文書檔案管理中存在的問題與措施

靳書文

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-01

摘要文書檔案管理工作是單位各項工作的基礎工作，是單位各項工作的基礎，也是各單位對各項活動進行客觀記錄的依據，同時，也是對單位進行管理水平評價的重要依據，科技的進步和經濟的發展，人們對文書檔案管理工作提出了更高的要求。

關健詞文書檔案 管理 問題 措施

一、文書檔案管理的含義

（一）含義

文書檔案是各個企業團體或社會組織在行政管理活動中具有一定價值的，可以作為資料保存的具有一定價值的文件的總稱，一般作為通用文書的具體體現。文書檔案管理是將企業活動中已經非常完備的可以做為未來活動參考的有價值的文件進行歸納和管理的一系列活動過程。

（二）文書檔案管理的特點

首先，文書檔案管理是以文書工作為基礎進行的下一步整理工作。文書檔案管理工作過程需要文書進行文件的采集、記錄和立卷等全部記錄過程作為前提，可以說文書工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，因此文書工作是否做的認真細致，直接導致了文書檔案管理工作是否能有效的高質量的完成。此外，因為文書檔案管理涉及到企業內部的機密，所以對文書和管理工作的保密性和完整性都有很高的要求。其次，有很廣泛的涉及面。因為文書檔案工作中涉及到本單位的方方面面的工作，如財務、人事、業務等，從這些來看，文書檔案內容更加復雜多樣化，尤其是現代企業利用電子科技使各項工作已經達到了一定的水平，辦工設備也完成了從人工化到電子化的轉變。這種向高科技轉換的工作方式也對文書工作人員的工作能力要求更高了。

二、問題的存在

（一）企事業領導對文書檔案管理工作沒有足夠的認識

我國現階段由市場經濟調節，企業發展一定程度上都是由市場經濟來調節，也就是說企業是否能夠更好的發展下去需要看企業經濟發展的如何，而文書檔案管理工作不會對企業的發展帶來任何可調性的經濟來源，也不會推動企業的進一步發展，而文書檔案管理工作的投入卻很大。因此，文書檔案管理工作并不受企業領導的重視，大多數企業領導的要求是只要將企業文件能夠完好保存，在需要的時候可以拿出來作為參考就行了。對文書檔案管理工作的質量不做過多要求和不重視的態度使從事文書檔案管理工作的人員的積極性受到了打擊。

（問）各部門之間協調工作做的不好

文書檔案管理工作貫穿企業的各個部門，但是很多企業的部門之間配合的并不理想，這使文書檔案管理工作受到了很大的束縛。因為的企業的文書檔案管理工作中，需要工作人員收集大量的文本資料，而部門為了各自工作的便利拒絕提供這些文檔資料。因為得不到各單位企事業相關部門的配合使很多有價值的資料流失，為文書檔案管理工作帶來了一定的困難。

（三）文書與檔案管理工作銜接不好

在文書檔案管理工作中，很多文案管理人員無法做到將文書與檔案管理工作有機的聯合起來。因為從兩者的關系來看，文書工作可以做為檔案管理的前提和基礎，而檔案管理則是文書工作的進一步延伸，兩者是相輔相承的。但是由于現在的文書檔案管理工作卻總是將檔案管理與文書工作分開進行，使文書工作在一定程度上無法達到緊密結合的程度，使本來聯系很大的兩個方面分開來進行，文書不管文書檔案管理工作，文書檔案管理不過問文書工作，使兩者在一定程度上出現了脫節的現象。

三、提高文書檔案管理工作的措施

（一）加強領導的重視程度

單位領導對文書檔案管理工作的重視不夠是因為認識不夠。如果想要領導對文書檔案管理工作加強重視必須先對這項工作加強認識，保證管理工作能夠積極有效的開展。想要領導認識到文書檔案管理工作的重要性還需要文書檔案管理工作者進行有效的宣傳工作，如果領導能夠對文書檔案管理工作有所了解和認識，就會提高重視程度，連帶還會加強文書檔案管理的物質性投入，文書檔案管理工作的地位就會相應的提高。

（二）做好文書與檔案管理工作的聯接工作

文書與檔案管理工作的聯接工作的好壞直接影響到檔案管理工作的好壞，因為文書工作是檔案管理工作的基礎，所以加強文書工作質量勢在必行。只有將文書管理工作高質量的完成了才會使檔案管理工作高質量的有序的完成。

（三）加強培訓，提高工作人員的工作質量

科學技術就是生產力，因為現代化技術已經走進各行各業，檔案管理工作也開始運用大量的信息技術進行文書檔案管理工作，這就需要工作人員能夠不斷的提高自身的素質，要求工作人員能夠不斷的進行學習，努力運用高新科技完成各項任務，使文書檔案管理工作在新的信息技術下更好的完成各項檔案管理工作。同時還需要更好的與各部門溝通，使各部門在了解檔案管理工作的同時支持檔案管理工作，使各部門的信息統計和收集能夠更加全面和完整。因為檔案管理工作在企業管理中的作用很重要，它可以為企業的進一步發展提供可靠的、科學的、完整的資料，所以無論是文書檔案管理工作人員、各部門工作人員還是單位領導都應該對這項工作重視起來。

參考文獻：

[1] 成豐.論在文書檔案管理中的問題和對策[J].經營管理者，2011.12.

[2] 侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].辦公室業務，2012.03.