對數字檔案室建設與電子文件管理的思考

杜 薇

對數字檔案室建設與電子文件管理的思考

杜 薇

筆者根據自身工作實踐積累，提出積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎；積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開；不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續(xù)發(fā)展。

數字檔案室 電子文件 管理

在現(xiàn)代信息技術發(fā)展迅猛的形勢下，數字檔案室作為政府機關、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數字檔案室重要的工作對象和建設內容。筆者結合所在的企業(yè)數字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關系進行探討。

一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎

一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發(fā)展，加強檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數字檔案室建設作為企業(yè)信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統(tǒng)一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統(tǒng)的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據信息系統(tǒng)的涉密程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統(tǒng)的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開

首先，領導重視為各項工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業(yè)各項工作同布置、同落實；每年印發(fā)《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業(yè)務主管部門、市檔案局業(yè)務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發(fā)展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。

其次，強化指導監(jiān)督。數字檔案室建設涉及企業(yè)多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統(tǒng)存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬 單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計標識密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數據的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標中關于國有企業(yè)全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規(guī)范和相關標準，規(guī)范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標準，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規(guī)定查閱范圍，科學設定利用權限，規(guī)范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續(xù)發(fā)展

一是強化統(tǒng)籌規(guī)劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數據庫管理系統(tǒng)；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現(xiàn)檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統(tǒng)和多媒體技術等的發(fā)展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現(xiàn)機關檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲等多環(huán)節(jié)檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現(xiàn)文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。

三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業(yè)務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）

［1］ 李天一.數字檔案館建設的探索與實踐［J］.蘭臺世界，2015（S1）：38-39.

［2］ 建設數字檔案室推進檔案信息資源整合利用［J］.廣東檔案，2014（01）：23-24.

［3］ 張永強.數字檔案館、室一體化與館際一體化研究［D］.浙江大學，2014.