基于供應(yīng)鏈管理在圖書采購工作中的應(yīng)用與研究

石 捷

(天津圖書館，天津 300191)

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基于供應(yīng)鏈管理在圖書采購工作中的應(yīng)用與研究

石 捷

(天津圖書館，天津 300191)

供應(yīng)鏈管理；圖書采購；讀者需求

文章以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)平臺，提出運(yùn)用供應(yīng)鏈集成管理的理念開展圖書館的圖書采購供應(yīng)，以達(dá)到多種有效的途徑，提高圖書采購工作的質(zhì)量與效率。

當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，一些全新的理念與模式推動著圖書館管理與服務(wù)的創(chuàng)新。如：以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的平臺，將供應(yīng)鏈中的上下游產(chǎn)業(yè)有機(jī)地結(jié)合起來，通過整合協(xié)同、深度融合、開放創(chuàng)新、跨界連接等多種有效途徑，將整條圖書供應(yīng)鏈作為一個整體，運(yùn)用供應(yīng)鏈理論的集成化管理思想，進(jìn)行總體規(guī)劃、控制和優(yōu)化，最大限度地發(fā)揮供應(yīng)鏈整體的力量，達(dá)到共同獲益的目的。對于圖書館而言，圖書采購供應(yīng)系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，它是以圖書館為主，涉及多個有自主行為和自身利益與目標(biāo)的圖書采購供應(yīng)商以及大型圖書零售賣場、運(yùn)輸商及倉儲等商家的鏈狀系統(tǒng)，該系統(tǒng)的典型特點是圖書供應(yīng)量大、質(zhì)量要求高、時間不均衡性明顯、時效性強(qiáng)以及系統(tǒng)中成員之間交互關(guān)系復(fù)雜。對這條供應(yīng)鏈整體進(jìn)行規(guī)劃管理，不僅要將各類圖書館及圖書館聯(lián)盟視作一個整體機(jī)構(gòu)，通過聯(lián)合建設(shè)、資源共享，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源采購的整體規(guī)劃；而且還要將圖書館外部的出版社、書商和讀者納入一個統(tǒng)一的戰(zhàn)略管理范疇，在信息共享、優(yōu)勢互補(bǔ)、協(xié)調(diào)運(yùn)作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對圖書采購過程中信息流、物流、資金流的集中管理，最終實現(xiàn)供應(yīng)鏈整體運(yùn)作效率最優(yōu)化和總成本最低化，提高圖書采購的柔性和需求響應(yīng)速度，打造圖書館的核心競爭力，提升信息資源服務(wù)能力。圖書供應(yīng)鏈見圖1。

圖1　圖書供應(yīng)鏈

1　供應(yīng)鏈和供應(yīng)鏈管理

1.1供應(yīng)鏈定義

供應(yīng)鏈和供應(yīng)鏈管理方面的研究最早可追溯到20世紀(jì)60年代，是人們對庫存優(yōu)化的研究。而對供應(yīng)鏈的定義，其概念是20世紀(jì)80年代末由美國管理學(xué)者提出的，但是隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展融合及全球一體化進(jìn)程的推進(jìn)，對供應(yīng)鏈的定義始終沒有統(tǒng)一的結(jié)論。但綜合供應(yīng)鏈的各種定義與結(jié)論，我們不難看出所有結(jié)論中幾個主要的要素有：供應(yīng)商與核心企業(yè)、供應(yīng)商的供應(yīng)商、分銷商及客戶之間的聯(lián)系。我國對其定義為：生產(chǎn)及流通過程中，涉及將產(chǎn)品或服務(wù)提供給最終用戶活動的上游與下游企業(yè)所形成的網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。

1.2供應(yīng)鏈管理

目前，全球經(jīng)濟(jì)趨于一體化，我們購買的任何商品都不再是單一或同一產(chǎn)地生產(chǎn)的，是由不同生產(chǎn)企業(yè)或制造商生產(chǎn)，最終由核心企業(yè)組裝并銷售給分銷商和消費者。因此，供應(yīng)鏈便有鏈狀結(jié)構(gòu)變?yōu)榫W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，生產(chǎn)企業(yè)或制造商不再只有一個核心企業(yè)而是可以有多個合作的核心企業(yè)，而其又可能存在其他依存關(guān)系，這就形成一個復(fù)雜的網(wǎng)狀供應(yīng)鏈。我們要有效地使供應(yīng)鏈良性運(yùn)行，就需要供應(yīng)鏈中各個成員，包括供應(yīng)商、核心企業(yè)、分銷商及其中間環(huán)節(jié)相互作用、相互影響。

2　圖書采購的供應(yīng)鏈管理

供應(yīng)鏈管理是一種新型的企業(yè)管理理念和管理模式，對圖書館的圖書采購工作具有一定的啟示和借鑒意義。圖書館可以靈活地運(yùn)用供應(yīng)鏈管理的基本原理和技術(shù)方法，結(jié)合自身現(xiàn)狀，將供應(yīng)鏈管理創(chuàng)造性地運(yùn)用于圖書采購實踐中，推動圖書館采購管理再上一個新的臺階。

2.1供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的構(gòu)建

雖然在圖書館理論方面對供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)構(gòu)建的研究不多，但是，圖書館采購部門的有些工作實際上一直在應(yīng)用供應(yīng)鏈這種方法，雖然在不同供應(yīng)鏈中，圖書館各環(huán)節(jié)的名稱與企業(yè)的名稱不同，但其共同擁有的幾大關(guān)鍵要素是相同的，即質(zhì)量、成本和時間。

不同領(lǐng)域中供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)是不同的，但超強(qiáng)的實用性及適應(yīng)性完全可以結(jié)合其所處的環(huán)境從而形成適合當(dāng)前環(huán)境的運(yùn)作模式，并協(xié)調(diào)每個環(huán)節(jié)中參與者的關(guān)系，形成系統(tǒng)全面的統(tǒng)籌觀，合理整合資源和全局運(yùn)作。這對現(xiàn)有的圖書采購供應(yīng)鏈管理有很好的借鑒作用。筆者結(jié)合圖書館采購的特點，設(shè)計出圖書館采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)示意圖(見圖2)。

圖2　圖書館采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)

從圖2可以看出，圖書采購供應(yīng)鏈中的要素包括：出版社、書商、大型書店、圖書館采編部、圖書館服務(wù)窗口(包含外借部和基藏部)及廣大讀者。而圖書館的采編部作為供應(yīng)鏈中的核心，在供應(yīng)鏈管理中起到了至關(guān)重要的作用，其不僅關(guān)系到出版社的出版計劃與方向，而且還可以通過內(nèi)部信息向出版商、書商或大型書店反饋讀者的需求。

2.2建立讀者需求的圖書采購模式

就圖書館而言，供應(yīng)鏈管理的采購原則在于以讀者為中心，對讀者的需求變化做出快速靈活的反應(yīng)，把讀者的需求作為采購工作的出發(fā)點和立足點。

2.3供應(yīng)鏈管理實現(xiàn)信息資源共建共享

實現(xiàn)信息資源的共建共享是供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)機(jī)制的一種新的采購管理模式，它強(qiáng)調(diào)具有共同利益的企業(yè)之間通過戰(zhàn)略信息共享和知識協(xié)同合作，達(dá)到核心競爭能力的優(yōu)勢互補(bǔ)及資源的合理化配置，以產(chǎn)生良好的協(xié)同效應(yīng)，降低采購供應(yīng)鏈的整體成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場應(yīng)變力，實現(xiàn)供應(yīng)鏈成員企業(yè)的共同發(fā)展。

實現(xiàn)信息資源的共建共享可分為兩種類型：一種是相同的行業(yè)，由多個單位組成聯(lián)盟，發(fā)展橫向聯(lián)合采購。如：天津市高等教育文獻(xiàn)信息中心長期以來在天津市高校內(nèi)采取數(shù)字資源聯(lián)合采購，通過共有電子數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)，提高各成員館的文獻(xiàn)資源保障。另一種是供應(yīng)鏈上下游單位的相互協(xié)作產(chǎn)生的縱向協(xié)同采購。處于圖書采購供應(yīng)鏈上游的大型圖書賣場、書商及出版社與下游讀者之間建立的一種戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實現(xiàn)對內(nèi)外部資源的系統(tǒng)性協(xié)調(diào)、整合和同步管理，達(dá)到提高圖書采購質(zhì)量，縮短圖書采購周期、實現(xiàn)互惠互贏的良好效果。例如：天津圖書館采編中心于1996年成立，它依托于天津圖書館，在全市成立聯(lián)合采編協(xié)作網(wǎng)，目前有百余家成員館與該中心簽訂了圖書采購及書目數(shù)據(jù)制作協(xié)議，涉及行業(yè)覆蓋到本地區(qū)的各級公共圖書館、大中專院校圖書館及各企業(yè)單位圖書館。該采購中心的宗旨是以滿足讀者的需求為目標(biāo)，建立讀者與圖書館之間的雙向信息交流，讓讀者參與到圖書采購工作中來，依據(jù)讀者提供的需求信息做出采購決策。這種以天津圖書館采編中心為代表，集中各成員館相同的文獻(xiàn)資源購買需求，統(tǒng)一與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商、談判、購買，利用批量采購的優(yōu)勢獲得價格優(yōu)惠，為每個成員館節(jié)約了大量時間、精力和交易成本。

2.4提高供應(yīng)鏈中核心單位人員的專業(yè)能力

2.4.1信息的分析匯總能力。圖書采購人員要充分了解讀者與館藏的需求，要保證不僅要及時掌握讀者需求，而且還要找出讀者需求中的共同點，過濾掉相同或重復(fù)的部分，有效地減少圖書采購的種類、降低圖書的重復(fù)采購、節(jié)省成本。

2.4.2與出版社、大型零售書店及書商的溝通、監(jiān)督管理能力。圖書采購人員要與出版社、大型零售書店及書商在前期進(jìn)行大量的溝通工作，以確保采購環(huán)節(jié)中各項工作的順利進(jìn)行。如：確保與出版社、大型零售書店及書商簽署的最終意向合同的價格，讓出版社、大型零售書店及書商充分了解本館的采購政策，監(jiān)督核對采購書單明細(xì)是否準(zhǔn)確無誤，對提供物流配送及外包加工的出版社、大型零售書店及書商的監(jiān)督管理等。

2.4.3培養(yǎng)并提高圖書采購人員自身的修養(yǎng)。就圖書采購而言，筆者認(rèn)為需要不斷地提高負(fù)責(zé)采編部門人員的自身專業(yè)能力，不能僅限于其自身的專業(yè)能力，而且還要對他們的文化素質(zhì)和品德有所要求，這就要求圖書采購人員在日常工作中要不斷地學(xué)習(xí)。圖書館在圖書采購人員安排上不僅要選擇一些綜合能力強(qiáng)的優(yōu)秀人員，而且還要不定期地對圖書采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。新進(jìn)的員工要從基礎(chǔ)崗位做起，并間隔一段時間后對其進(jìn)行崗位輪換，從而使新進(jìn)員工能夠更快地了解圖書館各個環(huán)節(jié)流程，為下一步選拔圖書采購人員打下堅實的基礎(chǔ)。

3　發(fā)揮出版商在物流環(huán)節(jié)中的積極作用

合理地利用出版商在物流供應(yīng)鏈上派生出的服務(wù)供應(yīng)鏈，提供一部分服務(wù)供應(yīng)。一個有效合理的物流配送體系會對其所處的供應(yīng)鏈產(chǎn)生一定利潤，從而降低因圖書采購所產(chǎn)生的大量的物流配送費用，這樣做不但降低了服務(wù)成本，同時還可以提高出版商的凈利潤。圖書館采購部門可以通過甄選、比較不同出版商在物流配送方面的能力，從中選擇最優(yōu)的出版商并與其合作。而出版社也可以通過自身的倉儲物流配送管理提升其服務(wù)能力，加強(qiáng)出版商在出版市場上的競爭力，以滿足當(dāng)前瞬息萬變的圖書市場需求。

4　拓展圖書加工外包服務(wù)

圖書在通過物流到達(dá)圖書館后，還要經(jīng)過圖書館工作人員的加工等程序才能真正地到達(dá)讀者的手中。而圖書加工又是一項既費時又費力的煩瑣工作。圖書館需要占用大量的專業(yè)技術(shù)員工進(jìn)行此項工作，這不但加大了圖書館本身的人員成本，而且還造成很大的資源浪費。因此，一些對市場敏感的出版商便抓住了商機(jī)，開展了圖書館業(yè)務(wù)外包項目。如：書商幫助圖書館采編部加工圖書，幫助外借部上架圖書等，縮短了圖書加工的周期，使讀者能夠更早、更快地看到自己需要的圖書。這種圖書采購供應(yīng)鏈管理的模式，不僅能為圖書館節(jié)省大量的人力、物力、財力，而且也能更快、更好地滿足廣大讀者對圖書的需求。

[1](美)Paul Myerson.精益供應(yīng)鏈與物流管理[M].梁崢，等譯.北京：人民郵電出版社，2014：4.

[2]周任重.供應(yīng)鏈管理實務(wù)[M].北京：人民交通出版社，2009：2.

[3]馮建新.論采購供應(yīng)鏈的協(xié)作管理[J].北方經(jīng)貿(mào)，2012(12)：68-69.

[4]龍宇光.圖書館文獻(xiàn)采訪模式探析[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011(19)：110.

(編校：崔 萌)

2016-09-08

石 捷(1957— )，天津圖書館館員。

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1003-1588(2016)10-0108-03