檔案管理現(xiàn)代化的時代意義

金浩程

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化，既是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，也是時代發(fā)展的迫切需要，這不僅僅是一個技術提升的問題，也是一個資源整合、觀念融合的現(xiàn)實問題，既關涉當前工作，又影響長遠發(fā)展，具有重要的時代意義。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；信息化；碎片化；時代鏡像

改革開放以來，我們對檔案、檔案管理的認識有了不斷拓展和深化， 但也必須看到， 我們的檔案學是在不同的題域內展開的，由于不同題域的研究使用著不同的概念和話語， 因而使檔案管理的知識體系呈現(xiàn)出“碎片化”的隱憂。筆者認為，現(xiàn)代化是解決現(xiàn)代化過程中有關問題的最佳方式，只有通過管理范式的研究，找出其間的共通和邏輯關系， 才能使檔案學知識體系關聯(lián)起來， 形成有機的整體。

1 檔案管理現(xiàn)代化的內涵

信息化浪潮的涌現(xiàn)，深刻地影響了檔案管理的轉型，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內涵。我們應該正視這種發(fā)展與變化，準確地把握新趨勢和新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。

首先，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。當前，要確定努力目標和方向，必須摸清國際國內動態(tài)，了解過去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢。要想做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。而傳統(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要，只有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到所需的檔案材料。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應我國實現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進水平的必然要求。

其次，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。隨著檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，改革和創(chuàng)新已成為十分緊迫的任務。

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要途徑和內容

檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、動態(tài)的概念，在不同時期被賦予不同的內容和形式。當前，以檔案資源信息化為核心內容的檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正在日漸成熟。

結合城市管理工作的實踐，筆者認為檔案管理現(xiàn)代化主要包括三個方面：一是管理手段的現(xiàn)代化。具體是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。二是檔案資源的信息化。在信息時代，信息化將成為檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是檔案管理現(xiàn)代化的核心內容。檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫。檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。三是管理方式的標準化。在信息時代，信息的共享更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)。按照這個標準和尺度，審視城管檔案工作，筆者認為主要存在以下問題：檔案門類不齊全，結構單一，以紙質文書檔案為主，聲像檔案、電子檔案很少。執(zhí)法業(yè)務檔案不齊全，部分執(zhí)法業(yè)務檔案在經(jīng)辦人手中，未及時整理，特別是個別辦案時間拖延較長的案件或經(jīng)過復議、訴訟程序的案件，隨著時間的推移，機構改革，經(jīng)辦人員的輪換， 使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及時整理歸檔至檔案室，影響了執(zhí)法檔案的完整性。檔案的數(shù)字化加工力度不足，以致在城管網(wǎng)上可供查詢利用的檔案數(shù)據(jù)很少，全文信息更少。編研材料少，受傳統(tǒng)觀念影響，缺乏主動參與意識，編研成果很少，質量也不高，就算是僅有的編研資料也只限于檔案部門自身使用的專題目錄和文件匯編，可以說只有編而沒有研，未能充分提供工作決策參考作用，使城管檔案的現(xiàn)實作用發(fā)揮不大。這些問題的存在，使檔案管理現(xiàn)代化成為一個緊要的現(xiàn)實問題。

3 檔案管理現(xiàn)代化的文化意義和現(xiàn)實可能

“中學為體，西學為用”的問題已經(jīng)談論、爭論了整整一個世紀。這個問題是1898年張之洞為“會通中西，權衡新舊”所提出。一百多年后的今天，這種“體用模式”對我們是否有效？特別是在開發(fā)區(qū)這樣的特殊區(qū)域，所謂“中學為體、西學為用”究竟是如何表現(xiàn)的？當中、西文化在開發(fā)區(qū)碰撞融合，將會產生什么樣的火花？這是一個被忽略了的現(xiàn)實問題。而這個問題的作用，亦即文化理念的力量，已經(jīng)在現(xiàn)實中越來越彰顯出來。

回顧開發(fā)區(qū)的創(chuàng)業(yè)歷程，人們習慣于把開發(fā)區(qū)人形容為“拓荒牛”。這里面，包含著創(chuàng)業(yè)的勤懇，對目標的執(zhí)著，以及埋頭耕耘、任勞任怨等美好品質。在筆者看來，更愿意把開發(fā)區(qū)人比作向“風車”宣戰(zhàn)的人，就像西班牙作家塞萬提斯筆下的堂吉訶德，一個人孤獨地向“風車”宣戰(zhàn)。這樣的譬喻，需要撇開傳統(tǒng)的語義理解，具體地說，開發(fā)區(qū)始終是處在一個被各級關注和關懷的大環(huán)境之中，這是需要首先肯定的。我更想說的是，開發(fā)區(qū)面對瞬息萬變的創(chuàng)業(yè)環(huán)境，就像面對風車一樣，從不放棄，永不言敗，不管面對怎樣的困難和阻力，始終不改變自己的方向，始終向新的可能性挑戰(zhàn)。社會正在日趨多元化，人的思想也越來越多樣化。英國人類學家泰勒在《原始文化》一書中，把文化定義為“包括知識、信仰、藝術、法律、道德、風俗以及作為一個社會成員所獲得的能力和習慣的復合整體”。按照這樣的觀點來看，開發(fā)區(qū)作為一個移民區(qū)，不同的文化在這里碰撞，并且產生火花，政府的一個重要職責，就是收集火花，整理火花，然后打造形成自己的特色文化。在很多的人看來，所謂理念是一個虛的問題，但我以為這是一個很重要的問題，因為它可以決定所有所謂“實”的東西，比如說經(jīng)濟社會發(fā)展、人民生活水平提高，等等。開發(fā)區(qū)發(fā)展到最終，文化理念將是開發(fā)區(qū)貢獻給其它區(qū)域的最為寶貴的財富。至于經(jīng)濟數(shù)字，更多的是伴隨著階段性發(fā)展目標的變化而變化，終究是會被后人超越和覆蓋的。如果說開發(fā)區(qū)的現(xiàn)實功用在于對傳統(tǒng)城區(qū)的拉動和輻射，那么它的理性意義就在于對現(xiàn)實的折射和反思，并且對未來形成某種有益的啟迪。這樣的觀照角度，被理論工作者稱為“過去將來時”，站在將來的角度來審視我們現(xiàn)在所做的，就會減少許多的盲目和短期行為。

在這樣的文化背景下來探討檔案管理的現(xiàn)代化，這個問題顯得尤為真實和迫切。首先，在技術層面，利用計算機檢索檔案，極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。科技在迅猛發(fā)展，社會在不斷進步，國家在日益強大，檔案部門要充分認識檔案現(xiàn)代化、信息化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新方法，與時俱進，全面推進檔案現(xiàn)代化、信息化建設，促進檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為國家改革開放和現(xiàn)代化建設服務。其次，在管理層面，要提高檔案管理者的自身素質，充分挖掘和利用檔案資源，抓住城管工作的熱點、難點問題開展檔案基礎編研、專題編研和深度編研工作，使檔案工作深入化發(fā)展。同時，不斷提高檔案的利用率，充分體現(xiàn)檔案的使用價值。盡可能地利用現(xiàn)有檔案開展工作，為現(xiàn)有工作提供有更有力的數(shù)據(jù)說明、推薦文件、證據(jù)材料等，保證工作成果有出處、有依據(jù)，提高工作的說服力，提高決策的前瞻性。