淺議檔案管理的創新與服務

陳春榮

[摘 要]檔案是機關行政單位和業務工作的查考憑據這是科學研究的基礎和條件，是生產活動的參考依據。當今時代，適應新時期新形勢，檔案管理必須走創新之路，這是社會發展和檔案事業發展的必然趨勢，是高科技發展的必然結果。

[關鍵詞]檔案管理；服務水平；創新

檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識信息性能夠滿足某個方面社會需求，于是，檔案的價值就形成了。在知識經濟時代，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值，它在人類文明進步中一直起著承前啟后的作用。隨著現代科學技術的飛速發展，檔案管理工作實現了檔案工作科學化、現代化、規范化、標準化和信息化，這更加有力地推動了檔案工作向更高層次邁進。

筆者認為，檔案管理的創新在當今社會迅速發展，科學技術日新月異的大好形勢下，還要堅定不斷創新，提升服務水平，以期適應空前的機遇和嚴峻的挑戰，達到持久發展。

一、創新檔案管理觀念，是創新檔案管理的首要之舉

信息化時代的到來，創新已成為時代的主題。加速創新，是各行各業得以應對不斷發展變化的形勢需要。近幾年，檔案管理也在發展變化，表現在管理內容更為復雜，管理手段也更為多樣，然而，管理水平卻相對滯后，因此，進一步加大創新力度，提升管理水平，提升服務社會生活的能力，就顯得尤為重要。

1.要創新檔案管理，必須從改變傳統觀念做起。

2.檔案在經濟社會發展過程的重要性和不可替代性。全新的認識，是要對檔案作用的肯定。不要弱化檔案的作用。不要以為檔案就是一些資料的累積。一個企事業檔案，是這個單位員工生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，以及發展歷程的真實記錄和客觀評價，當這些經歷以文字、數據、圖片、音像等形式固定下來時，它所代表的是這個單位不可復制的記憶，是金錢買不到的無價之寶。

3.對檔案的服務范疇有一個全新的認定。隨著信息化時代的到來，檔案的服務范疇已經沒有局限性，這一點必須充分意識到，除非是帶密級的檔案，否則，檔案就是服務于整個社會的。

二、創新檔案管理的必要環節是創新檔案管理制度

制度決定服務高度。創新檔案管理，必須在制度上創新，要根據我國《檔案法》等法律法規和有關的檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。同時，要引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準，使檔案管理工作逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。此外，檔案管理員的職責也與以前有所不同，要結合實際，對檔案管理員在檔案工作中的義務和責任，做定出更加具體和明確的規定，從而提高檔案管理人員工作的規范性，進而提高他們的服務水平。

三、創新檔案管理的核心是創新檔案服務方式

服務方式決定服務效率，所以創新檔案服務方式就顯得非常重要。信息時代，檔案具有開發利用速度快、直觀性、選擇性和易操作性的特點。這些特點，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。

1.建立聯合目錄，實現檔案資源共享。共享的同時，各級各類檔案館和圖書館可以統籌發展，走特色化專業化發展道路，更好地滿足于社會多方面的需要。具體體現在建立聯合目錄，用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，從而使利用者能夠很方便地獲取到更多，更廣泛的知識和信息，情報等，從而避免了不必要的重復和浪費，也可以有效地緩解檔案存儲空間擁擠，管理人員及資金緊張等現實的矛盾。

2.創新服務方式，為大眾提供現代化的在線服務。信息化的今天，需要建立檔案館（室）網頁，實現檔案信息的網上檢索，這是一個重要方式。現如今，輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，特別方便查詢檢索。如果企事業單位檔案棺（室）能做到與宣傳部門密切配合，將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用，效果會非常好。為大眾提供電子信箱服務，讓大眾與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行直接對話和信息交流，檔案管理人員需要扮演好服務員的角色，及時、耐心地回答服務對象關于檔案內容和利用途徑等方面的咨詢，讓服務真正貼近生活。

3.開展檔案閱覽服務，提高檔案的利用率。檔案在從前幾乎不對大眾開放，到檔案館（室）查閱資料的也多是公務人員，這使得檔案的利用率很低。鑒于此，可以大力開展檔案閱覽服務，讓大眾可以更便捷地調閱檔案，了解信息，提高檔案的利用率。

綜上所述，檔案管理創新有其必要性和緊迫性，為社會生活服務，展現其獨有的價值和作用，是創新檔案管理，適應信息化時代檔案工作的必然要求。做好檔案管理工作，必須創新，在觀念、制度和服務方式上下功夫，想辦法。服務水平必須在跟上的基礎上，務必做到不斷力求提高，只有這樣，才能使各種珍貴的歷史資源得以保存。無疑，這是一項功在當下，利在千秋的大事。

（編輯/丹桔）