發展，并借助于科學技術的進步，當前社會已經邁入信息化時代，人們的日常學習、工作生活中充斥著海量的信息，給各個行業都帶來的巨大的變化。由于檔案管理工作的內容包括收集、整理歸納以及保管信息，導致信息時代給檔案管理模式帶來重要沖擊改變。對于每個單位而言，檔案管理直接關系到單位內部人員調動和自身的穩定性，并進一步關系著社會服務功能的發揮。對此，僅以當前基于知識服務的檔案管理模式為例進行理論探索，以期能夠幫助事業單位提升工作效率，節約辦公成本的投入，創造應有的價值。

1 以知識服務為基準的檔案管理模式的優勢

現階段，國內經濟持續蓬勃發展，在這樣的新形勢下，事業單位同樣接受著考驗，且人性化服務的理念逐漸推廣并深入人心，對事業單位而言，不僅要面向社會各界提供優質的服務，同樣要單位內部進行整合，加強對檔案管理的優化力度[1]。而在現代化經濟體系中，知識經濟成為人們關注的熱門，即對知識和信息進行包裝和加工，促進經濟的發展，知識管理也由此出現，更加重視對知識的創造性利用。因此可以說以知識服務為基準的檔案管理模式，是時代發展的產物。本單位在實踐中應用以知識服務為基準的檔案管理模式，能夠為單位注入新鮮的活力，節約人力、物力資源成本，使管理工作的質量得到提升。

2 基于知識服務的檔案管理模式要求

（一）運用知識模型

以知識服務為基準的檔案管理模式中，最基本的要求是應用知識模型，使管理具有人性化特點。本單位在具體實施中，不僅僅是對信息的簡單收集和保管，更加重要的是，在知識信息累積的過程中，對檔案的內容進行分析和評定，明確檔案的內在價值，構建全新的知識模型[2]。在此基礎上，初步建立健全信息數據庫，成為人員調動和建立人力資源管理方案的參考依據。因此事業單位要引起重視，應當以現有信息資源為基礎，構建全新模式，確立培訓計劃，優化培訓內容，創新系統的人才考核標準和激勵機制。

（二）樹立檔案管理意識

以知識服務為基準的檔案管理模式雖然具有顯著優勢，但是為了能夠將其作用發揮至最大化，單位的領導人員必須樹立正確的檔案管理意識。為達到這一目標，應從單位的最基層入手，使檔案管理觀念深入人心，并逐漸將這一意識融入單位的文化中。同時，以知識服務為基準的檔案管理模式必須要保證收集信息檔案的完整無缺。對此可在具體實踐中對現存檔案進行整理歸納，在豐富的知識累積下，進行分類，可以依照檔案的功能、用途等性質，以備查詢。由此，檔案管理工作才能保證其綜合與完整，并推動知識模型應用的發展。

3 優化檔案管理模式的策略

（一）創新檔案管理理念

檔案管理就其性質和用途而言，可以說是事業單位人力資源管理體系的環節之一，同時也是一項服務性質的工作，但是無論從哪一方面來看，檔案管理最終要投入到單位運轉和功能服務。可以說檔案管理理念應當是跟隨事業單位需求而不斷進行變化的，因此，隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理模式顯然已經不能符合標準，甚至會影響到未來的進一步發展[3]。對此，單位的領導者必須要與時俱進，認識到檔案管理的重要意義，不斷打破常規看法，更新自身理念，并吸收國內外先進的經驗，結合自身特色，打造出具有自身特色的創新檔案管理理念。而以知識服務為基準的模式正符合這一要求，滿足人們對檔案管理模式的期待。

（二）引進現代化技術，改變工作方法

目前計算機網絡技術日益成熟，給社會各方面都帶來了創造的機遇，許多在以往看似不切實際的想法得以成為現實，同樣，機關事業單位引入現代化技術也是必然趨勢。首先要將編碼理論運用到檔案管理工作中去，借助高效快捷的網絡技術，來提升單位進行檔案管理的速度，節省信息整理和分類的時間，使工作模式更加靈活，工作時間和地點不再受場地所限制。其次要建立單位內部的檔案管理中心，構建出一個信息共享和交流的平臺，且服務對象不僅僅面向領導管理層，同樣也為普通職工提供服務，讓信息發揮出更大的價值。最后，改變工作方法，增加對檔案分析的投入精力，鼓勵職工進行單獨溝通，密切聯系信息提供者和檔案管理者之間的聯系，使檔案信息的傳遞和使用范圍擴大，保證提供給單位各個部門機構的信息具有時效性。

（三）重視對知識價值的追求

國家機關事業單位檔案管理具有巨大的潛在價值等待挖據，經由長期積累過程的檔案信息，可以看作為一項隱形財富，如何將信息發揮出作用，則需要加大對知識價值的追求力度。在對檔案信息中的精華進行提煉后，有助于將全新發展理念深入到工作人員內心，同時也促進以知識為基準的檔案管理模式真正落到實處。可以說，每個單位想要走上長久發展的道路，就必須要完檔案管理的初級任務，探尋先進的檔案管理模式，吸收優秀發展經驗，從而加強對檔案管理的控制力度，幫助單位制定發展規劃，提升服務質量和工作效率。

4 結論

綜上所述，在信息爆炸的當前社會，國家機關事業單位如何在不斷變化的形勢下，緊握核心信息，把握發展趨勢，是十分重要的問題，而檔案管理模式之間關系到事業單位內部的發展基礎，影響著辦公效率，同樣需要引起人們的重視。對此，首先要了解以知識服務為基準的檔案管理模式的優勢和基本要求，并在此基礎上，熟知優化本單位檔案管理模式的策略，通過不斷引入現代化科技，更新檔案管理理念，重視對知識價值的追求等手段，促進檔案管理模式發揮更大作用，提升自身服務力。

參考文獻

[1]于洋.基于知識服務的檔案管理模式的理論探究[J].民營科技，2016，01（06）：115.

[2]田潔.基于知識服務的檔案管理模式理論研究[J].辦公室業務，2016，02（09）：116.

[3]張喆.基于知識服務的檔案管理模式的理論淺議[J].才智，2014，11（23）：338.