淺論檔案管理現代化過程中存在的問題及改進措施

李紅?潘恒亮

摘 要：隨著網絡技術的不斷發展以及計算機的迅速普及，人們的生活、工作自動化程度也在不斷提高。檔案管理作為一項繁雜而細致的工作，若能根據其實際工作的需求，將新手段和新技術應用于檔案管理中，將大大提高檔案管理的工作效率和現代化程度。本文分析了當前我國檔案管理現代化過程中存在的問題，并為加強檔案管理現代化提出來相應的改進措施，以期為加快檔案管理現代化進程奠定一定的理論基礎。

關鍵詞：檔案管理；現代化；存在問題；改進措施

1 引言

互聯網技術和計算機網絡技術的廣泛應用，極大地推動了各個行業和領域的現代化發展。在現代科技迅猛發展的大環境下，我國檔案管理工作也逐漸走向了科技化和現代化，資源處理系統、現代檔案存儲技術、信息采集分類軟件等現代科技技術被廣泛應用于檔案管理工作，極大地提高了檔案管理的工作效率，完善了檔案管理手段，實現了檔案管理的現代化過程。檔案管理現代化主要是指在檔案管理過程中，依據科學的理論指導，采取相關的科技手段，開展高效率的管理手段，使得檔案管理達到預期的效果，并創造良好的社會和經濟效益。目前，各種先進網絡技術的應用大大推動了我國檔案管理的現代化發展，并取得明顯的成效，但在檔案管理現代化發展過程中還存在很多不足之處限制著檔案管理現代化的進一步發展。

2 檔案管理現代化過程中存在的問題

目前，在檔案管理現代化過程中主要存在檔案管理標準化程度不高、檔案管理現代化建設投入較少以及檔案管理人員素質偏低等問題。

2.1 檔案管理標準化程度非常低

檔案管理標準化是實現檔案管理現代化的重要基礎。檔案管理是一項復雜而細致的工作，在復雜的檔案管理體系中，涉及到很多松散的管理問題，如：整理、鑒別、保存、查詢等工作。傳統的檔案管理方式相對比較混亂，各個不同的基層單位根據自己的管理方式進行檔案管理，因此管理模式和風格差別比較大。此外，不同的部門使用的檔案管理軟件沒有統一的標準。因此，檔案管理部門常出現檔案數據不完整、管理水平低下、標準化程度不高等問題。由于部門管理分散、協調力度弱、配合度低，常出現檔案重復建設的現象，嚴重限制了檔案管理現代化進程的發展。

2.2 檔案管理現代化建設投入較少

目前，很多企業對檔案管理的重要性認識不夠全面，對檔案管理現代化建設思想意識薄弱，在檔案管理的資金投入上也相對較少。因此，實際工作中，常常出現資源緊缺、管理設備落后、安全設施不到位等現象。檔案管理現代化建設的落后嚴重制約了檔案管理的數字化和自動化，各種先進的管理技術和方法在沒有設備支撐的環境下是很難發揮其效用的。

2.3 檔案管理人員素質較低

檔案管理現代化發展不僅需要先進的現代化設備作為支撐，還需要具有相關技術水平和前瞻性知識的管理人員才能最大化地發揮設備的作用。只有不斷地更新管理理念、提高管理人員的專業素質，才能夠更好地滿足檔案管理現代化發展的需求。目前，我國大部分檔案管理人員并沒有及時學習和掌握先進的檔案管理技術和方法，仍保留傳統的思維方式、采用傳統管理方法，這種不緊跟時代步伐的做法嚴重制約了檔案管理的現代化發展。

3 檔案管理現代化的改進措施

檔案管理現代化過程中存在的問題嚴重影響了檔案管理工作的順利展開，針對上述問題，可以采取相應的改進措施加強檔案管理的現代化，如重視檔案管理的規范化和標準化建設、增加檔案管理的現代化設施、注重現代化檔案管理人才培養等。

3.1 重視檔案管理的規范化和標準化建設

在檔案管理的實際工作中，為了實現檔案管理工作的規范化和標準化，需要根據工作的實際需求制定出一套科學、合理的實施標準，嚴格約束檔案管理的秩序，這是實現檔案管理現代化的重要前提。想要真正提高檔案管理的質量和速度，僅僅依靠技術上的支持，是遠遠達不到檔案管理上的專業化和標準化。因此，只有將檔案管理規范化及標準化的建設視為檔案管理現代化進程中的第一步，才能為檔案管理現代化發展打好基礎。

3.2 增加軟硬件設施的投入

在檔案管理現代化發展過程中，配套且齊全軟硬件設施是實現檔案管理現代化的基礎。企業只有適當地增加檔案管理資金的投入，用于檔案管理現代化建設設備的購置，才能更好地將現代化檔案管理技術應用于實際工作中。

3.3 注重現代化檔案管理人才的培養

檔案管理現代化的重要保障是人才的培養，現代化檔案管理人才在檔案管理現代化建設中起到了不可或缺的作用。所以說，加強對檔案管理人才的培養勢在必行。針對目前檔案管理人員的缺陷，擬定適當的培養計劃與方案，重點放在提高檔案管理人才的技術知識和知識結構等方面，保證其能夠充分快速地適應行業的發展需求。

4 結語

在科學技術水平快速發展的時代，實現檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢。但在檔案管理現代化發展進程中，只有充分了解認識到其發展中存在的問題并根據工作實際需求采取相應的改進措施，才能更好地完善檔案管理現代化手段、加強檔案管理現代化、提高檔案管理質量和工作效率。

參考文獻

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