論企業單位文書檔案管理專業化建設

梁芷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-01

摘 要 隨著企業發展和規模不斷擴大，企業單位的文書管理成為了企業管理者繞不開的話題。日常企業單位的辦公中產生的大量文書和相當部分資料需要歸檔，企業單位的文書檔案管理扮演著十分重要的角色，進一步加深企業單位文書檔案管理專業化是需要各方關注的焦點。

關鍵詞 企業單位 文書 檔案管理專業化

在企業單位的日常活動中會產生大量的文書資料，而相當一部分文書資料需要歸檔，隨之而來的就是企業單位如何對檔案進行管理的問題。文書檔案管理本身是非常繁雜、瑣碎的事項，要想使文書檔案管理工作清晰明了，需要不斷使企業單位文書檔案管理更為專業化。

一、當前企業單位文書檔案管理專業化存在的缺陷

（一）企業單位對文書檔案管理的重視度還比較低，專業化程度不夠高。通常來說，文書檔案管理工作專業化建設遭遇的首要問題就是企業單位對文書檔案管理工作的重視程度都比較低，在意識層面上的不重視，導致在專業化行為上存在困難之處。企業單位對文書檔案管理重視程度較低的結果就是投入較少，無論是資金上的投入還是人力上的投入都比較少，這就造成了企業單位文書檔案管理專業化程度不夠高。具體來說，一是企業單位未能有專門的空間儲存文書檔案，文書檔案管理混亂。二是一些管理制度相對不完善，一些文書檔案就直接損耗或者丟棄了。

（二）相關管理人員的素質制約了企業單位文書檔案管理專業化建設。專業從事文書檔案管理人員，在企業單位文書檔案管理專業化建設中是最為主要的“人的要素”。只有充分發揮了這類相關人員的作用，才能真正實現企業單位文書檔案管理的專業化。在一般的企業單位中，通常從事溫室檔案管理人員都是“非專業”的，有相當一部分人員是兼職擔任的，因此，相關管理人員的專業性和素質難以支撐企業單位溫室檔案管理專業化的要求。

（三）統一的文書檔案管理的規范難以執行到位，專業化實現起來較困難。在企業單位內部，雖說日常產生的文書資料非常多，但是真正地在企業單位內部實行專業化建設還是比較困難的。如果說企業單位要實現溫室檔案管理的專業化，就必須出臺一系列的規范和制度使這類管理工作確立下來。大部分企業單位擁有文書檔案管理的統一規范，但是真正在執行時，非常難以執行到位，特別在細節方面很難完全按照規范執行。如此這般，專業化實現起來是較為困難的。

二、如何開展企業單位文書檔案管理專業化建設

（一）改善專業化程度不夠高的現實，要從企業單位文書檔案管理的重視度入手。大部分企業單位文書檔案管理專業化程度不夠高是一件存在的現實，如果要改變這個現狀首先就要從企業單位文書檔案管理的重視度入手。企業單位的管理者、領導者首先就要樹立對文書檔案管理工作的正確認識，脫離傳統的對文書檔案管理工作的思想認知，把企業單位的這方面專業化建設當成一個重要工作來抓，從領導層改變觀點入手，在企業單位中進一步加強對文書檔案管理工作的重視。此外，也要在資金上和人力資源上保證企業單位在文書檔案管理工作專業化建設的投入。需要有專門的文書檔案管理的資金立項，為檔案管理開辟儲存空間，保證文書檔案崗位的人員配置。

（二）致力于提高專業從事企業單位文書檔案管理的素質，為其專業化保駕護航。企業單位文書檔案管理專業化與相關崗位人員的素質是分不開的。企業單位應致力于提高專業從事企業單位文書檔案管理的素質，才能為其專業化保駕護航。首先，保證企業單位的文書檔案管理工作有專門人員負責，做到專人專職，盡可能避免崗位兼職的情況發生。同時，可以通過培訓教育活動提高相關人員的專業素質和能力，讓他們更能適應文書檔案管理專業化的要求。尤其重要的是，網絡科技在企業單位中發揮了非常重要的作用，當前的企業單位文書檔案工作必須要借助網絡科技，文書檔案管理人員要扮演好自己的角色必須在這方面加大功夫。科技尤其是信息技術的快速發展也對檔案工作具有更高要求，因此，檔案管理人員應積極加強學習新知識、新業務，制定相應學習目標，提高計算機、網絡技術的應用水平，為所需人員提供相應服務。

（三）制定并嚴格執行企業單位文書檔案管理的規范，使專業化建設落實到位。企業單位文書檔案管理專業化建設落實到位，必須要依靠企業單位所制定并執行的規范。首先，企業單位需要出臺統一的標準和規范將文書檔案管理工作的細節部分規定下來，使其專業化的進程有據可依。其次，在嚴格執行管理規范方面需要將責任落實到個人身上，同時加強對檔案文書工作的定期清算、審查，發現違反管理規范的行為，應采取相應的措施和手段，進行責任人的懲處。此外，就是要把企業單位的文書檔案管理工作當成一個長期的工作來做，盡力避免文書檔案不規范的現象出現。有些記錄不全、文檔存儲過程不規范、文書和檔案的分門別類存在問題、文書和檔案的載體紙張的質量不達標、檔案和文書提取的流程不規范、文書的檔案存儲過程中發生破損、文書和檔案的封裝不規范等。這些問題是企業單位的文書檔案專業化建設需要進一步避免的。

企業單位受傳統思想觀念的影響，通常情況下忽視了企業單位的文書檔案管理工作。而今，越來越多的企業單位意識到了文書企業檔案管理工作的重要性，致力于其專業化建設。企業單位的文書檔案管理專業化建設是一個長期的過程，在這個過程中，需要企業單位全體上下的配合和嘗試。

參考文獻：

[1]王加偉.企業單位文書檔案管理中存在問題及應對策略[J].人才資源開發，2014.04.

[2] 張秋菊.企業文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].中國高新技術企業 ，2015.12.