推進事業單位檔案的規范化管理方法探究

安靜

摘 要：檔案管理是保證事業單位科學管理的重要保證，也是事業單位內部管理的重要組成部分。當前檔案管理還存在一些不足，在進行規范化管理時，還受到較多因素的影響。因此，需要解決制約檔案管理規范化的因素，才能促進事業單位檔案管理的規范化。本文對事業單位檔案管理規范化存在的問題進行分析，并提出推進事業單位檔案的規范化管理的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

隨著當前我國經濟與科學技術的快速發展，計算機與網絡也隨之快速普及。當前事業單位的辦公對計算機的依賴越來越大，文件生產與文件傳輸基本上都可以在計算機上進行，無紙化的辦公方式給事業單位的檔案管理工作帶來了新的要求。因此，對事業單位的檔案管理工作帶來的新要求，需要加快推動事業單位檔案的規范化管理。

1 事業單位檔案規范化管理中出現的問題

1.1 對檔案規范化管理的重視度不夠

通過檔案規范化管理，可以有效的推動事業單位的科學化與規范化發展，并且對提高事業單位的工作效率還具有非常重要的作用。目前，許多的事業單位都對檔案規范化管理有了足夠的重視，但是仍然有許多事業單位沒有注意到檔案規范化管理的重要性[1]。一些事業單位認為檔案管理的規范化不會帶來經濟效益，并且單位領導對檔案管理的工作不會關注。還有一些事業單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規范化管理工作無法得到有效地貫徹。

1.2 檔案管理制度的規范化不足

檔案管理制度是事業單位制度建設的重要部分，當前我國大部分的事業單位都建立了檔案管理制度。然而，在我國還是存在一些事業單位沒有建立完整的檔案管理制度，不注重對檔案管理制度的建設。一些事業單位制定的檔案管理制度較多的是對檔案人員的管理，沒有將檔案管理制度應用到事業單位全體人員的工作中，因此使得檔案管理工作缺乏配合，難以進行。還有一些事業單位建立了完善的檔案管理工作制度，但是沒有執行力，無法使檔案管理工作制度得到深入的貫徹實施，從而導致事業單位的檔案管理工作出現較大的問題，使檔案管理制度形同虛設[2]。

1.3 檔案管理模式缺乏規范化

在當前統計的事業單位的檔案管理規范化的情況來看，一些事業單位并不重視檔案管理的規范化與制度化，在檔案管理工作中，還存在著人工管理的情況。一些事業單位對檔案管理信息化建設也不到位，沒有為檔案管理工作提供相應的檔案管理軟件，沒有配備相應的現代化檔案管理設備，使得許多檔案管理工作只能依靠人工進行[3]。還有一些事業單位的檔案管理工作封閉性較強，不具備足夠的開放性，導致檔案管理在開放與利用方面存在較大的不足，使得檔案規范化管理的建設受到嚴重的制約。

2 事業單位檔案規范化管理的對策

2.1 提高認識，加強建設力度

加大對檔案規范化管理的宣傳力度，提高事業單位人員對檔案規范化管理重要性的認識。通過學習與宣傳的途徑，加強檔案法律法規以及相關規定的宣傳，提高各事業單位人員的檔案意識，讓各級領導與干部職工認識到檔案對國家的重要性，對社會各項事業發展的重要性，做好檔案工作是所有工作人員肩負的責任。增強檔案管理人員的綜合素質，提高檔案工作人員的專業水平。還需要穩定檔案工作人員，確保檔案管理人員的穩定是檔案管理工作的保障。檔案管理工作作為一份專業性較強的工作，需要工作人員具備較強的實踐性與操作性，這就要求工作人員要有豐富的工作經驗，才能達到檔案管理、收集工作的規范。因此，需要加強檔案工作人員自身綜合素質與專業技能的培養，樹立為社會服務的觀念，養成良好的職業道德，不斷加強自身的專業技能，掌握現代信息技術。

2.2 強化職責范圍，健全檔案管理制度

要落實檔案管理工作，首先要有制度上的堅實依靠。因此，首先需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運行，同時在各個檔案小組建立綜合檔案室，確定相關人員的職權以及職責范圍，并根據檔案室工作的實際，對相關機構配置一定數量的兼職檔案人員，從而形成完整的檔案管理網絡，保證檔案管理工作機制的運行。還要根據相關的法律法規，建立健全檔案管理工作制度，保證檔案管理工作的有序規范運行，因此，需要用制度來規范以及保證檔案管理工作。

2.3 擴大經費投入，改善檔案管理條件

我國各地區經濟發展差異巨大，不同地區事業單位的發展建設的程度也存在較大的差異。在我國經濟貧困地區，一些事業單位的經濟條件較差，對單位檔案的管理也比較落后，受經濟條件的制約，事業單位在短時間內還無法籌集資金以加強檔案管理的基礎設施建設。檔案管理部門的主管需要加強對檔案管理部門的監督，積極向政府部門請示，給予經濟支持，從而促進檔案管理工作的持續發展。對于具備相關條件的事業單位，需要投入資金改善檔案工作所需的設備，提高檔案管理設備的水平，從而提高檔案管理工作的水平。

2.4 開發檔案信息資源，強化檔案管理體系

要推進事業單位檔案的規范化管理，需要打破傳統的檔案管理觀念，以及管理模式，并樹立正確的檔案管理意識，充分利用檔案的資源信息。事業單位可以開展檔案的應用研究，可以根據本事業單位的檔案，編寫單位相關的發展史、編年史，擴大單位的知名度，從而促進單位的發展，并通過檔案資料的匯編，可以為各個部門提供所需的檔案資源。同時，爭取將現代科技融入到檔案管理工作中，從而最大限度的為事業單位與社會提供全面的服務。在利用檔案信息資源的同時，還需要強化檔案管理體系，確保與檔案規范化管理形成合力。建立完整的檔案管理體系，將檔案管理精確到事業單位工作的各個環節，同時健全與完善檔案管理的運行機制，推動檔案信息資源的開發利用，從而推動事業單位檔案的規范化管理。

3 結語

隨著社會的不斷發展，事業單位的工作也要與時俱進，事業單位的檔案管理工作也需要不斷規范化、系統化。當前檔案管理工作還存在一些問題，比如：事業單位對檔案規范化管理的重視度不夠、檔案管理制度的規范化不足、檔案管理模式缺乏規范化等。這些問題嚴重的制約了事業單位檔案的規范化管理。因此，要加強事業單位檔案的規范化管理，就需要加強檔案規范化管理的宣傳，提高對檔案規范化管理重要性的認識，同時，還需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運行，確定工作人員的職責范圍，根據檔案室工作的實際，給相關機構配置兼職檔案人員，以建立完整的檔案管理網絡。工作人員要樹立正確的檔案管理意識，加強自身綜合素質與專業技能的培養，不斷提高自身的專業技能，并樹立為社會服務的觀念，養成良好的職業道德，掌握現代信息技術。要加強事業單位檔案的規范化管理，還需要健全檔案管理的運行機制，促進檔案信息資源的開發利用，從而達到強化事業單位檔案規范化管理的目標。

參考文獻

[1]張洪冰.事業單位檔案管理的現代化和電子化[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業黨建與政工創新工作發展學術研討會”論文集（下）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016，02：27-88.

[2]景俐清.推進事業單位檔案的規范化管理策略[J].山西農經，2015，06：112-36.

[3]趙晶瑩.加強宏觀管理全面依法行政促進全省檔案事業持續健康發展[J].黑龍江檔案，2016，03：18-19.