高校人事檔案管理信息化建設的問題探究

高霞

伴隨著信息化的更進一步發展以及高校規模的不斷擴張，傳統的高校人事檔案管理即將面臨信息化時代下的管理體系的全新挑戰，只有推進高校人事檔案管理信息化建設進程，重視加強高校人事檔案信息化管理才能適應信息化時代的發展。現在，大部分高校在人事檔案管理工作中依舊使用的傳統的管理方式，這樣嚴重制約了高校人事檔案的信息利用程度和管理工作的提高。本文就高校人事檔案信息化建設進程中所出現的問題進行分析研究，并就如何提高人事檔案信息化管理效率進行探究。

一、高校人事檔案管理信息化建設現存問題

（一） 管理觀念落后，信息化觀念差

高校人事檔案管理是對一所高校的人力信息資源進行有效的整合與分類，因此，在人事檔案管理工作中應該進行不斷的學習與創新，可以熟悉的掌握運用現代信息化手段。但事實上，在實際工作中，檔案管理人員以及相關領導尚未意識到人事檔案信息管理的的重要地位。長時間以來，在高校人事檔案管理中使用傳統的手動方式操作，對于信息化的認識程度不夠深刻，管理人員的觀念意識落后，沒有主動創新意識。從整體上看，管理人員對檔案信息管理不夠引起重視，只將檔案管理工作認為是一項附帶的工作，沒有把檔案管理工作放到一個合適的位置，導致人事檔案管理工作的管理方法較為落后，無法適應信息化社會下的需求。

（二） 管理人員素質水平參差不齊，團隊建設落后

目前，實際上許多高校在硬件設施上已經達到檔案信息化管理建設的標準，但由于對檔案管理工作的不夠重視，多數管理人員都是以兼職的方式在進行檔案管理，即使有正式的工作人員，也是文化水平比較低，專業素質水平比較差，大多數人沒有經歷過專業的知識培訓，現代化的信息技術手段無法熟練運用掌握，這樣使得高校的人事檔案信息化進程步履維艱。目前，高校的檔案管理部門缺乏一個專業素質水平高，結構簡單合理，效率高的管理團隊，對于檔案管理人員來說，不僅需要掌握現代信息化手段，而且需要具備專業的檔案管理知識。

（三） 資金投入不足，信息安全性差

由于校方領導對于檔案管理工作的認識程度不夠重要，因而在經費方面投入較少，這樣就造成了檔案管理工作出現保存條件差，辦公場所所不足，硬件設施殘舊落后等現象，這樣嚴重阻礙了檔案信息化建設。

二、高校人事檔案管理信息化建設的對策研究

（一） 樹立信息化管理觀念

針對高校信息化觀念較差，為了改善這一現狀，高校檔案管理人員應該強化信息化意識，不斷的更新和轉變檔案管理觀念，積極的管好人事檔案，在管理模式上進行創新，改變傳統的陳舊觀念，樹立“以實用為主”的新觀念，最大限度上發揮人事檔案的重要作用，為學校的發展提供更好地服務。

（二） 提高管理人員素質，積極開展各種培訓

對于人事檔案管理人員素質參差不齊，應該加強學習，在高校人事檔案信息化建設中，要求相關管理人員不僅具備熟練的專業知識能力，而且要學會掌握現代化技術，熟練使用新型設備，具備較高的綜合能力。切實做好檔案管理人員的培訓工作，使其參加不同層次的培訓班，更新其知識觀念，提高業務水平，通過這些措施來切實提高管理人員綜合素質，構建高效的管理團隊。

（三） 加大資金投入力度，建立保障信息化建設

檔案信息化建設，是現階段高校檔案管理人員所面對的重要任務，也是為了適應信息化時代發展的要求[4]。基礎硬件設施是信息化建設的基礎部分，需要投入大量資金，對于此事，高校方面應予以積極的支持，將這一開支列如預算之中，并嚴格執行現代化管理標準，隨后進一步增加所需的后續設備，使得信息化建設可以順利進行。

三.結語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設是適應信息化社會發展的需要，也對高校的人力信息資源的管理和利用有重要的作用，因此，應該提高管理人員的綜合業務水平，建立完善的基礎設施，只有這樣才能適應信息化檔案建設要求。

（作者單位：山東青年政治學院人事處）