中國平煤神馬集團項目檔案基礎管理及專項驗收情況調查分析

朱艷杰

摘 要：煤礦項目檔案驗收是煤礦項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目不得進行或不得通過整個建設項目的竣工驗收。通過此次調查分析，有助于我們了解和掌握基層單位項目檔案管理及檔案專項驗收的現狀及存在的問題，便于有針對性地開展工作，確保建設項目檔案專項驗收順利進行。

關鍵詞：項目檔案；基礎管理；項目檔案專項驗收；調查分析

為了解煤礦建設項目檔案基礎管理和項目檔案專項驗收情況，筆者于2016年5月～8月分別從項目檔案人員配置情況、對項目檔案專項驗收了解程度和制度建設方面、項目檔案收集和歸檔的管理方式方法、信息化建設、保管條件等幾個方面對中國平煤神馬集團旗下100多個基層單位中的90名專職項目檔案管理人員進行了一次問卷調查。此次調查共發放調查問卷100份，收回90份，回收率達90%。其中，有效問卷為90份，有效率為90%。以下是此次調查情況的報告。

1 調查基本情況分析

1.1 人員配置情況、對項目檔案專項驗收了解程度、制度建設情況。

1.1.1 項目檔案管理人員年齡結構合理。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，50歲以上的11人，占12.2%；35到49歲的42人，占46.6%；34歲及以下的占37人，占41.1%。

1.1.2 大多數項目檔案管理人員接受過檔案業務培訓，但絕大多數沒有參加過檔案繼續教育培訓。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，接受過檔案業務培訓的83人，達92.2%；未參加過業務培訓的7人，占7.7%；未參加過檔案繼續教育培訓的89人，占98.8%。

1.1.3 項目檔案管理專、兼職人員比例差距大。在基層100家處級單位的710名檔案管理人員中，項目檔案管理專職人員90人，占21%；兼職人員345人，占79%。

1.1.4 長期從事項目檔案工作的固定人員少，更換頻繁。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，從事檔案工作在10年以上的15人，占16.6%；5～10年的20人，占22.2%；1～5年的38人，占42.2%；1年以下的17人占18.8%。

1.1.5 項目檔案管理人員職稱分布成“菱形”結構，底層和頂層職稱人員分布較少，大多集中在中間層。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，底層的管理員12人，占13.3%；助理館員43人，占47.7%；館員的30人，占33.3%； 副研究館員5人，占5.5%。研究館員無，占0%。

1.1.6 多數項目檔案管理人員未進行科研項目的研究。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，主持或參加過檔案科研項目的有15人，占16.6%；未參加過檔案科研項目研究的有75人，占83.3%。

1.1.7 半數以上專職項目檔案管理人員表示未參加過項目檔案專項驗收。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，參加過項目檔案專項驗收的有48人，占53.3%；未參加過項目檔案專項驗收的有42人，占46.6%。

1.1.8 九成以上項目檔案管理人員清楚未通過檔案專項驗收的項目不得進行或通過建設項目的竣工驗收。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，清楚未通過檔案專項驗收的項目不得進行或不得通過建設項目竣工驗收的有86人，占95.5%；不清楚的有4人，占4.4%。

1.1.9 大多數單位項目檔案實行了集中統一管理，并實行了領導和相關人員崗位責任制。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，項目檔案實行集中統一管理的88人，占97.7%；實行集中統一管理但未建立崗位責任制的1人，占1.1%；不清楚的1人，占1.1%。

2 項目檔案收集、整理和歸檔的管理方式與手段

2.1 多數單位項目檔案驗收中項目文件材料收集、歸檔的主要形式為合同管理。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，項目檔案納入合同管理，在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件的時間、套數、范圍等的有85人，占94.4%；不清楚的5人，占5.55%。

2.2 多數單位的項目文件材料收集未能與項目建設同步進行。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，由于領導不重視，無法參與項目建設全過程的有42人，占46.6%；項目建設周期長，人員更換頻繁，無法參與項目建設全過程的有14人，占15.5%；檔案人員自身專業水平不高、缺乏礦井專業知識，無法參與項目建設的全過程有的有34人，占37.7%。

2.3 多數單位未采取措施對建設項目檔案前期進行管控。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，清楚本單位采取措施對項目檔案前期進行管控的有24人，占26.7%；不清楚的有66人，占73.3%。

2.4 近半數以上不清楚竣工圖是折疊成“手風琴”式和竣工圖章的內容填寫不能是同一筆跡。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，清楚竣工圖的折疊方法和竣工圖章的內容填寫不能是同一筆跡的41人，占45.5%；不清楚的49人，占54.4%。

3 項目檔案信息化建設

3.1 多數項目檔案信息化建設未予本單位信息化建設同步。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，未納入單位信息化建設規劃中、未與本單位OA系統對接的有51人，占56.6%；納入本單位信息化建設并與OA系統對接的有20人，占22.4%。不清楚的有19人，占21.1%。

3.2 多數項目檔案管理單位未使用檔案管理軟件。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，進行目錄檢索時，使用單機條文版檔案管理軟件的有20人，占22.2%；使用全文檢索版檔案管理軟件的有10人，占11.1%；未使用檔案管理軟件的有53人，占58.8%；正準備購置的有7人，占7.7%。

4 保管條件

4.1 多數綜合檔案庫房面積大于30平米，項目檔案專用庫房則小于30平米。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，項目專用庫房面積“10～30㎡”的1人，占0.1%；“30～50 ㎡”的31人，占34.4%；“50～100㎡”的50人，占55.5%；“>100㎡”的8人，占8.8%。

4.2 九成以上單位做到了辦公室、閱覽室、庫房三分開。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，單位做到辦公室、閱覽室、庫房三分開的有85人，占94.4%；單位未做到三分開的有5人，占5.6%。

4.3 多數單位配備了存放項目檔案的柜架。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，單位配備 “手動檔案密集架”的有69人，占74.4%；單位配備 “鐵質檔案柜”的有14人，占15.5%。單位配備“防磁柜”的有2人，占2.2%；單位配備其它的有6人，占6.6%。

4.4 多數單位項目檔案庫房配備了溫濕度控制設備，但半數以上單位并未對每日的溫濕度做記錄。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，單位配備了空調、去濕機、溫濕度儀的有51人，56.6%；單位配備了溫濕度儀、空調作為溫濕度控制和除濕的工具的有39人，占43.3%；其中對庫房溫濕度變化做記錄的41人，占45.5%；未做溫濕度記錄49人，占54.4%。

4.5 消防滅火設施多樣化，但基層項目檔案室主要消防設施以“人工滅火器”居多。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，使用“人工滅火器”的86人，占95.5%； 使用“自動滅火器”的2人，占2.2%；使用“自動噴淋”的2人，占2.2%；使用“高壓細水霧” 和“超細干粉”的0人，占0%； 使用“氣體”的1人，占1.1%；使用“其他”的0人，占0%。

4.6 多數單位未安裝防盜報警裝置。在參與調查的90名專職項目檔案管理人員中，本單位安裝了防盜報警裝置的有10人，占11.1%；未安裝防盜報警裝置的有80人，占88.9%。

5 相關性分析

5.1 人員基本情況。從人員配置情況來看，項目檔案管理人員年齡結構比較合理，但高層次人才缺乏，研究館員，占0%。九成以上參加過檔案業務培訓，但有98.8%的項目檔案管理人員未參加過繼續教育培訓。專、兼職比例失調，人員流動頻繁。

5.2 項目檔案專項驗收情況。半數以上人員未參加過項目檔案專項驗收，對如何參與建設項目的過程跟蹤，如何對項目資料進行收集、歸檔整理等以及驗收條件、內容、程序等知之甚少，使得收集到的資料雜亂無序，分類整理時無從下手，工作不能有序開展。

5.3 制度建設情況。多數項目檔案單位都實行了項目檔案集中統一管理，并建立了項目檔案管理制度。

5.4 項目文件材料的收集、歸檔形式和整理方法。九成以上單位項目檔案收集采取納入合同管理形式，使得項目檔案收集、歸檔變得“有法可依”。多數單位項目檔案的整理方法采取按卷整理為主。

5.5 項目檔案信息化。從項目檔案信息化來看，項目檔案信息化建設與當前的煤礦建設現代化和信息化水平差距較大。

5.6 保管條件。九成以上單位建有綜合檔案庫房，做到了辦公室、閱覽室、庫房三分開，表明“三分開”的要求在基層已經得到了比較好的落實。多數單位項目檔案庫房余量不足20年，說明基層檔案室的存貯空間較以前已經有了改善，但仍存在余量不足的問題。

5.7 設備設施：項目檔案設備種類多樣，“密集架”已經成為檔案室的主流裝具，基層單位項目檔案柜架方面已經有非常大的改善。多數單位庫房配備的消防滅火設施多以“人工滅火器”居多。

（作者單位：中國平煤神馬集團 來稿日期：2016-08-12）