高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

吳士英

摘 要：近幾年，我國經濟不斷在發展，各高校改革也在不斷深入，高校會計檔案工作面臨新機遇的同時也有新要求，高校會計檔案管理過程中難免出現一些問題。面對高校財務會計檔案管理中存在的問題應認真分析其存在的原因，并找出解決之道，加強高校財務會計檔案管理工作，確保會計記錄的完整性和安全性，是高校檔案管理工作的重要部分，也是高等教育事業發展的基礎條件之一。

關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；問題；辦法

DOI：10.19354/j.cnki.42-1616/f.2016.17.29

前言：會計檔案管理包括會計檔案資料的獲取、保管、歸

檔、交接、調用、銷毀等環節，每個環節都很重要。高校財務會計檔案和其它企業類檔案還有所不同，它是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一，因此，必須要真實、齊全、準確、完整，否則將直接影響到國家高等教育事業的順利發展。高校要加強財務會計檔案管理工作可以從管理制度、管理責任、管理流程等幾個方面入手，合理規范會計檔案管理過程及過程中各個環節的協調、銜接，最大限度地提高會計資料的使用效率和效果，促進國家教育事業的健康發展。

一、高校財務會計檔案管理的內容

會計檔案是記錄和反映學校經濟活動的重要史料和證據，是總結經驗教訓進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據，是高校檔案的重要組成部分。為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，結合國家相關法律法規和相關管理辦法，制定了具體的學校會計檔案管理制度，內容包括會計檔案管理部門、會計檔案歸檔的范圍、會計檔案的整理、會計檔案的歸檔保管和移交、會計檔案的借閱使用、各種會計檔案保管期限、會計檔案的銷毀和附則幾大部分。會計檔案具體包括：上級和學校有關財務會計工作的文件，本校的財務管理規定、計劃、總結、請示、批復等文件，決算報表、預算會計報表、年報表、季報表、月報表等各種報表，總賬、財務會計明細賬、現金銀行日記賬、固定資產帳及其它輔助帳等會計賬簿，各種原始憑證、記賬憑證、銀行存款余額調節表、銀行對外賬單、會計撥款等各類憑證，工資發放名冊、卡片，工資轉移、證明、通知存根等工資清冊。

二、高校財務會計檔案管理中存在的問題

（一）對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。根據資料顯示，有人關于高校財會檔案管理問題專門做過一項200份的調查問卷，結果是，在被調查者中有55%的人對自己所在高校的財會檔案不太了解，30%了解一般，25%有一定了解，而被問及管理意識時，50%的被調查者表示檔案管理工作意識還好，31%的人表示意識一般，19%自覺意識不強。這幾組數字足以讓我們發現一個問題：原本決定單位工作效率和水平的重要性因素卻在高校中很薄弱，無論是教職工還是學生對財會檔案管理的認識都不是很清晰，對檔案管理的重要性也是缺乏認識，這一狀況無疑將為高校財會檔案管理工作帶來難度，需要進一步去加強。

（二）高校會計檔案管理制度缺乏執行力和約束力。近些

年，也頒布了不少高校會計檔案管理制度，以期用制度不斷約束完善會計檔案使其更加科學規范，但事實上，在制度的執行上仍存在許多問題需要解決。雖然制度是有的，但如果執行對象思想上不重視或認識不到位必然導致制度形同虛設。

（三）高校財會檔案管理人員業務素質有待提高。要想檔案管理工作做到規范化統一化必不可少專業的管理人員。通過調查發現，部分高校缺少會計檔案專業管理人員，目前的管理人員缺乏專業的財務知識和管理水平，只對檔案管理有些經驗，不符合管理人員應具備檔案管理知識和財務基礎知識的雙重考核要求，實際工作中，檔案從收集、管理、鑒定到利用，每個環節都離不開專業知識的運用。同時，職業道德也是對管理人員的另一個不可忽視的重要要求，包括道德準則、道德情操和道德品質，職業道德是行業人員在職業活動中的行為規范，也是行為對社會所負的道德責任和義務。高校會計檔案管理工作，因為有財務活動，所以管理人員的道德水平尤為重要。

（四）高校財會檔案作用實現不充分。高校財會檔案是對高校管理情況的真實記錄，其存在有著不可估計的價值和意義，如記錄憑證作用、信息保障作用、監督作用、歷史作用以及指引作用等。高校是一個以教學科研為主的非營利性組織，其經營活動離不開教學、科研和管理，對高校財會檔案作用的挖掘可以對高校未來治理起到一定作用。事實上，目前各高校對檔案的利用還是較少的，多是財務部門、審計部門、監察部門以及教職工和學生查詢往來經濟事項，檔案管理作用僅停留在維持高校正常秩序和個人權益層面上，很少涉及高校治理問題，作用未充分發揮是高校的損失。

三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法

（一）提高認識，加強領導。高校要加強會計檔案管理工作，首先要有正確的認識并上升到一定高度，特別是高層領導一定要有足夠重視，只有領導重視才能引起下屬管理人員的同等重視。各高校應在領導的正確指引和領導下，廣泛宣傳檔案管理的重要性，上至管理人員，下至每一位員工都重視會計檔案管理工作，樹立良好的制度執行意識，認真做好會計檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀每個環節工作，為高校會計檔案管理工作做好基礎。

（二）增強高校會計檔案管理人員的專業素質和道德水平。為了適應社會發展需求，前些年高校在不斷擴張，辦學規模日益擴大，高校經費來源和籌資渠道也多樣化，為了適應這些變化，高校也應不斷增強會計檔案管理人員的專業素質和道德水平。高校財會檔案管理工作如果有高素質的專業人員管理肯定會提高工作效率，高校應對檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓和教育，增加工作人員的操作技能培訓，不斷更新知識結構，確保能科學、標準的對檔案資料進行分類、整理、編目立卷。同時還要加強多樣化人才的培養，即具有檔案管理能力和財務管理能力的復合型人才。

（三）確保高校財會檔案管理作用的實現。檔案管理的重要作用就是使開發記錄下的各種材料發揮其功能和憑證的價值，為單位未來工作指導重點和方向。高校的主要活動體現在教學、管理和科研三方面，在教學方面，要科學記錄和整理教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理改革的財會事項等，它們都是財會檔案的重要資料。會計檔案對高校的發展有著至關重要的作用，主要是因為財會信息對管理決策的影響和先導作用，會計檔案數據不僅能為高校領導的決策提供重要依據，還可以調整管理和重點發展方向，促使高等教育事業的順利發展。在科研方面，對財會檔案進行深入研究，了解科研經費的使用情況和使用方式，便于節省開銷，提高財會檔案的實用價值。高校財會檔案如何才能有效的得到利用是一項十分值得研究的工作，需要各領導高度重視并認真研究，不要盲目追求發展，而是從實際出發實現檔案管理作用的發揮。

（四）優化管理手段，提高現代化管理水平。信息化建設已經成為我國社會主義現代化建設的重要組成部分，高校作為人才成長和培養的重要場地，加強財務檔案管理信息化建設已刻不容緩，如何建好、管好、用好電子財務檔案，從而提高財會檔案管理水平和財務管理效率是當前高校管理工作的一項重要課題。要想充分利用信息技術提高財務檔案管理工作效率，一是要借助現代化的設備和手段，如計算機和網絡，目前高校財務檔案管理基本上應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，其信息傳遞速度較快。二是要加快檔案工作現代化步伐，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，對檔案信息進行計算機錄入，方便查閱和管理，為單位發展和個人需要提供最真實有效的依據。

參考文獻：

[1] 楊哲.高校財務檔案管理的思考及對策.吉林工程技術師范學院學報.2014， 30（12）

[2] 馮媛.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法 企業改革與管理 2015年24期