高校大型儀器設(shè)備檔案管理分析

閻 冰　張小蒙　劉彥強(qiáng)　王益民

天津中醫(yī)藥大學(xué)資產(chǎn)設(shè)備處　天津　300193

高校大型儀器設(shè)備檔案管理分析

閻 冰張小蒙劉彥強(qiáng)王益民

天津中醫(yī)藥大學(xué)資產(chǎn)設(shè)備處天津300193

通過(guò)對(duì)部分高校大型儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，并結(jié)合本校大型儀器設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行分析，高校大型儀器設(shè)備檔案管理體系相對(duì)完善，但依舊存在部分管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。就進(jìn)一步提高大型儀器設(shè)備檔案管理水平，完善檔案管理內(nèi)容提出了建議及思考。

高校；大型儀器設(shè)備；檔案管理

一般將價(jià)值十萬(wàn)及以上的儀器和設(shè)備統(tǒng)稱(chēng)為大型儀器設(shè)備。大型儀器設(shè)備是高等學(xué)校進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研工作的必須手段和重要物質(zhì)條件，大型儀器設(shè)備檔案管理是高校整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分［1］，健全的檔案材料，可以為設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)、大修等提供有力的技術(shù)支持，從而提高大型設(shè)備的完好率，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)［2］。因此，大型儀器設(shè)備檔案管理是高校設(shè)備管理工作者所面對(duì)的重要課題之一。

1　大型儀器設(shè)備檔案管理的重要性

大型儀器設(shè)備檔案是高校檔案管理的重要組成部分，它是大型儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)、到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試、使用維護(hù)全過(guò)程的真實(shí)記錄。準(zhǔn)確完整的大型儀器設(shè)備檔案是項(xiàng)目驗(yàn)收查證時(shí)的根本依據(jù)，是固定資產(chǎn)建賬時(shí)的重要證據(jù)，是提高大型設(shè)備使用效益、提升科研教學(xué)水平的扎實(shí)保障。因此，要維護(hù)大型儀器設(shè)備檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，確保檔案的憑證價(jià)值和信息價(jià)值，規(guī)范檔案收集、整理及立卷歸檔工作。

2　大型儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

本文針對(duì)本地區(qū)部分高等院校大型儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，隨機(jī)抽取365臺(tái)03類(lèi)大型儀器設(shè)備為樣本進(jìn)行儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀分析。根據(jù)教育部《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》和科技部《大型科技儀器設(shè)備管理?xiàng)l例》的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理中專(zhuān)人管理檔案、使用記錄、培訓(xùn)記錄、使用說(shuō)明書(shū)和維修記錄五個(gè)方面進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（見(jiàn)表1）。

表1　大型儀器設(shè)備檔案管理狀況統(tǒng)計(jì)表

由表1可以看出，滿(mǎn)足全部所調(diào)研的檔案管理內(nèi)容的大型儀器設(shè)備共204臺(tái)，僅占總體的55.9%，故檔案管理有待提高。其中專(zhuān)人管理檔案、使用記錄、使用說(shuō)明書(shū)三項(xiàng)實(shí)施比率均在90%以上。而維修記錄和培訓(xùn)記錄的略低。因此，檔案管理可有針對(duì)性地加強(qiáng)。

3　大型儀器設(shè)備檔案內(nèi)容

儀器設(shè)備檔案是指作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備在其購(gòu)置、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理等過(guò)程中直接形成的，具有保存、利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體、隨機(jī)資料等材料［3］。儀器設(shè)備檔案管理是學(xué)校資產(chǎn)管理的重要組成部分，也是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性工作［4］。由于大型儀器設(shè)備在購(gòu)置使用過(guò)程中處于不使用部門(mén)的管理下，因此，我們將大型儀器設(shè)備檔案分為購(gòu)置檔案及使用檔案。

3.1購(gòu)置檔案內(nèi)容

高校大型儀器設(shè)備購(gòu)置通常由學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)通過(guò)購(gòu)置計(jì)劃審批、專(zhuān)家論證、公開(kāi)招標(biāo)、合同簽訂以及到貨驗(yàn)收等步驟組成。因此，大型儀器設(shè)備購(gòu)置檔案應(yīng)有學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)進(jìn)行整理收集。大型儀器設(shè)備購(gòu)置檔案應(yīng)包含以下幾點(diǎn)。

（1）購(gòu)機(jī)計(jì)劃審批：購(gòu)置計(jì)劃申請(qǐng)書(shū)。

（2）專(zhuān)家論證：論證備案表或?qū)徟怼?/p>

（3）公開(kāi)招標(biāo)：技術(shù)指標(biāo)確認(rèn)表、招標(biāo)文件、供應(yīng)商投標(biāo)文件、采購(gòu)報(bào)告等信息。

（4）合同簽訂：合同書(shū)。

（5）到貨驗(yàn)收：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、裝箱單、裝調(diào)試記錄、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)或技術(shù)資料、儀器設(shè)備圖片等信息。

（6）其他資料：出入庫(kù)單、發(fā)票復(fù)印件等信息。

3.2使用檔案內(nèi)容

大型儀器設(shè)備驗(yàn)收完成后，按購(gòu)置所需分配在各個(gè)學(xué)院中，為方便大型儀器設(shè)備后續(xù)使用、維護(hù)等，儀器設(shè)備使用檔案應(yīng)由儀器設(shè)備設(shè)備負(fù)責(zé)人指派指定人員進(jìn)行管理，并由學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督并定期檢查。大型儀器設(shè)備使用檔案應(yīng)包含以下幾點(diǎn)。

（1）大型儀器設(shè)備運(yùn)行使用記錄：型儀器設(shè)備基本信息、儀器設(shè)備附件及備件明細(xì)、儀器設(shè)備操作規(guī)程、儀器設(shè)備移動(dòng)記錄、儀器設(shè)備使用記錄、持證操作人員信息、儀器設(shè)備綜合效益統(tǒng)計(jì)表等信息。

（2）大型儀器設(shè)備功能利用與開(kāi)發(fā)、效益評(píng)價(jià)等相關(guān)支撐材料：設(shè)備功能開(kāi)發(fā)技術(shù)資料、利用該設(shè)備的科研項(xiàng)目開(kāi)題報(bào)告、成果鑒定書(shū)或獲獎(jiǎng)證書(shū)、利用該儀器設(shè)備的科研論文目錄、儀器設(shè)備開(kāi)放使用收費(fèi)記錄等信息。

（3）大型儀器設(shè)備維護(hù)資料：儀器設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)記錄、儀器設(shè)備故障維修記錄、儀器設(shè)備功能利用與開(kāi)發(fā)記錄、維修過(guò)程中形成的報(bào)修單據(jù)、故障鑒定書(shū)、處理意見(jiàn)等信息。

（4）其他資料：儀器設(shè)備隨機(jī)合格證、使用說(shuō)明書(shū)及儀器設(shè)備驗(yàn)收單、發(fā)票、固定資產(chǎn)編號(hào)等信息。

4　加強(qiáng)大型儀器設(shè)備檔案管理建議

4.1完善大型儀器設(shè)備檔案收集整理

檔案材料和一般信息材料的不同點(diǎn)在于，它是特定的形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯赢a(chǎn)生的原始文件的轉(zhuǎn)化物，而不是后期可隨意編寫(xiě)修改收集的材料，因此，檔案材料具有原始性的特點(diǎn)［5］。大型儀器設(shè)備檔案材料的收集和歸檔是做好高校檔案建設(shè)管理的第一步，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)管理的基礎(chǔ)性工作。大型儀器設(shè)備檔案材料收集的完整性與大型儀器設(shè)備使用效益成正比。大型儀器設(shè)備檔案形成于儀器設(shè)備申購(gòu)資料到儀器設(shè)備日常使用記錄，直至儀器設(shè)備報(bào)廢的整個(gè)生命周期［6］。

4.2加強(qiáng)大型儀器設(shè)備檔案更新管理

大型儀器設(shè)備從申報(bào)、論證、審批、購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、維修、改造到報(bào)廢處理的整個(gè)生命周期都是處在一種檔案資料不斷生成的動(dòng)態(tài)化的狀態(tài)中［7］。由于時(shí)間跨度長(zhǎng)，人員變更，容易造成檔案的不完整或是交接遺漏。加強(qiáng)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，不斷對(duì)新產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行收集、整理、匯總、歸檔、發(fā)布，對(duì)儀器設(shè)備日后正常使用、潛力開(kāi)發(fā)和升級(jí)改造都有著重要參考作用。

4.3實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換

大型儀器設(shè)備檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化包括了實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和數(shù)據(jù)化［8］。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案集中存放的存放形式和方式，已不能很好地適應(yīng)目前高校實(shí)時(shí)便捷的檔案管理的需要［9］。近年來(lái)，高校大型儀器設(shè)備采購(gòu)數(shù)量的加速增長(zhǎng)，推動(dòng)著儀器設(shè)備檔案管理方面進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的改革，使其突破時(shí)間、地點(diǎn)等各方面限制，更加開(kāi)放和靈活。

5　結(jié)束語(yǔ)

高校大型儀器設(shè)備檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化的管理過(guò)程，涉及的校資產(chǎn)設(shè)備、圖書(shū)館、信息技術(shù)以及各院系等眾多部門(mén)，其管理人員分散，數(shù)量龐大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，造成檔案管理難度加大，因此，需要儀器設(shè)備檔案管理工作者不斷交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)行管理責(zé)任制，以減少檔案材料的遺漏，提高檔案質(zhì)量。大力推進(jìn)大型儀器設(shè)備檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)和管理，為在校師生員工查詢(xún)和利用大型儀器設(shè)備檔案提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

［1］ 陳江霞.論高校大型儀器設(shè)備檔案管理的思考［J］.中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2008（20）：200.

［2］ 鄒鑫.大型儀器設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.中國(guó)高校科技，2011（11）：22-23.

［3］ 田太福.高校儀器設(shè)備檔案管理的探討［J］.中國(guó)現(xiàn)代教育裝備，2010（7）：25-26.

［4］ 金麗穎.淺論高校儀器設(shè)備檔案的管理［J］.實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2006（2）：98-99.

［5］ 沙莎.“主客體關(guān)系價(jià)值說(shuō)”視野下的檔案價(jià)值論［D］.上海：上海大學(xué)，2007.

［6］ 劉穎.淺談檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理［J］.福建分析測(cè)試，2004，13（3）：2078-2079.

［7］ 吳效葵.高校大型貴重儀器設(shè)備檔案的系統(tǒng)化管理［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2010（10）：366-368.

［8］ 譚錦才，陶順.高校儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)的思考［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011，28（3）：205-208.

［9］ 劉君勝.試論紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系［J］.中國(guó)電子商情：科技創(chuàng)新，2014（12）：37-37.

The Analysis of Archives Management of Large-scale Instruments and Equipment in Colleges and Universities

Yan Bing ， Zhang Xiaomeng， Liu Yanqiang， Wang Yimin
Department of Assets and Equipment， Tianjin University of Traditional Chinese Medicine， Tianjin， 300193， China

Through to the part research the present situation and problems of large-scale instrument and equipment archives management of colleges and universities， and combined with our large instrument and equipment archives management work were analyzed， and the largescale instrument and equipment archives management of colleges and universities system is relatively perfect， but still exist some improper management problems.In this paper， further improve the level of large-scale instrument and equipment archives management， puts forward some Suggestions for perfect the archives management content and thinking.

colleges and universities； large-scale instruments and equipments； archivesmanagement

2016-05-16

閻冰，碩士，助理實(shí)驗(yàn)師。通訊作者：王益民，博士，研究員，資產(chǎn)設(shè)備處處長(zhǎng)。

天津市普通高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革研究計(jì)劃（編號(hào)：A07-1104）。