淺談人事檔案管理應重點抓好的幾個問題

趙紅

[摘 ?要]文章主要對人事檔案的科學管理和檔案管理隊伍的建設，服務理念的轉換和檔案管理信息化等問題進行了探討，通過加強上述工作重點，更好地利用人事檔案資源，為選拔人才、培養人才、使用人才提供服務，從而推動人事工作的改革和發展。

[關鍵詞]人事檔案;管理重點

中圖分類號：TF046.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）22-0342-01

人事檔案作為檔案資源的重要組成部分，同時也是進行人力資源管理的重要依據和資料，是知人善任、選賢舉能的重要工具，是全面考察人才的重要依據，也是正確的選拔和使用人才的重要依據。本文主要對人事檔案的科學管理和檔案管理隊伍的建設，服務理念的轉換和檔案管理信息化等問題進行探討。

1.加強人事檔案管理，為人才選拔提供服務。人事檔案管理工作是一項政策性、業務性、服務性較強的工作，它具有真實性、連續性、動態性和永久保存性等特點，加強人事檔案的科學管理，有利于人才數據庫的建立，有利于人才資源的優化配置和開發利用。

加強制度建設，促進人事檔案管理工作規范化、標準化、科學化。建立健全人事檔案管理規章制度，是做好人事檔案管理工作的行為準則，是執行和實施人事檔案工作規范化、標準化、科學化的重要保證，人事檔案管理工作中，查閱、整理信息資料需要具有準確性、零誤差。規章制度是一項工作有效開展的保障和基礎。人事檔案管理也有著自己的一套管理制度，當現代化技術帶動著人事檔案管理工作出現新變化之后，一些制度在管理的有效性上就出現了與時代發展不相適應的情況，需要進一步調整人事檔案管理的規章制度。例如，一些人事檔案管理屬于涉密工作，需要對相關資料進行嚴格保密，不能泄露。在信息化背景下，人事檔案管理工作很多時候就需要使用互聯網，但是涉密的檔案不能連接互聯網。這就需要在制度上進一步強化管理人員的思想規范，即：涉密電腦不上網，上網電腦不涉密。這樣的制度化約束將提高我們檔案管理人員的行為規范，使得他們在自己工作提高思想認識，有效區分涉密和非涉密內容。

因此，檔案管理工作要嚴格執行規定要求，把人事檔案管理納入制度化的軌道，加強和完善人事檔案收集、保管、利用的職能，形成科學、合理的運作機制和規范，扎實做好檔案基礎業務工作，使每一份人事檔案基本達到“完整、真實、精煉、實用”的要求，為人才合理流動、合理配置和合理實用提供優質服務。

2.注重人事檔案材料的收集，充實檔案內容。收集人事檔案材料，充實人事檔案內容，為單位領導全面考察了解和正確選撥實用專業人才提供依據，是人事檔案工作的根本任務，要提高人事檔案質量，首先要破除看堆守攤的思想，積極主動收集新形成的人事檔案材料，重點收集個人的工作實績、業務能力、專業特長、科研能力、進修學習深造等德、能、勤、績方面現實表現的材料充實檔案內容，只有這樣，才能使人事檔案能夠全面地、真實地反映每一個人的全貌，更好地位人事工作服務，為領導在人才選拔、干部聘用等工作提供信息。

3.加強專業技術人才檔案的動態管理。對專業技術人員的檔案實行動態管理，便于領導從這些檔案中了解和掌握各類專業人才現實狀況。利用計算機技術建立相關人才檔案信息數據庫，及時收錄各類專業人才的業務能力、學術動態、科研水平等相關信息。

4.創新管理模式。新時期，人事檔案管理工作將出現新的變化，要想實現其工作效率的提升，查閱的資料更加豐富多樣。一些檔案管理人員的思想相對陳舊，需要進一步拓展我們的工作思想，在思想上首先需要接受新技術給我們帶來的便利，認識到信息技術在數據查詢上的優勢，一些重點的檔案需要有嚴格管理制度，也是十分必要的，但是我們還需要進一步提高人事檔案管理工作的認識程度，不斷找尋檔案管理工作和現代技術的結合點，實現檔案管理工作思想、方式方法等方面的創新，這種大膽地應用現代化技術，將實現檔案管理工作的高效性，準確性和多元化。

5.要樹立服務觀念，提高檔案的利用效率。過去干部人事檔案的管理模式是一種封閉式的自我管理，由于受傳統工作方式的影響，在一定程度上人事檔案信息為社會服務的職能沒有得到充分發揮。因此，為了使檔案管理更好服務于改革和經濟建設，就必須轉變傳統的管理模式，在服務觀念上，要樹立全方位服務的理念，增強服務意識，服務方式由被動服務向主動服務轉變，改變自我封閉、自我保守的工作局面，提供利用檔案時努力做到主動熱情、周到服務。在利用形式方面，由單一化轉向多樣化，在符合保密、安全、開放的原則下，盡量為利用者提供多種服務方式，如查閱服務、信息服務、咨詢服務、網上服務等，從而體現檔案的價值，提高人事檔案的利用率。

總之，在人事制度改革不斷深化、人才流動日益頻繁的今天，人事檔案越來越受到重視，檔案的利用率越來越高，檔案工作者要善于適應新形勢，不斷增強創新意識，用于開創檔案工作的新局面，只有在管理機制、服務理念、工作能力方面有所突破，才能跟上信息時代的步伐，更好地服務于社會和經濟建設。

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