人事檔案利用工作的意義

沈春萍

摘 要：人事檔案工作曲家旨，是開發(fā)人事檔案信息資源，提供檔案信息為人事工作服務(wù)，為社會主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)，為了實(shí)現(xiàn)這個宗旨，人事檔案管理者向利用者傳遞檔案信息的工作，叫做人事檔案助利用工作，它是人事工作的重要組成部分。其基本內(nèi)容是通過各種方式直接提供人事檔案材料和有關(guān)人事問題的咨詢服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；利用工作；意義

人事檔案工作除了業(yè)務(wù)檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)外，一是基礎(chǔ)工作，包括收集、鑒別、整理、保管、統(tǒng)計(jì)；一是利用工作。利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的。利用工作在整個人事檔案工作中層主導(dǎo)地位，是最富活力的中心環(huán)節(jié)，集中體現(xiàn)了人事檔案工作的服務(wù)思想和服務(wù)方向。通過利用工作，檔案的固有作用才得以發(fā)揮，各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的效果才能最終得到體現(xiàn)。失去利用工作，檔案材料無異于廢紙，基礎(chǔ)工作也成徒勞，正確認(rèn)識利用工作的地位和作用，努力做好利用工作，充分發(fā)揮人事檔案在人事工作和社會主義物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)中的重要作用是十分必要的。

1 人事檔案利用工作是合理地培養(yǎng)和開發(fā)人力資源的必要條件

人是世間員最寶貴的因素，我國的社會主義建設(shè)事業(yè)，需要大量的有理想、有道德、有文化、有紀(jì)律的各個方面各個層次的人才，如政工、行政、企業(yè)管理、科教文化人才，等等。怎樣根據(jù)這種客觀的人事需求和各人的不同情況，使之適得其所，充分發(fā)揮他們的德才優(yōu)勢和積極性，為社會主義事業(yè)做出更多的貢獻(xiàn)呢？只有“知人”方能“善任”。利用人事檔案是“知人”的重要途徑。人事檔案對人的經(jīng)歷、學(xué)業(yè)、工作能力、業(yè)務(wù)水平、獎勵、任免等主要情況都有分門別類的記載。通過各種方式提供利用，考察、培養(yǎng)、使用人便有了一定依據(jù)，使人才資源的開發(fā)建立在可靠的科學(xué)基礎(chǔ)上。這也有助于克服育人用人的盲目性，糾正任人唯親、排斥異己等以權(quán)謀私的不正之風(fēng)。這個作用只有通過利用工作才能實(shí)現(xiàn)，是其他任何環(huán)節(jié)工作代替不了的。

人事檔案工作者要以高度的社會責(zé)任感，積極而又穩(wěn)妥地做好利用服務(wù)工作，使人事檔案的內(nèi)在價(jià)值充分表現(xiàn)出來，把“死“材料轉(zhuǎn)化為“活”信息，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)所用，這是時代和人民賦予人事檔案工作者的重要職責(zé)。

2 利用是人事檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿

人事檔案的價(jià)值和人事檔案工作的目的全在于利用，沒有利用，人事檔案及其工作便失去存在的意義，發(fā)展也就無從談起。利用的這個目的性滲透于人事檔案工作的全過程，從收集到保管，從統(tǒng)計(jì)到轉(zhuǎn)遞無一不是為了利用，而且各環(huán)節(jié)工作的效用要靠利用工作來最終實(shí)現(xiàn)。利用工作搞得怎樣，是衡量一個檔案室工作好壞的主要標(biāo)志。因此，利用工作是人事檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也是最活躍最有生命力的因素。

3 利用工作是促進(jìn)人事檔案工作自身發(fā)展的決定性因素

人事檔案工作的發(fā)展有賴于兩個因素，一是社會對人事檔案利用的需求，二是做好內(nèi)部各項(xiàng)工作，更好地服務(wù)于社會需要。這兩個因素的作用，都是通過利用工作來發(fā)揮，來促進(jìn)的。離開利用工作，社會需求無法滿足，服務(wù)于四化建設(shè)就是一句空話，自身的發(fā)展也就不可能。利用工作又是服務(wù)的窗口和聯(lián)系利用者的橋梁。人們對人事檔案的價(jià)值和對這項(xiàng)工作的意義的正確認(rèn)識，不是自發(fā)產(chǎn)生的，是在利用檔案的實(shí)踐中得來的，是從利用工作的實(shí)效中加深的。只有通過主觀努力，積極主動做好利用工作，才能爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，贏得各方面的支持，為人事檔案工作的發(fā)展提供較好條件。經(jīng)驗(yàn)表明，哪里利用工作搞得好，哪里的人事檔案工作就被重視，就會迅速地發(fā)展。

4 利用工作是檢驗(yàn)其他環(huán)節(jié)工作的標(biāo)尺

人事檔案工作有收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和利用等諸多環(huán)節(jié)。前幾個環(huán)節(jié)是利用工作的基礎(chǔ)和前提，為利用工作提供必要條件。一切人事檔案工作，歸根到底是為了利用，利用是人事檔案工作的中心環(huán)節(jié)。其他環(huán)節(jié)工作的質(zhì)量和數(shù)量，都會受到利用工作的檢驗(yàn)。如果利用者調(diào)閱應(yīng)有的檔案材料，而檔案中卻缺少，這就說明收集的檔案材料不夠齊全，或該補(bǔ)充的新材料沒有及時補(bǔ)充；檔案材料良莠不分，有用的和無用的混雜其間，利用者多有不便，這就告訴我們，鑒別工作的質(zhì)量不好；人家要查找獎勵材料，你把它放在考核材料類里，就表明整理時歸類不當(dāng)；調(diào)閱中發(fā)現(xiàn)檔案材料破損、霉變、蟲蛀，它提醒我們及時采取措施，做好檔案保護(hù)工作；領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)需要某方面的人事基礎(chǔ)數(shù)字，而檔案室卻末作統(tǒng)計(jì)，這種情況反映出人事檔案的統(tǒng)計(jì)和參考資料的編寫工作有待加強(qiáng)，等等。人事檔案利用工作是為社會需求服務(wù)的窗口，利用工作如何，是衡量業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的重要標(biāo)志之一。通過利用，發(fā)現(xiàn)其他環(huán)節(jié)的疏漏和不足，及時糾正。補(bǔ)救、改進(jìn)，完善基礎(chǔ)工作；基礎(chǔ)工作的完善又會進(jìn)一步促進(jìn)利用工作。如此良性循環(huán)，不斷推動整個人事檔案工作的發(fā)展和水平的提高。

利用工作是人事檔案工作服務(wù)性的集中體現(xiàn)。如何做好利用工作呢？

第一，樹立堅(jiān)定的服務(wù)思想。利用工作是直接為利用者服務(wù)的，人事檔案的作用發(fā)揮得如何，能否滿足社會利用的需要，在很大程度上取決于利用服務(wù)得怎樣。有的人妄自菲薄，看不起自己所從事的利用服務(wù)工作。一提“服務(wù)”好象低人一等。其實(shí)，社會上的任何工作、任何人都是以不同的工作方式和內(nèi)容在各自的崗位上為他人服務(wù)，同時也得到他人的服務(wù)。檔案利用工作，也離不開其他行業(yè)和其他人的服務(wù)。“全心全意為人民服務(wù)”不是一句空洞口號，是有著豐富內(nèi)容并通過扎實(shí)具體的行動體現(xiàn)的。有了堅(jiān)定的服務(wù)思想，才能滿腔熱忱地為利用者服務(wù)，積極主動地做好各項(xiàng)服務(wù)工作。

第二，要熟悉檔案內(nèi)容，了解客觀需要。“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。“知已”就是了解本室所保存的檔案內(nèi)容；“知彼”就是了解人事工作和其他工作對利用檔案的需要。把彼此情形有機(jī)地結(jié)合起來，利用工作才能搞活，服務(wù)工作才卓有成效。熟悉檔案內(nèi)存的方法應(yīng)由面到點(diǎn)，由淺入深地循序漸進(jìn)。所謂由面到點(diǎn)，就是先了解所存檔案總的概況，如數(shù)量、成分，人員的年齡、知識結(jié)構(gòu)的大體情況怎樣，檔案的整理、保管狀況如何，存放在什么部位，等等，從廣度上有個全面的了解，然后進(jìn)一步熟悉不同單位、職務(wù)、專業(yè)，不同年齡、文化程度的人員檔案。所謂由淺入深，就是從一般了解人事檔案的大致內(nèi)容入手，逐步深入了解和研究人事檔案的具體內(nèi)容、特點(diǎn)、價(jià)值。對價(jià)值大的檔案材料，要重點(diǎn)分析研究。這樣的深層了解和研究，根據(jù)實(shí)際需要，可以按人、按專題，也可以按時間、機(jī)構(gòu)，還可以從別的角度列出研究專題。對人事檔案有了一般的全面了解，又熟悉具體內(nèi)容，就能及時準(zhǔn)確地提供利用，答復(fù)咨詢，提高工作效率，并為領(lǐng)導(dǎo)部門的人事決策提供可靠的參考依據(jù)。

人事工作和其他工作對人事檔案的利用需求是多方面的。不能滿足于應(yīng)付門面，你要什么我拿什么。要學(xué)習(xí)黨的方針政策，了解本機(jī)關(guān)單位的職能，不斷拓寬工作面，走出檔案室，調(diào)查了解人員所屬單位的工作任務(wù)，長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期安排，征求領(lǐng)導(dǎo)同志和相關(guān)部門的意見，分析研究各方面利用人事檔案的需要，才有好的利用效果。

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