試議人事檔案現代化的管理手段

代慧敏

摘 要：人事檔案管理現代化，是以現代化的管理意識、管理方法和手段應用于人事檔案的管理，使之科學化、高效化，以充分發揮人事檔案的作用。

關鍵詞：人事檔案；現代化；管理手段

實現人事檔案管理現代化必將給人事檔案工作帶來巨大的變化，大大提高工作效率，使人事檔案情息資源得到更加充分的開發利用，又可延長檔案壽命；檔案管理人員也將從繁瑣的手工勞動中解放出來，以更充足的精力在更高層次上學習研究新的科學技術和業務知識，進一步提高科學管理水平。

1.隨著社會主義各項建設事業的發展，學生、工人、干部隊伍日益壯大，人事檔案材料不斷增加，社會各方面對人事檔案的利用也越來越頻繁和迫切，要求也更高。而目前我國人事檔案的管理意識、設備和技術方法都比較落后，基本處于經驗管理和手工操作狀況。管理人員很難準確掌握所頹檔案和社會利用需求的情況；設備簡陋，保管條件差，手工作業，工效不高等，給管理和利用帶來許多難題，使人事檔案的作用難以充分發揮，與觀代化的發展形勢很不適應。這些矛盾突出地擺在我們面前，解決的辦法只有一條，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動種解脫出來，實現管理現代化。

2.社會主義現代化建設是一項偉大的事業，需要發現、培養和造就一大批建設人才，而人事工作是做人的工，只有詳細全面地占有人事檔案材料，才能合理使用人才，做到知人善任，充分發揮其所長，為社會主義現代化建設盡心盡喪地工作。為了迅速、準確、全面、系統地提供人事檔案材料，維護檔案安全，提高管理工作效率和科學水平，必須實現人事檔案管理現代化，這是社會主義建設事業的需要，也是人事檔案工作自身發展的需要。

人事檔案管理現代化，是人事檔案工作發展的必然趨勢，但又不可能一蹴而就，需要在不斷的改革中逐步前進。新管理理意識，用科學的態度學習管理科學；從我國的實際情況出發，把學習和創造結合起來；要打好基礎，做好標準化和人員專業化的工作，為實現人事檔案管理現代化準備條件。

1 更新管理意識

社會生產力的提高，要求從多方面改變同生產力發展不相適應的生產關系和上層建筑，其中包括改變一切不適應的管理意識和管理方式。我們要立足本國面向世界，用科學的態度學習管理利學技術，博采眾長，學習、吸收、消化國外好的管理經驗和科學技術手段，為建立社會主義人事檔案管理現代化所用。

2 從我國國情出發，把學習和創新結合起來

我國是個大國，又是一個窮國，科學技術也比較落后，不可能一下于拿出很多的物力、財力和先進的科學技術去裝備人事檔案管理。另外，我國各級、各地人事檔案的管理范圍、檔案的數量、保管和利用的情況，人力物力條件等都不盡相同，需要從各自不同的實際情況出發，逐步實現人事檔案管理的現代化。有條件上的項目，要積極地抓緊完成，沒有條件的要創造條件，有計劃分步驟地安排，切不可生搬硬套，一哄而上。

同時，我國人事檔案管理工作也積累了一些好的經驗和做法，有一支人數眾多的專業隊伍。我們要盡力發揮這些優勢，揚長避短，善于總結自己的經驗教訓，不斷創造新經驗，開拓出新路子。

3 實現管理業務和技術標準化、人員專業化

人事檔案管理的現代化是一項復雜的系統工程，不是單靠行政手段所能辦到的，也不是有了先進設備就能奏效的；而是必須保持高度的統一協調，形成有機的整體，有條不紊地循序漸進。在這個漸進過程中，首先要打好人事檔案管理現代化的基礎，主要的是盡快實現管理業務和技術的標難化，管理人員的專業化。

（一）管理業務和技術的標準化

人事檔案管理業務和技術的標準化，是指在人事檔案管理的業務技術活動中，制訂和實行科學的統一規則和技術規范，使管理工作趨向統一化、規范化。

標準化是實現人事檔案管理現代化的重要手段，是科學管理的重要組成部分。沒有統一的標準，各自為政、我行我素的混亂狀態，不可能實現現代化。因此，標準化也是管理現代化的重要基礎，必須制訂一系列標準，使人事檔案管理的各項工作和各個環節、程序、規格，有個統一的章法，一致的規定，大家氰按照規范的標準要求去工作，互相協調，達到高效化。

人事檔案管理業務和技術標準包括以下兩個方面：

1.管理業務方面的標準，如檔案材料收集、整理、鑒別、統計、提供利用工作的標準，著錄標準，檔案室的管理標準等.

2.技術和設備方面的標準，如電子計算機的語言標準，數據庫設計標準，縮微復制品的質量規格標準，保護技術設備和檔案裝具標準等。

（二）人員的專業化

先進的技術設備只不過是由人掌握的工具，人在現代化管理中，始終起主導作用。人事檔案管理人員專業化的根本途徑是發展教育事業，建立—支具有高度政治素質和現代科學技術以及業務管理知識的專業隊伍，懂得電子計算機、縮微等先進科學技術的理論和技能，能操作，會管理，勇于為社會主義人事檔案事業努力進取。

科學技術的發展將給人事檔案管理傳送越來越多的先進科學手段。不管采用哪種科學技術手段，都要注意：一、辦事要量力而行.不能不顧人力物力條件，盲目購置現代化設備造成浪費：二、實現人事檔案管理觀代化需要一個漸進過程。在這個過程中，在采用先進科學技術的同時，不能忽視可行的傳統技術方法，兩方面要結合起來。一時不具備條件的地方和單位，一方面要為采用現代化先進技術手段積極創造條件；同時，要善于總結自身的經驗，管好用好現有的設備和技術，并對它們進行改造革新。通過不懈的艱苦努力，立志改革創新，我們—定能夠開拓出一條具有中國特色的人事檔案管理現代化的新路來。

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