學校檔案管理規范化的路徑研究

胡永英

摘要：學校日常需要管理的工作項目是繁多的，檔案管理工作是其中的一種。檔案管理工作看似簡單，其實質這項工作是系統的，它對學校的發展起著一定的導向作用。學校檔案管理實現科學，規范的目的，此時的檔案信息資料的實用價值更高，實踐性更為顯著，對學校而言，提高了教學質量的同時，促使學校教育事業向更好的方向發展。

關鍵詞：檔案管理；規范化；路徑；研究

學校檔案庫主要將學校在開展各種活動時涉及的資料自己在校生的基本信息進行系統的采集以及整理，最后統一的保存在檔案庫中，為以后的應用提供精準的資料支持。檔案管理實現規范化，可以使檔案資料更好的為各項教學活動的服務。本文作者淺析現階段學校檔案管理中存在的不足，并依據自己的管理經驗研究與提高檔案管理規范性有關的對策，希望與學校檔案管理員一起分享，共同推進檔案管理規范化的進程。

一、檔案管理在學校中的重要意義

建立規范化的學校檔案，進一步加強和改善學校管理，在日后指導學校的各項工作中可以有效開展，同時提升學校管理水平。總的來說，主要體現在以下幾個方面：

（一）有效保存檔案，清楚了解學校的管理水平

學校成立發展過程中的各項工作情況，都可以以檔案的形式保存好最原始的數據，這些檔案的有效保存，在日后的各項工作開展中提供相應的數據支持。對這些檔案進行有效的分析，可以了解學校的發展規律及相應的優勢，清楚的知道學校的管理水平。

（二）有效保存檔案，清楚體現學校的教學水平

學校在評選優秀員工、組織相關工作的過程中都會通過檔案的形式保存下來，教師很多很好的教學成果，也可以通過檔案的形式記錄下來，這些記錄的有效分析，能夠為學校管理水平高低的評價提供數據支持，有效總結這些記錄，很快發現學校的精神，建設學校良好的形象，并充分體現了學校的教學水平。

通過檔案的形式記錄各項的活動，不僅有利于總結各個階段的工作內容和特點，還有利于學校價值觀的形成，對學校創建更高一層的標準，都起著舉足輕重的作用。

二、現階段學校檔案管理中存在的缺陷

（一）對檔案管理工作注重程度不高

目前學校的師資隊伍并不健全，再加上檔案庫設備不全等現實原因的干擾，大部分學校將檔案管理的工作性質歸屬于文員職業類型，有的學校甚至隨便的將某位教職人員安置在檔案管理的職位上。這類檔案管理員大多數將檔案管理工作視為兼職工作。

（二）檔案管理機制不健全

“沒有規矩，不成方圓”的道理家喻戶曉，因此學校的檔案管理工作同樣需要一套完整度高，科學性強的工作機制。但是調查顯示，一半以上的學校檔案管理工作并沒有依照程序開展工作，管理員說呈現他們眼前的檔案管理機制是籠統的，讓人找不到重點。在這種沒有特定機制做參考的局勢下，學校的檔案管理部門就像一片散沙，管當然理工作開展得不到位是必然的。

（三）檔案管理工作的信息化沒能落實和普及

21世紀是科技迅猛發展的新時代，在各個領域計算機被廣泛的應用。學校由于資金運轉不周的實際原因，而不能為檔案管理部門配備計算機設施，人工管理模式下檔案管理工作效率低下是毫無疑問的。即便是計算機參與進學校檔案管理工作，但是管理員對計算機操作程序并不嫻熟，專業理論知識嚴重欠缺，此時計算機信息化得不到普及。

三、探究全面實現學校檔案管理規范化的路徑

從以上的論述中，我們已經知道檔案管理工作中存在的主要問題，以下本文作者將對問題一一解答，給出相應的對策。

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。

首先學校作為學校檔案管理工作開展的主要場所，學校高層領導必須起到模范帶頭作用，將學校檔案管理工作納入進學校的重點工作體系的隊伍中。除此之外校領導應該加強對《檔案法》的學習力度，從思想上認識到檔案管理工作對學校未來發展的重大意義。當然對于檔案管理的工作人員來說，他們提高對管理工作的重視程度可以在多個方面有所體現，例如在檔案管理工作中積極遵從檔案管理體制，在管理工作中敢于嘗試使用計算機設備，盡最大努力實現管理工作的信息化。

（二）構建完整，科學的學校檔案管理體制。

學校檔案管理工作如果想真正達到規范化的目標，明確的管理體制的制定是必不可少的，它可以使管理工作的細節處于規范的模式中。目前我國學校的教學基地不斷擴建，又在教育改革的驅動下，學校越來越頻繁的開展各項活動，此時檔案管理部門需要采集，整理的信息數量呈現上升的趨勢，換句話說此時的檔案信息多樣化，復雜化。因此只有在相關體制的約束下，檔案管理工作的各個步驟才會開展得井井有條，管理者嚴格依據體制規定開展工作，采取合法的，可靠的手段完成檔案信息的收集，規劃，整理以及存儲工作。

（三）強化檔案管理工作人員的綜合素質。

檔案管理員是學校開展檔案管理工作的主體，他們管理能力的高低直接影響著檔案管理的工作效率。強化檔案管理員的綜合素質的渠道很多，例如學校可以定期的組織集體學習活動，使管理員更深一步的學習《檔案法》知識；為了使管理員具備扎實的專業知識，學校可以估計他們參加進修活動，在進修的過程中管理員學習并掌握了新穎的管理技能，與此同時他們樹立了正確的職業道德觀。當然上文我們提高計算機技術的重要性，因此全面提高檔案管理員的綜合素質，必須加強對計算機專業技能的學習力度，在高科技的配合下，使學校檔案管理工作邁向規范化進程。

四、結束語

學校檔案管理是學校管理中的一項基礎工作，檔案管理實現規范性的目標有助于學校教育事業的順利發展，可以全面提高學校辦學質量。因此積極對檔案管理工作進行創新改革，使其處于不斷優化的狀態中，能夠促使學校的教育事業邁向新的高度。

參考文獻：

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