淺析檔案信息化管理中的安全問題與防范對策

楊丹梅

依蘭縣結合病防治所

淺析檔案信息化管理中的安全問題與防范對策

楊丹梅

依蘭縣結合病防治所

21世紀科學技術迅速發展，信息化的廣泛運用在推動社會發展的同時，也在一定程度上改變了人們的日常生活。發展信息技術必將為檔案管理節省較多的人力、財力。但在信息化管理方便快捷的同時，如何防范信息的安全，是一個值得關注的重要問題。在此，本文從檔案信息化的特征、檔案信息化的存在的安全隱患以及檔案信息化的防范對策等三個方面出發，做以下簡要分析：

一、檔案信息化存在的安全隱患

與傳統的“紙質管理”不同，檔案信息化具有占用空間小，人力耗用少等優勢，在節省大量人力、物力的同時，還提高了檔案管理效率。然而檔案信息化在實施的過程中，由于各種因素的影響，導致檔案信息化管理質量不高，無法確保檔案真實性，甚至出現檔案真實性與保密性無法保證的后果。主要體現在以下幾個方面：

（一）檔案管理信息化可能受網絡病毒、黑客的影響。檔案信息從其輸入到計算機的那一刻起，就有可能在調閱、管理過程中受到網絡病毒、木馬程序及黑客的侵入，而會給信息安全造成嚴重隱患。據相關數據統計，在我國網絡系統運行的過程中，80%的網絡系統都在一定程度上存在安全，導致檔案資料的遺失、泄露，被不法分子利用檔案資料從事非法活動，造成嚴重后果。

（二）檔案信息化有可能給檔案真實性帶來威脅。計算機管理人員或檔案管理人員在實施檔案資料的錄入或進行圖像處理過程中，可通過電腦程序對檔案信息進行更改，因此無法保證檔案的原始性和真實性，甚至可能出現檔案信息數據丟失的現象。加之目前還未形成規范的檔案信息化管理法律法規，因此很難對電子文件及數字化檔案信息的原始性、真實性、可靠性進行保障。有些單位的檔案部分是委托相關公司對檔案進行加工整理，如果這些人員的職業素質不高或操作存在隱患也將給檔案信息化管理帶來潛在威脅。

（三）檔案信息化傳輸過程中的安全問題。在檔案信息化的管理中，不同的計算機系統有著不同的管理方式。一些檔案信息會隨著時間的推移增加數據占有量，且構成的形態是多種多樣的，管理人員在保存的過程中其格式也變得復雜多樣。基于網絡的開放性，在對其管理的過程中需要注意計算機系統的不足及漏洞，避免網絡黑客及計算機病毒的非法侵入，造成檔案信息管理系統的破壞與泄露。當前的信息安全技術發展，總體上落后于信息應用技術的發展，建設與安全系統存在很多漏洞，導致檔案信息安全與管理效率之間存在較大的矛盾。加之目前的主要信息設備仍依賴進口，造成檔案信息系統存在一定程度的安全隱患。

二、檔案信息化管理安全防范對策

檔案信息化管理是發展趨勢，如何在加強檔案信息化管理，既提高檔案管理質量的同時，又確保檔案的真實性、準確性與安全性；并且最大限度發揮檔案信息化的優勢，避免堵塞網絡黑客及計算機病毒的侵入。需要加強以下幾個方面：

（一）建立檔案信息化安全保障體系。檔案信息安全保障能力是檢驗檔案信息利用服務和提升檔案事業建設水平的一項重要指標，構建檔案信息安全保障體系是當前需要迫切完成的一項重大任務。原始檔案和檔案信息資源必須受到法律法規保障，才能確保信息化建設的順利實施。而在其建立的過程中，首先要強化檔案信息管理程序。應聘請專業人員進行編制，既保證編制質量，又確保程序的整體安全性。其次，應使用正版的殺毒軟件，避免在操作的過程中非法病毒的侵入。再次，制定完善的信息檔案管理制度，并切實落實到檔案管理的各個環節。同時應建立起完善的責任管理體系，真正做到誰出錯、誰負責，避免互相推諉現象發生。

（二）加強檔案信息化建設安全防范技術力量。檔案信息化建設應關注跟蹤國際上流行的最新病毒和黑客以及自然界給信息資源帶來的各種偶然性和經常性的侵襲和破壞，通過各種渠道加強信息安全技術力量。目前一些發達國家在檔案管理中，使用密碼技術、鑒別技術以及軟件保護技術等，以確保檔案信息的安全。我們可借鑒、流、合作，洋為中用，中西結合，將其運用到我國檔案信息管理中。提高我國檔案信息安全保障措施，為檔案信息化管理奠定基礎。

（三）完善檔案信息化管理制度。科學、完善的管理制度，是檔案信息化管理順利實施的保障，因此制定科學、完善的管理制度，不僅關系著檔案信息化管理的順利實施，同時還關系著檔案個人信息的安全及網絡秩序的穩定運行。在制定檔案信息管理制度時應注重以下方面：⑴結合著單位的實際情況，選定與之相符的檔案管理系統，并將其運用到單位的實際管理中。⑵應不斷加強、更新管理系統的安全措施，確保檔案信息管理的安全性，避免檔案信息的遺失、泄露⑶加強管理人員的計算機操作水平與職業道德素質，避免因主觀原因或客觀原因而出現安全隱患問題。綜上所述，社會經濟的迅猛發展，信息技術在推動社會發展的同時，還將改變人們的日常生活。檔案信息化的建立，將極大提高檔案的管理效率，節省大量的人力、財力。但在其運用的過程中，基于信息化可能帶來的一系列安全問題，需要結合單位的實際狀況，不斷加強、完善檔案管理系統，提高管理系統的安全防范能力，確保檔案管理的安全。

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［2］蔣洪濤.檔案信息化管理的優勢及安全問題［J］.銅陵學院學報，2006，（05）.

［3］吳挺善.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策［J］.云南檔案，2008，（01）.