淺析信息技術在實物資產管理中的應用

劉江

摘要：隨著信息技術手段的普及及信息開發成本的降低，運用信息技術加強內部管理，實現高效的企業內部管理，越來越成為企業不斷追求、不斷完善的常態工作。筆者所屬單位運用信息技術首先在低值易耗品、固定資產、油氣資產等使用期長的實物資產管理方面進行了較有成效的實踐，并以此為支點逐漸延伸到其他方面，達到成本的精細管理。

關鍵詞：信息技術 實物資產管理

生產企業資產中實物資產往往占較大比重，對油氣開采企業而言比重更加突出。實物資產的全壽命周期，以投入使用時為界分為取得階段和使用階段，這兩個階段的精細管理都很重要，筆者根據所屬單位的經驗就如何運用信息技術有效實施實物資產管理進行探討。

一、油氣田企業實物資產管理目標難以實現的原因

實物資產使用的有效管理一直是大多數油氣田企業比較困擾的問題，每年都要大規模耗時耗力進行資產清查盤點，盤點結果又總是存在差異，差異原因又總是難以理清，導致實物資產邊清邊亂，無法隨時掌控。不能實現管理目標的主要原因有下列六個方面。

（1）實物資產體量大，分布散，一個小油田涉及區域可能達到幾百平方公里。盤點工作復雜繁瑣，難度大，不可能像現金、銀行存款經常賬實核對，必然核對周期長，容易積累較多問題。

（2）實物資產的精細管理要求管理人員具有相關專業技術，很多地下設備及油氣井，一般財務人員難以了解其狀況，專業設備較多，財務人員不熟悉其特性，對其價值和壽命判斷不準，不能很好地起到監督控制作用。

（3）實物資產單項價值較大，難以區分是周轉材料還是固定資產或者油氣資產。如油氣開采工具往往價值很大，不同的會計人員可能會形成不同的判斷。

（4）復合資產較多，單項資產和復合資產容易混淆。有些設備在小企業中可能是固定資產，但在油氣開采設備中，可能只是一項資產的一個組件，如電泵、電機、儀表。

（5）移動頻繁，相關資料易丟失，難于落實管理責任。由于油氣井的產量變化不穩定，搬遷比較頻繁，設備從一個地方調到另一個地方時容易導致資料丟失，或者移動記錄不準確不詳細，無法跟蹤資產。

（6）實物資產信息不規范，不完整。由于部門之間溝通不暢，實物資產使用者和資產記錄者的習慣不同，可能將同一設備用不同的名稱標識，有些設備不記錄詳細的設備規格型號、出廠編號等信息，導致財務部門記錄的資產名稱和設備管理員記錄的名稱不一致，清查中難以一一比對。

二、信息技術在油氣田企業實物資產管理中的運用

（一）實物資產管理信息化的措施

（1）規范實物資產管理流程，包括資產預算、資產采購、驗收交付、資產維修保養、資產清查、資產調劑調撥、資產報廢處置等。流程中尤其強化了資產異動時資產使用部門和財務部門的溝通協調，資產信息資料的歸口保管，資產性質模糊時的認定，組合資產的全面登記，并在使用部門和財務部門保持口徑一致。

（2）在流程梳理的基礎上建設實物資產模塊管理系統。系統的核心一是減少資產管理中的人為干涉因素，二是資產在驗收交付的時候即由系統自動生成條形碼和二維碼。條形碼恒定不變，二維碼隨著資產屬性的變動而變。每項資產，包括復合資產的附屬設備，均在交付使用時粘貼資產標識標簽，并制定《資產標簽管理辦法》，以確保標簽的規范、安全。

（二）系統設計思路

1.引入內控理念，構建流程體系

在流程梳理的基礎上，將機構職責及崗位職責形成處理清單，系統按照單位層面內部控制及業務層面的內部控制要求，由系統管理員負責管理企業組織機構與負責人以及機構權限，由部門負責人管理本部門人員及崗位職責。根據內控手冊，將企業組織機構及機構權限、崗位權限，與各業務流程各步驟進行關聯，形成系統運行縱橫結合的流程體系。

設置流程關鍵控制節點，在關鍵控制節點環節，由獨立視圖實行嚴格控制，包括填制控制表單、提交處理文件、錄入關鍵數據信息、授權人簽名等，系統檢測通過后，方可進入下一步驟。

2.引入作業成本管理理念

作業成本法把直接成本和間接成本（包括期間費用）作為產品（服務）消耗作業的成本同等地對待，拓寬了成本的計算范圍，使計算出來的產品（服務）成本更準確真實。

公司業務流程目錄實質是作業類別，各部門工作中通過流程目錄選擇作業類別來創建新的作業，新的作業受流程控制頻率控制，如每月一次的業務不能創建兩項作業，作業起點與終點即由誰創建作業和結束作業在部門職責中進行控制。

3.信息輸入多樣化

以前的信息系統，終端設備只有計算機，該系統還可以和圖像掃描儀、二維碼掃描儀、條形碼掃描儀、手機等終端連接，可以錄入圖片、聲音等證據資料，形成完整的原始資料。

（三）信息化取得的效果

（1）流程控制避免了名稱不規范等導致的混亂。資產名稱在驗收時由設備管理崗審核確定，低值易耗品、固定資產和油氣資產的認定由財務部資產管理崗與使用單位設備管理崗溝通后審核確定。組合資產由使用單位設備管理崗與財務部資產管理崗溝通后確定。資產合格證、保修卡及使用說明等資料由驗收小組驗收登記，物資部門統一建檔保管。

（2）利用二維碼及條形碼技術提高清查盤點效率。有了信息編碼這些資產身份信息，清查工作只需要原來清查盤點的四分之一時間即可，大大節約了人力財力，并有較高準確度。清查盤點不再需要先打印盤點表，然后來回往復的查找表中資產，只需要利用二維碼及條形碼掃描并對每個使用單位的資產逐項掃碼，上傳到系統，系統即自動統計出盤點不符項，對清查中發現的未貼標簽的資產單獨記錄，并查找原因。

（3）資產調劑精準快速，提高了資產使用效率。對停用的設備利用掃碼上傳到停用設備模塊，系統即將信息反饋給其他部門，如其他部門需要即可網上辦理臨時借用或調撥手續。

（4）資產公開透明，提高了資產管理的安全性，防止了資產流失。有些易攜帶、易丟失且價值較高的資產，明確保管人，并在系統中公開，形成全員自覺監督的氛圍，促使保管使用人切實履行保護資產安全的責任。

（5）資產信息查詢方便，通過二維碼掃描可隨時了解資產的大部分關鍵信息及調動記錄。

（四）信息化系統的不足

該系統由于流程環節很多，關鍵環節需由獨立的視圖進行控制，因此一旦要修改流程，則必須要由程序設計人員修改有關視圖，不方便對流程修改。另外不同的單位有不同的流程，因此系統可移植可復制的程度較低。

三、未來信息化技術在實物資產管理中的發展

信息技術日新月異，隨著大數據的普及及物聯網技術的發展，未來實物資產的管理將更加高效。物聯網技術的發展會大大降低物聯網的成本，利用物聯網技術的企業會大大增加。物聯網可以讓企業隨時了解資產的運行情況及所在位置，便于及時組織維修保養、編制更新計劃。而大數據的普及及共享，使得取得需要的商業信息將不再困難，有利于公司對現有設備重新估值，有利于對設備大修還是淘汰更新做出最佳的決策，有利于與標桿企業比較設備利用效率，有利于購置更高效的資產。

（作者單位：新疆油田黑油山有限責任公司）