淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策

傅育利

摘 要：檔案管理是國有企業管理活動的重要組成部分，對企業生產、經營具有重要的指導價值。但當前，國有企業檔案管理普遍存在檔案管理人才緊缺、檔案信息開發滯后、檔案法制觀念不足、電子檔案管理滯后等問題，亟需企業加以改進和調整。基于此，本文分析了國有企業檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進對策，以期為相關檔案管理人員提供借鑒和參考。

關鍵詞：國有企業；檔案管理；檔案管理員；檔案法制意識

檔案是企業在各項經營管理活動中形成的各種文件資料及電子數據的總和，是企業歷史面貌的真實記錄和反映。國有企業開展檔案管理工作，可以為企業文化建設、經營決策及技術發展提供強大助力，促進企業的良性有序發展。因此，研究國有企業檔案管理問題具有重要的現實意義。

1 國有企業檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理人才緊缺

為了加強企業的檔案管理，很多企業都安排辦公室管理人員兼任檔案管理員。一般來說，這些兼職檔案員除了檔案管理工作還要承擔其他的工作，很難將過多的精力放在文件材料的收集、整理、歸檔上。而且這些人員往往缺乏檔案管理專業知識，有的雖然有經過上崗培訓，但后續沒有對其進行相關業務知識的再培訓，最終導致企業的檔案管理工作混亂，整體管理質量較低。

2.檔案保管設施落后

檔案庫房本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，有些國企寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，有些國企甚至都沒有專門的檔案室，檔案資料長期與一些雜物存放在一起，檔案資料霉變、蟲蛀、損毀現象時有發生。

3.檔案信息開發滯后

第一，企業在分析檔案信息的同時不能編制參考資料。第二，檔案信息開發方式較為落后，且開展途徑較少。第三，企業對信息開發與經濟效益之間的關系了解尚淺。某些企業為了達到檢查標準，可能隨便選人參與編制研究工作，這導致研究的產品層次較低、質量較差且實用性不強。有的企業雖然選題較好并且緊跟時代潮流，但也會因為編制研究時間過長而導致該項工作無法發揮其應有的作用。

4.電子檔案管理滯后

電子檔案在管理過程中主要有以下問題：第一，電子檔案對軟硬件的依賴性較強。電子檔案依賴計算機和各種信息技術進行操作和管理，如果計算機硬件出現問題或者網絡出現問題，電子檔案的管理工作將很難繼續進行，這說明電子檔案管理的獨立性較差。第二，信息的固定性和客觀性較差，在計算機和網絡上，信息的修改和增減是很方便的，這在一定程度上影響了信息的穩定性。

2 國有企業檔案管理工作的改進對策

1.加強檔案管理人才培養

檔案管理人才是連接檔案和檔案利用者的紐帶，因此，加強檔案管理人才的培養，提高檔案管理人才的綜合素質，對企業的發展具有重要意義。首先，有能力的企業應配備專職的檔案管理人員管理企業的檔案，檔案管理人員應該熟悉企業檔案管理的流程和規范，在檔案的接收、整理、歸納、保存和上架等各個環節都應該進行嚴格把握，并將各類信息及時錄入到計算機中。其次，企業應該重視對檔案管理人員的后續教育和培養，在經濟和技術快速發展的當前社會，新的行業領域不斷形成，給企業的檔案管理工作提出了更大的挑戰。最后，檔案管理人員自身也應該積極學習，努力拓寬自身的業務范圍和知識面，及時了解與檔案管理工作相關的各領域的發展現狀，努力提高自身素質，運用新技術和新理念進行檔案管理工作，實現單一檔案管理向復合型檔案管理的轉變。

2.加大檔案庫房建設投入

檔案庫房是檔案室保存檔案的基地，是為保護檔案提供基本物質條件的重要場所，是檔案保護技術中最重要的也是最基本的一項內容。檔案庫房建筑為檔案保護技術中長期起作用的因素，它為檔案保護提供了最基本的物質條件，檔案庫房建筑的好壞直接影響到檔案的保護條件，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室

分開。

3.增強檔案法制意識宣傳

檔案管理的法制建設工作在很多國企中都得不到應有的重視，甚至有的企業完全沒有開展法制建設工作。增強檔案法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。做好企業檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執法的認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規，做到知法、懂法，明確執法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。企業領導和檔案管理人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎。

4.完善檔案管理規章制度

國有企業要有效解決檔案管理分散、移交不全的問題，最重要的是要根據企業的實際情況制定完善的企業檔案管理規章制度，同時結合企業的發展戰略對該項制度進行完善和補充，以使各項制度都與企業發展策略相吻合。另外，加強企業檔案管理工作的宣傳力度也是很重要的，通過宣傳，企業應讓各部門都能認識到企業檔案管理工作的重要性和其對企業發展的意義所在，讓各部門員工積極配合檔案管理部門對檔案信息進行完善和補充，及時把檔案移交檔案室，促進檔案室文件的齊全和完善。

5.強化檔案的信息化建設

強化檔案的信息化建設不僅能提高企業對檔案的利用效率，還能為企業的運行和發展服務，因此，企業應該對檔案的信息化建設提起高度重視，將檔案現代化建設提上企業管理日程。首先，在檔案的信息化建設方面，企業應該加大資金投入力度，改善檔案管理工作的硬件設施，例如計算機、打印機、掃描機等硬件設備，其次，企業還應購買一定的檔案管理軟件，并根據需要對軟件進行及時的更新和升級，運用現代化管理手段逐步實現檔案信息的全文檢索，迅速、準確地進行檔案管理工作。

6.注重檔案資源開發利用

企業檔案是很重要的信息資源，不僅可以發揮檔案自身的價值，為企業發展提供依據，還能幫助企業管理者進行決策和管理戰略的制定。因此，企業在進行檔案資源開發的時候，要積極轉變思想，將企業檔案的開發利用工作提上工作日程，在物質和人力資源等各方面給予充分支持。檔案室要結合自身的室藏情況，積極開展檔案的編制和研究工作，挖掘有效的檔案資源和信息，積極對檔案進行深層次的開發，為公司的發展提供保證。

3 結語

綜上，國有企業的檔案管理工作是一項長期且重要的任務，為了規范企業的檔案管理工作，相關管理人員必須對現代化檔案管理工作提起重視，加大資金和人才投入，完善檔案管理規章制度，強化檔案的信息化建設，促進企業檔案管理的現代化發展，使其更好地為企業發展服務。

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