鄭州檔案中介公司現狀調查與思考

丁寶

摘 要：通過網站檢索與實地調查的方法，本文選取鄭州地區十家檔案中介公司作為樣本進行調查分析，指出鄭州地區檔案中介公司業務內容同質化嚴重、規模較小、人才結構不合理及宣傳工作不到位等問題。在此基礎上，提出打造優勢項目、拓展服務領域、完善人才結構和重視宣傳工作的解決方案。

關鍵詞：鄭州；檔案中介公司；發展對策；發展模式

1 引言

檔案中介公司是檔案中介機構發展分化而產生的一種類型。我國檔案中介機構最早的形式是1992年6月沈陽市成立的沈陽市檔案信息開發服務中心[1]。此后十年，國內陸續出現了檔案事務所、檔案寄存中心、檔案信息咨詢中心等檔案機構。其中檔案中介公司通常以檔案信息技術有限公司、檔案管理有限公司的名稱出現，以出售檔案用品、檔案業務服務為支撐。

鄭州地區檔案中介公司這些年發展迅速，為了更好地了解該地區檔案中介公司的現狀，本文選取鄭州10家檔案中介公司作為樣本，采取實地調查與網絡調查相結合的研究方法進行研究。實地調查法主要對鄭州地區10家檔案中介公司現場走訪，并通過工作參與的方式掌握第一手信息資料，了解了研究對象的工作環境、公司規模、員工數量以及工作內容等直觀情況。網絡調查主要針對調查對象的人事選聘情況展開。

通過調查，筆者對檔案中介機構的定義以及鄭州檔案中介公司的現狀與問題有了更全面、更深入的了解。

2 檔案中介機構的定義

學術界主要出現了兩種檔案中介機構的定義。第一種以“中介組織”為屬概念，將檔案中介公司定義為檔案行政管理部門和社會之間溝通橋梁、聯系紐帶。如黃力、李圭雄認為：“檔案中介機構是專門提供檔案管理服務的社會中介組織，是社會化檔案管理的代理商”[2]；宗培嶺認為：“檔案中介機構是介于檔案行政管理部門與社會之間提供檔案業務服務的社會中介組織”[3]。第二種以“服務公司（經濟組織）”為屬概念，強調檔案中介機構的法人地位，認為檔案中介公司是提供檔案業務服務的獨立組織。如劉勤認為：“檔案中介機構，是依法運用檔案專業知識，按照一定的業務規則或程序為委托人提供檔案事務代理、檔案業務培訓、檔案技術咨詢服務、檔案工作標準認定等服務的經濟組織。”[4]

因此，基于對鄭州檔案中介機構的實地調察以及相關文獻的研究，筆者認為檔案中介機構定義有宏觀和微觀之分：宏觀的檔案中介機構是指聯接檔案行政管理部門與社會，提供檔案信息咨詢服務的社會中介組織；微觀的檔案中介機構是指依靠軟硬件、人才、管理以及技術優勢，面向企事業單位、機關團體、社會組織和個人，提供實體檔案整理與寄存、檔案信息咨詢與加工、檔案管理信息系統開發和檔案人才培訓的檔案服務機構。

本文采用檔案中介機構的微觀定義，并提出檔案中介公司是以盈利為目的、具有獨立法人地位的檔案中介機構，符合鄭州地區的檔案中介實踐。

3 鄭州檔案中介公司現狀調查

本研究選取的10家檔案中介公司名稱有三類，如表1所示，主要調查的是公司發展規模、服務內容、服務對象以及人才狀況。

表1 十家檔案中介公司名稱

3.1 檔案中介公司的發展規模。“從業人員數”是重要的企業規模劃型指標，它具有簡單、明了的特點。因此筆者對鄭州檔案中介公司的人員規模進行了調查，結果（見圖1）顯示，有60%的公司人員規模處于1-49之間，20%的處于50-99人之間，另外有20%的處于100-499人之間。

圖1 鄭州檔案中介公司人員規模

根據《企業規模劃分標準》，從業人員10人及以上，100人以下的為小型企業，從業人員10人以下的為微型企業，鄭州檔案中介公司大部分屬于小微型企業。

3.2 檔案中介公司的服務內容。調查研究發現，鄭州檔案中介公司服務內容主要分為以下三類：

一是檔案信息技術類。主要內容是檔案信息化建設，包括數字檔案軟件開發、檔案數字化加工與處理、電子文件管理系統設計與維護等。

二是檔案勞務工作類。主要指檔案領域的勞務性工作，包括檔案人員管理與培訓、檔案實體整理與托管、檔案制度建立、檔案管理咨詢等。

三是檔案用品售賣類。主要指出售檔案活動中的各種耗材如檔案盒、卷皮等，檔案設備如裝訂機、除濕機、號碼機等。

3.3 檔案中介公司的服務對象。調查結果顯示，鄭州檔案中介公司的服務對象包括兩個方面：

第一，服務于政府、機關及事業單位。這些單位內部設有專門的檔案業務部門、明確的檔案規章制度、規范的檔案辦理流程，但由于力量有限，往往需要檔案中介公司的輔助。

第二，服務于企業、組織和個人。企業對象涉及能源、電力、建筑工程等行業，主要是大型企業。它們能夠意識到檔案管理帶來的巨大價值，同時有能力支付檔案業務外包的費用。組織和個人則是因為偶有出現檔案管理需求但無力實現，可以求助于檔案中介公司。

3.4 檔案中介公司的人才狀況。人才狀況是衡量一個公司實力的重要指標。通過研究鄭州檔案中介公司員工學歷的分布狀況，可以直觀地判斷企業資質優劣。

圖2 鄭州檔案中介公司招聘要求學歷層次情況

調查結果如圖2，50%的公司要求最低學歷中專以下水平，40%的要求為大專以上，10%的要求為中專，沒有公司要求最低學歷為本科。這反映出目前鄭州檔案中介公司的人才構成結構缺乏合理性，高素質檔案專業人才不足。

4 鄭州檔案中介公司發展中存在的問題

4.1 業務同質化嚴重，缺乏特色服務。檔案中介公司可以提供檔案管理任一環節乃至整個流程的服務，但鄭州檔案中介公司服務內容的調查顯示，目前業務開展的情況是同質化現象嚴重，小型公司多從事檔案勞務工作，大型公司著眼于檔案數字化、信息化開發工作。公司沒有令人耳目一新的亮點，作為用戶很難根據自己的需求挑選最合適的公司；作為商家，也難以在競爭激烈行業內凸顯自己的核心競爭力，特別是中小型公司無法實現持續發展。

4.2 企業規模較小，行業規模不足。從業人員數量的調查，顯示出鄭州檔案中介公司在規模上存在兩個方面的問題。一方面，鄭州八成的檔案中介公司從業人員數量都不足百人，缺乏一定的規模，既無法滿足消費者各種檔案管理的需求，也無法為公司帶來更高的經濟效益；另一方面，鄭州檔案中介行業規模不足，相關企業數量少，從業人員總量低，同時缺乏規模相當的企業作為領軍人，沒能形成規模經濟，發揮行業性的規模優勢。

4.3 高水平、專業型人才匱乏。從調查的情況來看，鄭州檔案中介公司的人才構成模式往往是“專業領導+非專業員工”，即少數檔案專業出身的高級人才居首，統籌公司規劃，負責業務開展；底層雇傭大量非專業的廉價勞動力，經過簡單的上崗培訓從事一些基礎性、重復性的勞務工作。這導致了三個問題：缺乏專業背景人才，人才水平低和“唯技術主義”傾向嚴重。首先，許多檔案中介公司的大多數員工都不是檔案科班出身，難以站在專業的角度審視自己的工作，阻礙了企業的升級與發展；其次，低水平人才在學習新技術、新知識，掌握新技能方面都具有一定的劣勢，效率偏低；最后，大型檔案中介公司在招聘中更加偏向IT、編程等計算機專業出身的人才，一如檔案學理論研究領域出現的“唯技術主義”，偏離了檔案的本質。

4.4 宣傳營銷工作薄弱，社會影響力有限。市場推廣是現代企業發展必不可少的手段，但是在調查中，筆者發現鄭州檔案中介公司中存在大量不重視宣傳營銷工作，導致社會影響力十分有限的情況。首先，以“檔案中介”為關鍵字在互聯網中通過Bing、Baidu等搜索引擎檢索，命中相關網站極少，而且有些網站設計粗糙、數據更新滯后，無法吸引訪客。其次，檢索已知的檔案中介公司，發現大多數公司沒有官方網站，即使個別公司建立了主頁，其也被大量招聘信息所湮沒而難以找到。

5 鄭州檔案中介公司發展對策的思考

5.1 著力打造優勢服務項目，增強核心競爭力。創新是落后者超越領先者的唯一途徑[5]，打造優勢項目就是這種創新。在行業同質化的背景下，首先，小型檔案中介公司應側重特色項目，提升該項目的服務水平，獲得效率以及價格優勢，打造一張獨具特色的企業名片，同時依靠優勢技術推動企業的全面發展。其次，一定地域范圍的中小檔案中介公司可以結成聯盟，發揮各自的優勢技術，優化重組結合成前后緊密相連的整體，為客戶提供“一站式”服務，獲得集聚效應，實現部分功能相加大于整體的效果。

5.2 優化公司運營，拓展服務領域。基于“檔案利用”為核心，筆者提出兩種檔案中介公司發展模式。按照中介連接對象的不同，分為“企業-決策者”和“檔案館-公眾”兩種模式。

（1）企業-決策者模式。目前主流的服務模式是公司單向面對企、事業單位提供檔案服務。本模式設計將企業檔案信息同企業決策者相對應，檔案中介公司居中處理、加工檔案信息，再將具有價值的內容反饋給決策者幫助決策，提升企業效益。這一模式流程的關鍵變化在于，中介公司的業務重點從檔案管理流程的前端轉移至后端，從側重實體整理與保管，轉移至側重檔案信息的開發與提供利用。這對檔案中介公司也提出了新的要求：專業的信息分析、深度的信息開發以及清晰的信息表述。信息的價值是巨大的，該模式下檔案中介公司的社會價值、認可度都將得到提升，必然有著更光明的發展前景。

（2）檔案館-公眾模式。這一模式是為了解決文件數量指數級的增長規模與公共檔案館管理能力有限之間的矛盾。該模式分為兩個階段。第一階段，檔案中介公司可以承擔一些基礎性的勞務工作，減輕檔案館的負擔，推動檔案館轉變職能，更好地開發檔案信息資源，為公眾提供檔案服務；第二階段，中介公司可以承擔一些不涉密檔案的編纂開發工作，承包檔案陳列展、城市記憶展等檔案展覽，參與檔案有關紀錄片、宣傳片的拍攝，與檔案館共同向公眾提供更加優質、及時的檔案信息。既提升了檔案事業在人們心中的地位，也提升了檔案中介公司在社會上的影響力。

5.3 完善人才結構，提升服務水平。人才是企業發展的關鍵要素。針對鄭州檔案中介機公司現有的人才結構，筆者提出三點措施：一是加強在職人員業務培訓。公司應定期開展培訓，聘請大學教授、檔案局（館）專家授課，指導在職檔案人員系統學習國家有關檔案法規和規章制度，掌握檔案業務標準，用理論指導檔案工作實踐。二是重視新員工上崗培訓。上崗培訓不僅要注重講解實踐操作方法，也要兼顧理論知識講解；既要學習單項具體操作，也要熟悉整個業務流程。做到理論與實踐相結合，整體與部分相結合。三是引進高學歷專業人才。信息化時代，檔案與計算機網絡技術的融合是大勢所趨，計算機網絡知識是每一個檔案專業人才所必備的，既要滿足信息化時代對檔案從業者計算機水平的要求，又要以檔案知識作為主體。因此，企業可以招聘高學歷的檔案專業人才，他們專業知識豐富，又掌握一定的計算機知識，是發展檔案事業的主力。

5.4 重視宣傳工作，挖掘潛在需求。檔案中介公司的業務開展不能局限于政府、企事業單位，在數量上處于絕對優勢的公眾也是主要的服務對象。因此，鄭州檔案中介公司應該拋棄忽視宣傳工作的錯誤觀念，積極宣傳公司業務，開發新的客戶群體，挖掘潛在需求。

（1）多渠道宣傳企業業務與服務。多渠道包括平面廣告、多媒體廣告以及網絡途徑。企業通過這些渠道宣傳公司的發展歷史、業務內容、服務優勢，提升知名度，擴大影響力。

（2）重視客戶反饋，挖掘客戶潛在需求。鄭州各檔案中介公司在服務過程中應當注重和顧客的交流，及時了解顧客的反饋信息；在平時可以開通微博、微信公眾號及網站留言等媒體服務，搜集社會大眾的反饋意見，分析不同的需求方向，挖掘服務對象。

6 結束語

作為市場經濟發展的產物，檔案中介公司既滿足了企事業單位保管、整理檔案的需要，也實現了對檔案高效、系統的管理，是檔案事業大家族的重要成員。盡管作為新生事物，鄭州檔案中介公司也存在業務內容同質化、企業和行業規模小、人才結構不合理以及社會影響力不足的問題，但仍不可否認檔案中介公司的價值，并且筆者相信，今后鄭州檔案中介公司一定會不斷完善自身，實現進一步的發展。

參考文獻：

[1]張葆霞.商業性檔案中介機構發展趨勢研究[D].天津：天津師范大學，2013.

[2]黃力，李圭雄.業務外包：檔案中介機構發展面臨的機遇與挑戰[J].北京檔案，2004（05）：26～28.

[3]宗培嶺.檔案中介機構的社會定位[J].浙江檔案，2005（07）：10～12.

[4]劉勤.環評中介機構對檔案中介服務業發展的啟示[J].檔案學通訊，2006（02）：77～79.

[5]萬維剛.萬萬沒想到：用理工科思維理解世界[M].山東：電子工業出版社，2014：165～172.

（作者單位：蘇州大學社會學院 來稿日期：2016-06-28）

[1]陳忠海，劉曉丹.2008年～2012年河南省檔案學作者期刊論文統計分析[J].檔案管理，2013（5）：58～61.

[2][4][6]李文以.《檔案管理》1995～2005年核心作者群分析[J].檔案管理，2006（4）：48～50.

[3]方太強，周蓉，胡英.我國圖書館學情報學核心作者分析[J].圖書情報工作，2005（1）：69～73.

[5]廉清.《圖書情報工作》核心作者群分析研究[J].現代情報，2004（11）：55～59.

（作者單位：重慶科技學院檔案館 來稿日期：2016-05-18）