探討文書檔案管理中的問題及策略

王曉春

摘 ? 要：隨著我國經濟的發展，文書檔案管理工作對于企業等單位來說變得越來越重要，在新的形勢下，文書檔案工作需要適應環境，緊跟時代步伐，堅持與時俱進的理念和創新原則。目前文書檔案管理主要存在檔案收集不完整、信息化自動化水平較低、現代化程度較低以及管理人員綜合素質不足等問題，而改進文書檔案管理的策略主要有加強檔案管理與檔案工作的協調、提高檔案管理的信息化現代化水平以及提高檔案管理工作人員的綜合素質三種。

關鍵詞：文書檔案管理;問題;策略

中圖分類號：G275 ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ?文章編號：1005-5312（2016）30-0249-01

在當前檔案管理現代化的大背景下，為促使文書檔案的管理改革工作能夠有效開展，同時進一步強化各單位、各企業對文書檔案規范有效管理的工作，很多企業都已經開始著手實行對檔案進行“卷”改“件”的整理歸檔工作。這種改革措施在一定程度上改進了檔案管理的有效性，提高了單位和企業在檔案管理工作上的效率。但簡單的改進措施并不能從根本上解決檔案管理存在的問題，檔案管理工作還有大量急需改革的環節，對于這些問題，我們應予以足夠的重視。

一、文書檔案管理中的主要問題

1.文書檔案收集不完整。當前的很多機關單位或企業部門，其領導對文書檔案管理工作并沒有引起足夠的重視，他們往往更看重單位或企業的經營和正常運轉，對于單位和企業檔案的管理工作則表現出較明顯的輕視。這樣的態度導致了很多科室或部門都沒有設立專門的檔案管理日程，沒有將檔案的收集與整理納入到重要的工作組成當中。這不僅不利于提升工作人員的主動性和積極性，而且容易出現文書檔案收集不完整的問題，并且檔案收集與檔案工作的銜接也會存在問題①。文書檔案的管理與一般檔案管理工作存在區別，但相互之間又存在聯系，如果兩者無法有效銜接，就有可能造成工作互相脫節的問題。

2.信息化自動化水平較低。隨著計算機技術和網絡技術的發展，檔案管理的信息化自動化已經成為必然趨勢，但目前單位或企業對文書檔案的信息化自動化管理水平卻存在明顯不足。目前很多單位或企業的內部各部門之間沒有形成良好的配合，很多單位和企業的工作人員往往會認為文書檔案管理僅僅是檔案管理部門的事情，并不在自身的職責范圍之內。更有甚者，不僅自己不重視檔案管理工作，而且千方百計不遠配合檔案管理部門的相關工作，給檔案管理工作帶來很大阻力，影響了文書檔案管理整體的信息化建立進程。

3.現代化程度較低。收到資金投入等各相關因素的限制，目前很多機關單位和企業在進行文書檔案管理時，大多存在安全保管標準落后、檔案室設備達不到標準以及信息化、辦公自動化水平落后等問題，而這些問題在很大程度上都影響了文書檔案的現代化程度，特別是在計算機技術以及網絡技術方面，文書檔案管理部門的現代化程度非常落后，而這些因素也成為影響文書檔案管理效率的重要因素。

4.管理人員綜合素質不足。很多的機關單位或企業在管理文書檔案時，沒有對相關管理人員提出嚴格要求，并且在日常工作中對檔案管理人員的重視程度較低，沒有對其進行嚴格詳細的培訓工作，只是將培訓的重點放在了單位或企業的技術人員或管理人員的身上。更有甚者，很多單位或企業的檔案管理工作是由其它部門的工作人員兼職的②，在沒有經過專業培訓的情況下，檔案管理相關工作人員的工作水平和工作效率都存在很大問題，根本難以滿足正常的文書檔案管理工作。

二、改進文書檔案管理的策略

1.加強檔案管理與檔案工作的協調。由于文書檔案的管理工作和普通檔案管理工作的關聯性，因此做好文書檔案管理工作的前提是做好普通檔案的管理工作。文件是檔案的基礎，而檔案則是文件的最終歸宿。文書的工作水平會直接影響到文書檔案的管理水平，因此，文書工作人員應具備一定的檔案管理意識，在執行相關的歸檔制度時，必須首先確保檔案文件的完整性和準確性，一文件資料的收集與整理工作為基礎，加強同檔案管理科室工作人員間的聯系，切實履行好對檔案的審查職責，做好檔案管理工作。

2.提高檔案管理的信息化現代化水平。單位及企業應加大對檔案管理工作的資金投入，提升檔案管理相關工作的信息化現代化水平，提升對現代化設備的應用水平，將信息化技術廣泛應用于對文書檔案各信息資源的儲存、處理和管理環節③。最首要的任務是建立其完整的文書檔案數據庫，保證數據庫內所有文書檔案信息為同一格式，做到統一規范管理。其次，運用計算機技術對檔案進行實時管理，提升檔案管理的自動化程度。

3.提高檔案管理人員的綜合素質。機關單位或企業應加強對文書檔案管理工作人員的培訓工作，加強對他們的思想和職業能力培訓工作，培養他們的職業能力和職業素養，提升其綜合素質。應加強工作人員對國家文書檔案管理各項精神的理解以及對各項規章制度的明確和認識④，提升工作人員的思想覺悟和管理意識，提升他們的工作主動性和工作熱情，為新時期的文書檔案管理工作提供強有力的支持。

注釋：

①聶丹萍.新時期文書檔案管理存在的問題及對策分析[J].辦公室業務，2013（15）：79.

②劉延玲，李春竹.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（z1）：157.

③張萍.淺談文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2013（07）：103，111.

④王柳，禹夏.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].中國急救醫學，2015（z2）：405-406.