檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題與解決措施

宋穎

[摘 要]實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化對經濟的發(fā)展和社會的進步具有重要的作用，文章總結了目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提出了相應的解決策略。

[關鍵詞]檔案；現(xiàn)代化管理；問題與辦法

隨著經濟的發(fā)展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務管理有機組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨特的優(yōu)勢和功能，如何實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，為政府排憂解難、完善服務，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合自身多年的檔案管理工作實踐，總結目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提出相關的解決途徑。

一、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題？

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2.缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段。

3.資金短缺，檔案管理設備和技術相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。

4.基礎工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎工作的規(guī)范化、標準化。目前機關、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規(guī)范操作。

5.檔案標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。

二、解決途徑

1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識，加強人才培養(yǎng)。第一，增強現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統(tǒng)的被動式服務改變?yōu)橹鲃臃眨瑢⒎忾]式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發(fā)展的需要。第二，加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

2.加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化。現(xiàn)代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

3.重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業(yè)內取得一致的認識，為總結、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發(fā)展檔案管理學。

4.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們必須正視這個現(xiàn)實、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術，也要重視傳統(tǒng)技術的研究和改造，使傳統(tǒng)技術與現(xiàn)代化技術有機結合起來。

5.積極引進先進的檔案管理技術，建立大型數(shù)據(jù)庫云端。實行電腦管理自動化和檔案管理的信息化。采用計算機來提高檔案管理水平，創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)和檔案信息使用系統(tǒng)，加上人事檔案原件管理系統(tǒng)。使得檔案查詢者可以通過檢索系統(tǒng)在不接觸到原件的前提下得到自己的查詢結果，既保證了人事檔案的保密和安全，又提高了查閱和檢索的速度。

6.加快檔案信息化進程，提高工作效率。當前檔案管理工作的一個重要課題就是如何充分利用計算機技術實現(xiàn)網絡化管理來對檔案信息存儲檢索。為了檔案盡快實現(xiàn)網絡化，信息化，亟待對檔案進行完整的數(shù)據(jù)庫建立工作。還有，明確的規(guī)定好實用權限后，依據(jù)所擁有的權限的不同，將部分信息對相關人員開放，明確方向，建立公開、透明的檔案管理機制。長此以往，人們的檔案意識必然逐步增強，同時，透明化的操作也增強了人們對檔案工作的支持和信任，更為人力資源工作奠定了堅實信息基礎。

7.加強正面引導，積極處理好檔案管理人員的管理問題。加強宣傳工作的進展力度，認真審核已經收集到的各種材料，要確實收錄些真實完善的人事或是其他類的檔案，嚴格把握所收集到的材料的質量。我們在鑒定所收集到的檔案時，檔案管理人員要保持嚴肅認真的態(tài)度，必須要保證整個資料的真實可靠性，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不推陳出新，更新工作模式，這樣一來檔案管理工作的工作效率自然而然就提高了，進而相關的業(yè)務質量也會提高。我們在辨別這些資料時，要實事求是，杜絕虛假信息，要知道真實性、可靠性、完整性是我們的首要保障。

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（編輯/穆楊）